物资贸易公司应收账款管理的薄弱环节及应对

吕雪丹

摘要：资金流和资金周转率是企业经营运转的关键，而能否有效的控制和管理应收账款，直接影响到企业流动资金的周转效率、经营利润、销售收入和市场竞争力的提高。随着企业应收账款总额的逐年提高，应收账款如果不能按时收回，就会出现货款互相拖欠、坏账比例提高的情况，直接导致企业的正常运转出现困难。而目前大部分企业的应收账款管理意识比较淡漠，管理方式比较单一，没有建立起完善的信用管理机制。因此加强应收账款管理是当前企业工作的重点，也是提升企业资金周转速度的关键。对于物资贸易企业来说，应收账款周转速度尤其重要，企业销售材料形成销售收入的同时也提高了应收账款的余额，如何降低应收账款余额，提高应收账款回款能力，一直是物资贸易企业应收账款管理的中心。文章首先综合概述了应收账款管理的概念、作用和主要内容，然后从A公司应收账款的赊销制度、日常管理、销售合同法律意识和员工的绩效考核等几个方面对应收账款的管理提出有效的管控措施。

关键词：物资贸易公司应收账款管理;回款;绩效

一、应收账款管理概述

（一）应收账款管理的概念

应收账款管理是在企业赊销过程中，銷售方将销售标的销售给购买方，债权业务即应收账款就此形成，而收回该应收账款款项或无法收回形成坏账处理后，此债权业务才结束。在这个债权形成至结束的过程中，销售方采用的一系列科学的管理方法和手段，对债权回收的全过程所进行的管理，即为应收账款管理。

（二）应收账款管理的作用

首先，应收账款管理需要企业制定合理的信用政策，进而减少信用销售风险，对应收账款实现动态监控，强化资金回收，提高资金利用效率，减少由于应收账款管理不善而引发的财务危机，保证企业健康有力的发展，使企业在市场竞争中能够充分发挥应收账款的商业信用政策。

其次，应收账款管理可以促进销售。目前市场竞争越来越透明，需要合适的赊销方式来提高销量，而这种赊销方式在提升销量的同时也形成了应收账款。因此合理的应收账款管理能够促进货款按时收回，减少应收账款的资金占用，进而完成更多的生产或销售任务，有利于加速企业的资金周转，减少坏账损失，降低经营风险，提高经济效益。

最后，应收账款的管理可以有效的减少企业的库存额，同时相应减少了企业对于库存商品需要支付的仓储等相关费用，降低企业成本支出。将存货转变为应收账款，提高应收账款的流动性，改善与应收账款相关的财务指标，实现企业真正盈利。

（三）应收账款管理的主要内容

1. 明确赊销业务额度审批权限，确定责任人的审批权限

赊销业务需经企业相关领导严格审查并同意，根据赊销的业务量，确定不同的审批权限，严格赊销审批便于及时掌握和控制应收账款。

2. 明确划分销售部门与财务部门的工作职责

销售部门主要负责应收账款的安全和按时回收，因为销售部门是应收账款形成的决策者和主要经办人员，所以是回收债权的直接责任人。财务部门主要负责与应收账款相关的财务指标的计算和列示，将应收账款的形成时间、应收账款账龄、债权人名称、应收账款余额、逾期账龄、应收账款占比等相关财务指标定期编制应收账款账龄分析一览表，便于企业相关负责人及时全面的掌握应收账款现状，有针对性的制定应收账款的催收政策。

3. 建立健全企业应收账款管理的绩效考核体系

销售人员的工资薪酬要与销售收入、销售利润、应收账款管理等相关指标挂钩。财务部门应收账款清缴的相关人员，在其绩效考核中也应纳入应收账款管理的相关指标，对于应收账款的清理工作按照贡献大小在绩效考核中有所体现，激励企业全员关注应收账款管理工作，共同承担企业应收账款的清理工作。

4. 制定符合企业自身的信用政策，选择有利的结算方式

企业要对客户的资质、支付货款的能力、财务状况、经营情况等信用状况进行客观公正的评估分析，以此为基础对客户给出信用得分，制定切实可行的信用政策，减少信用风险可能引起的坏账损失。同时尽可能选择对企业有利的货款结算方式，例如采用银行本票、银行汇票、支票等，减少使用商业汇票，托收承付等结算方式。

