信息分类编码标准化作用及方法探讨

信息化是一个广泛的类别，它包括采集信息、传递信息和通讯，以及计算机信息的应用，信息化成为当代技术革命中最活跃的一个领域。对于企业而言，信息资源是指在生产和管理中所涉及的一切信息，如文件、资料、图表和数据，它涉及企业的生产和运营过程并在企业生产和运营过程中产生、获取、处理和传输。信息分类与编码标准化是利用标准化的思路与方法，对这些常见的重要数据资源进行分类代码。信息分类是根据信息内容的性质和特点，将信息区分、归类，并建立一定的划分系统和排序；信息编码就是将一定规律的编码对象赋予有一定规律、易于计算机和人的识别处理，形成一个代码元素的集合；标准化工作使信息化工作更为规范、科学，是系统集成与信息共享的前提和基础。

信息分类与编码标准化的工作原则

建立权责分明的信息分类与编码管理体系

对于企业而言，信息的分类和编码不仅是企业信息的基础，也是企业管理的根据。需要企业对信息分类编码的工作给予足够重视，建立适当的管理制度，履行责任，保证信息分类工作的科学、统一和时效。

注重顶层规划

信息分类与编码涉及信息化建设的方方面面，应该加强顶层规划，结合实际需求制定信息分类与编码工作计划。

遵守信息分类与编码的基本原则

要做到科学分类，把科学性、系统性、扩展和兼容性，易实践、综合性、唯一性结合起来，便于数据库的管理。

实现集中管理和动态维护

代码维护是信息编码标准化管理的重要一环。应集中管理、动态维修，促进标准化的正确执行，适应现实业务管理的变化。

信息分类与编码标准化的作用

进行信息交换和资源共享的基础，有利于系统间信息共享和互联互通。随着信息化工作不断进行，各行各业信息交换日益频繁，对信息系统之间的信息共享需求越显迫切。这种交换的前提和基础是各系统间传递和交换信息的一致性。信息分类和编码标准是信息交换与资源共享的统一语言，它不仅提供了信息系统之间的资源共享，而且也为各信息系统之间的互联互通提供了可能性。

有利于减少重复和浪费，降低成本。标准化的一个重要作用是降低劳动成本。信息分类和编码标准能够统一协调职能部门的信息采集，使其既符合整体要求，又满足单位要求，减少信息重复采集、加工和存储的费用。

有利于提高数据准确性和相容性，降低冗余度。通过对信息的分类与编码标准化，最大程度地减少由于对信息命名、描述、分类和代码的不一致而产生的误解和分歧，确立代码和事物或概念之间的对应关系，以提高数据准确度和相关性，消除定义中的冗余和不一致性。

能够提高信息处理的效率。信息分类和编码标准化对于简单信息采集，充分利用了各部门的不同类别分散信息，简化了采集信息过程。另外，通过统一的信息表示方法，可减少数据转换所需要的成本和时间，使信息命名、描述和分类达到一致，建立普通数据词典，优化信息。数据组织结构的改变，提高了信息有序性和数据存储的效率，从而加快了信息处理速度。

企业信息分类与编码标准化工作流程

前期调研和准备:

•企业分类与编码标准需求、牵涉的信息资源；

•国家对信息编码标准化的规定；

•已有国家、行业相关标准；

•企业已有的编码标准(或其他能借鉴的相关标准)；

•明确编码工作管理体系和部门职责，由编码工作负责部门统筹规划企业各项管理工作和业务；

•部门参与，计算机、行业技术、标准化人员共同制订。

设计分类标识方法:

•考虑哪些编码方法可指导分类和编码工作；

•考虑现有相关国家、行业标准的借鉴；

•考虑与企业其他标准的协调性，具备顶层系统化设计；

•考虑与原有编码结构结合；

•考虑与企业管理信息系统的协同；

•采用适当的分类方法和技术；

•考虑与企业生产、管理流程协同。

编码方案设计，形成编码标准或体系：

•选用合适的代码类型、代码格式、代码长度、码值；

•设置一定的编码规则；

•可用计算机辅助编码。

代码维护管理、信息系统管理：

•明确信息编码的管理体系；

•明确信息编码的相关部门管理职责；

•明确编码的集成应用方案；

•明确生成和使用编码的方案；

•建立特征数据库，提供信息查询和信息支持。

编码标准的实施：

•局部试点测试和评价后推广；

•加强信息分类与编码标准化工作重要性宣传和相关专业知识培训。

信息分类与编码标准化方法

信息分类方法

根据GB/T10113-2003《分类与编码通用术语》，可以使用线性分类和面式划分法。线分类：将分类对象依选定的几个属性，逐一分为几个层次，每一级别被分为几个层次，同一级别的相同层次为并列关系，不同级别的相互隶属。面分类：选择一个分类对象的几种属性，按每个属性分为独立的类目，每一个属性构成面，并按一定的顺序对每个面进行平行分类。

编码方法

编码就是将事物或概念赋予某一规律的、易于人类或机器识别并处理的符号、图形、颜色和缩简文字。按含义分为：无含义的代码和有含义的代码。无含义的代码有无序和有序两种类型；有含义的代码分为系列顺序码、数值化字母顺序码、层次码、特征组合码、复合码。按码值可分为数字、字母、混合类。它们的具体应用情况在GB/T10113-2003中有详尽说明。以上类型代码应用时，应确保其长度尽最大可能简短、位数固定、分段和可扩展，并确保其代码格式的一致性、同类符号组群和代码段的顺序。

常见分类编码方法

产品、产品零部件、工艺装备：可依照位置、功能、装配对产品系统划分；

设施设备：可按固定资产工艺属性分类；

区域场所的编码：如仓库，可按设施作用和类型及设施隶属关系编码；

供应商/客户：采用已有单位标识(如厂商识别码、统一社会信用代码)或另行编制；

企业部门/人员：可按组织框架、经营流程分类；人员编码不适合用姓名或身份证号，应编制职工代号；

文档：文档编码可参考“IEC 61355-1997成套设备、系统和设备文件的分类和代号”为不同文件类型设定有含义的类型代码。如质量管理文件Z、经营管理文件Y等。

实现信息分类与编码，还可以利用计算机辅助编码，实现半自动、自动编码。