二、A公司在应收账款管理中存在的问题

A公司是大型施工集团内的物资供应子公司，前些年因为规模不大，企业自身的应收账款管理缺陷并未明显显现。而随着近些年集团公司的大型施工项目工程业务量的增加，物资供应量也呈现直线上升的趋势，尤其最近三年公司销售收入翻番增长，但由于同属同一母公司，A公司的应收账款管理的薄弱问题也更加明显、更加棘手。

（一）缺少应收账款赊销的相关管理制度

A公司主要是针对集团公司内各子分公司的施工项目进行物资材料供应，公司前些年经营活动的最终目的就是实现销售收入，如何扩大销售收入是公司经营运转的目标。由于公司一直致力于扩大销售竞争，因此不得不以赊销或其他优惠的方式招揽客户，形成了大量的赊销业务，虽然账面上形成了销售收入，但是也加大了收账的风险，形成了呆账、坏账，出现了“账上有利润，实际无钱化”的现象。

（二）应收账款周转率不高，回款时间和结算方式不合理

A公司2014～2016年因为自身销售额较少，应收账款回款问题并未显现，现有资金能够维持公司日常经营业务的运转，应收账款周转次数维持在110天左右，公司也未关注应收账款管理相关问题。但是随着2017～2019年销售业务量的翻番增长，现有资金没有增长，资金很难维持销售业务的日常运转，应收账款周转天数下降为70天左右，应收账款回款的问题日益突显。同时近几年各种银行产品的使用越来越多，回款方式也多种多样，各类银行产品替代了货币资金回款，导致结算时间更长，公司可以使用的流动资金更少，公司不得不承担垫支资金的情况，这也导致了应收账款的存在，应收账款回款的紧迫性日益突出，而A公司对于应收账款回款一直依靠集团公司从上到下逐级追踪。

（三）销售合同法律意识淡薄，缺乏催收力度

A公司作为施工集团内的物资供应子公司，销售业务主要对集团内各施工单位子公司进行钢材、水泥等大宗建筑材料供应。前些年销售合同多为集团公司直接分配下来的销售业务，销售合同的法律意识淡薄，销售合同中关于供应方的垫资条款或回款限制条款较多，如“视资金情况而定”、“业主支付工程款后支付”、“无偿垫资三个月”等不合理的回款条款，而且在合同执行过程中施工单位由于工程款到位不及时，也直接影响了A公司的材料款。由于同属同一集团公司，销售合同的违约条款并未真正执行，因此缺乏催收力度。

（四）缺乏明確的应收账款管理职责和激励机制

销售人员主观观念转变较慢，仍以前些年的既定思维只关注销售收入和销售利润，对于应收账款管理意识欠缺，对于施工项目的经营现金和偿债能力缺乏关注，更多的认为资金的使用依靠财务部门，与业务部门关联不大。而财务部门与销售项目之间没有直接联系，对于应收账款的回款追踪存在难度，加之公司对于应收账款管理的内部绩效考核机制不健全，对于应收账款的回款未纳入绩效考评指标中，这些都不利于公司应收账款管理机制，进而影响公司资金的周转效率。

三、A公司应收账款管理问题的应对

（一）针对不同客户信用评级，制定不同的赊销制度

1. 建立信用档案管理，对资金状况跟踪管理

对于运营资金困难的施工项目，在与所属公司沟通协商后，如果施工项目确实运营资金出现状况，要尽量压缩材料供应量直至停止供货。而对于部分客户公司出现超出信用额度以及有逾期未付款的情况，首先要与客户公司沟通协调，如果仍不能解决欠款问题，要将客户公司计入信用管理档案，针对客户公司的所属施工项目不同的情况制定应收账款管理方案，同时抄送上级集团公司的清欠办公室，以备由集团公司统一协调清欠事项。

2. 建立完整的赊销审批制度，明确不同的赊销责任

销售经办人根据客户的各类资料分析并提出赊销额度建议，1000万以内经销售经理审批后赊销，而超过1000万的经销售经理审批后需报公司负责人审批后才能赊销。一旦赊销额度出现问题，各个层级都要承担相关责任。

（二）制定回款管理机制，完善日常管理

1. 利用数据软件，建立应收账款台账

针对应收账款的账龄、回款期、回款金额按天实时更新，对于逾期账龄的应收账款及时计算减值损失，并根据需要随时对客户计算资金占用利息。A公司的应收账款主要分为两类，一类是日常形成的应收账款，主要按日常各部门统一协调完成应收账款管理;而另一类为时间久远的应收账款，由于销售部门人员变更后，此类应收账款已无销售部门人员直接管理，这便需要公司财务部门和法务部门联合收集资料并上报集团公司，纳入集团公司的应收账款的清欠管理机制中，2019年A公司利用集团公司的应收账款清欠管理机制及网清平台清欠了应收账款2.6亿元，有效缓解了资金压力，充实了公司资金的周转效率。

2. 成立专门部门或专人负责应收账款的清欠和管理工作

根据专门部门或专人反馈的应收账款清欠管理情况，随时准确上报给相关负责人，便于负责人掌握了解公司的应收账款情况，及时针对应收账款的不同情况采取相应的措施。由于A公司的销售客户主要是同一集团内的子分公司，而且集团公司对于集团内部的应收账款和应付账款有统一的管理规定，因此更需要安排专门部门或专人直接对接上级集团公司的应收账款的管理工作，同时与销售客户公司和项目沟通协商，配合集团公司完成逾期应收账款的清欠工作，进而完成公司各类应收账款的管理回收工作。

（三）加强销售合同的法律管理意识，加大法律知识培训

1. 加强销售合同的法律管理意识和法律知识培训

在销售合同签订过程中，销售部门需要及时发现销售合同中不合理的条款，针对不合理条款与客户公司再次沟通交流，争取将不合理的合同条款从销售合同中删除或不在销售合同上体现，保证从源头上解决销售合同签订中不利于后期应收账款管理的问题。另外，销售合同中要增加针对回款时间的明确约定，以及对于不能按时回款的部分加收逾期利息的约定，为后期应收账款管理提供销售合同有力的法律保护。

2. 加强部门之间的协同管理，夯实应收账款的对账工作

财务部门协同销售部门加强应收账款日常对账管理，按季度对账并留存销售项目的询证确认函，保证每一笔应收账款余额与销售项目准确一致。另外，利用数据软件对每一笔应收账款余额实行月度台账管理，准确计算每笔应收账款余额是否逾期及逾期利息，为公司提供强有力的数据支撑。虽然为同一集团母公司，无法通过法律途径解决应收账款违约问题，但是询证函、逾期利息等资料的留存整理也为A公司在集团公司内部解决债权债务纠纷提供了依据。

（四）构建应收账款管理机制，纳入绩效考核

1. 加强各个部门的应收账款管理意识

加强销售部门的观念转变，从原来的只关注收入、利润等主要经营指标，转变为需要关注应收账款回款、现金流指标、回款完成率等现金指标，同时纳入绩效考核管理中。财务部门主要负责应收账款余额的管理，保证余额一致，同时按月度提供应收账款各类统计台账。销售部门负责催收应收账款，每月制定应收账款回款目标，按月按人考核。法务部门负责收集整理销售客户的合同、询证函等法律支持资料，以备后期解决纠纷提供依据。每个部门各司其职，同时全部纳入绩效考核范围中，因为应收账款的管理是各个部门共同努力完成的整体，不能单纯割裂成一个部门的工作任务，只有公司从上到下重视并提升每个部门的应收账款管理的积极性，才能从根本上提高公司应收账款的管理水平。

2. 应收账款相关指标纳入销售部门的绩效考核

A公司对销售部门的应收账款考核是按照应收账款余额占年化营业收入25%做为考核目标，高于这个比例会对销售部门按季度计算罚息并扣减年度考核利润，而低于这个比例视为完成，不扣减年度考核利润。每月财务部门将应收账款余额台账发至销售部门，销售部门根据应收账款余额制定月度回款目标，分解到每个销售员工个人绩效中，通过绩效激励完成催收日常应收账款的工作任务，完成公司应收账款日常催收工作的顺利进行。另外，根据应收账款的回款方式及银行产品的使用也一并纳入绩效管理中，现金和银行承兑汇票回款不计销售部门的资金占用利息，不扣减销售部门的绩效考核利润;而商业承兑汇票和互联网金融产品的回款需要计入销售部门的资金占用利息，扣减销售部门的绩效考核利润。此项考核措施主要鼓励销售部门在催收账款时侧重充实公司流动资金，进而真正提高公司资金周转效率。

四、结语

对于A公司这类物资贸易公司来说资金是血液，是公司正常经营运转的关键，而合理有效的防范和控制应收账款是公司的重要工作，只有树立全新的销售理念，重视客户信用管理，明确部门职责，依靠多部门多层级的应收账款管理，将应收账款分类制定科学合理的应收账款管理方案，从应收账款赊销制度、日常管理、销售合同法律意识和员工的绩效考核等多方面加强措施，完善公司应收账款管理机制，使公司应收账款的风险降低到最低程度，提升公司核心竞争力。

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（作者单位：北京凯通物资有限公司）