探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径

詹艳辉

【摘 要】新时期，加强档案管理工作成为企业的重要工作内容，通过采取多种措施开展企业档案管理能够进一步提升企业的工作效率，也有助于更好地开展企业文化建设，促进企业可持续发展。因此，为确保目前档案管理工作的规范性与科学性，企业档案管理工作人员应积极反思目前档案管理过程当中遇到的问题，并采取优化策略予以解决，切实提升目前企业档案管理综合水平。

【关键词】新时期;企业档案管理;有效途径

【中图分类号】G27;X32 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）04-0240-03

档案管理对企业的发展至关重要。新时期，企业档案管理部门的工作人员应积极应用信息技术等改进档案管理工作，通过合理、科学地规整文档，为企业今后发展提供重要的参考依据，并为领导层决策提供更多的信息与资料。因此，档案管理工作作为企业发展过程中必须落到实处的工作，对相关工作人员的业务水平及综合素质提出较高要求。因此，档案管理人员应当积极结合企业发展要求，不断更新档案管理技能，与时俱进，借助多种手段做好企业档案管理工作，为企业各项工作的顺利开展打下扎实的资料基础。

1 新时期加强企业档案管理工作的重要性

在企业生产经营过程中，为了实现可持续发展，管理层及相关工作人员应注重企业档案管理工作。实际上，一个企业要想获得经济增长，只关注利润收入是远远不够的，应采取多种手段做好档案管理工作，为企业下一步生产及决策提供参考 [1]。此外，档案管理水平也是衡量目前企业管理水平的指标之一，通过实施科学、有规划性的档案管理工作，能够较好地记录企业发展和历史情况，为企业后期决策提供重要参考。在当今信息时代，应当通过大数据等手段抓取经营管理数据，通过有序的档案管理为企业的生产及经营活动提供信息支撑 [2]。与此同时，档案部门管理人员应充分把握档案管理工作的规律和特点，并根据工作性质的不同進行优化整理与归纳，真正做到让企业档案管理为企业后续生产经营活动服务。此外，工作人员要积极采取自动化、无纸化等手段创新档案管理方式，做好文件的修改、归档工作，高效、有序地开展企业档案管理工作。

企业档案管理部门的工作者要选取合理方式开展档案管理，并能够不断反思当前企业档案管理机制当中暴露的弊端，进一步优化与改进，进而将先进的管理思想与手段吸纳进来，切实改善企业档案管理环境，真正发挥档案管理的重要作用。新时期，做好企业档案管理工作，不仅在于它能够将企业的各类信息进行规范安置，更在于能为企业的长期发展提供可参考的重要信息 [3]。因此，基于新时期背景下加强企业档案管理工作至关重要。

2 新时期企业档案管理工作开展过程中存在的问题

2.1 部分企业档案管理信息化程度有待提升

目前，在企业档案管理过程中，部分企业仍旧采取人工的方式开展档案管理工作，缺乏与时俱进的信息化意识，对纸质档案的收集及归纳大大耗费了人力、物力，还不利于档案信息充分服务于企业。同时，相关档案管理人员也未意识到信息化对档案管理工作的全方位的革新意义，只是依托目前纸质档案管理的经验开展各项工作，尚未采取相应措施让信息化技术与档案管理工作有机结合。

2.2 对档案管理工作缺乏足够的重视

在档案管理工作开展过程中，部分管理人员缺乏对档案管理工作的足够重视，当管理者出现观念上的误差时，将会直接导致后续工作的顺利开展。所以，企业的管理人员应与时俱进，不断提升管理技能，在较高水平的专业知识及技能的支持下对目前的档案管理流程进行优化。但是在当下的档案管理过程中，部分管理人员过于注重业绩及工作效率，缺乏对档案管理工作的重视。因而，应当针对档案管理过程中存在的问题进行及时总结，并及时进行改进与革新，也需要企业档案管理人员能够更新管理观念，主动学习数字化等知识，推进企业档案管理的健康发展。

3 新时期加强企业档案管理工作的有效途径

3.1 树立正确的档案管理工作理念，创新档案管理手段

在具体操作过程中，领导层及档案部门的管理人员应树立正确的档案管理工作理念，并能够采取相应的创新手段进行档案管理。首先，对目前档案管理而言，通常有电子化与纸质化两种文档形式，为进一步促进档案管理的可持续性，应将档案保存和利用好，并根据不同档案的性质进行个性化档案管理建设工作。此外，档案管理工作人员及相关领导也应高度重视档案管理工作，配备相应的软件及硬件设备，营造良好的企业档案管理环境，为后续开展相应的档案管理工作奠定坚实的基础。企业的档案文件具备政治特点与政治属性，必须与企业发展目标相适应，并能够规范地开展各项档案工作。此外，档案管理工作人员应当意识到自身工作的价值，要能够从繁杂的事务当中看到档案管理工作对企业发展的重要价值，不断增强自身的责任心，主动关心档案管理工作进展，积极应对档案管理过程当中出现的问题，进一步形成“领导带头、人人重视、专业管理、务求实效”的档案管理工作氛围。

在应用实践环节，档案管理工作者应当结合目前企业现有的文件进行汇总整理，统一各类文件材料制作格式和质量标准，将文件的归档整理与源头溯源等工作具体化与精确化，通过信息技术的应用从在源头上确保文件材料真实、准确、完整、系统。在应用创新手段进行档案管理的过程中，在保障效率的同时也应当确保质量 [4]，最大限度地避免数字化创新手段对档案管理工作产生负面影响。

3.2 加大档案人员技能培养力度，提升档案管理质量

为了加强当前企业的档案管理工作，还应进一步加大对档案管理人员技能的培养力度，切实提升档案管理质量。目前，企业管理机构中，档案管理工作主要包括收集、归档、保密、查阅、开发利用企业档案等，诸多档案管理工作环节对档案管理人员的技能有越来越高的要求。因此，企业档案管理人员必须具有较高的专业能力及信息素养，才能够有条不紊地开展各项档案管理工作，做好档案的归档及解答工作，并从繁杂的档案管理当中梳理有价值的信息，为领导层提供有价值的决策信息。此外，档案管理人员应当不断提升现代化信息管理水平，进一步契合当下信息社会提出的一系列要求，将纸质档案与电子档案进行有机融合，运用现代化技术做好档案管理工作，借助信息间的重组拓宽信息资源与渠道，满足更多员工对企业档案信息的需求。

同时，为提升档案管理人员综合素质，应定期为在职员工提供培训机会，通过讲座及外出交流等多种形式为管理人员注入新的管理理念与更新管理手段，使其能够更好地开展档案管理工作。在开展岗位业务培训的过程中，可采取“传帮带”等手段，使年轻刚入职的档案管理人员快速进入工作状态，掌握档案管理技巧，综合提升企业的档案管理水平。需要注意的是，为确保企业档案管理工作顺利开展，要把好人才录用这一关，企业人员应结合实际情况制定档案管理人员招聘及培训规划等，并通过线上、线下等多种手段做好档案管理人员的培训工作，不断提升其业务水平，系统地提高企业档案管理队伍的综合素质。

3.3 完善企业档案管理规章制度 夯实档案管理基础

新时期，企业档案管理制度得到了较大的革新，以往传统的管理制度已经跟不上时代要求。现阶段，我们已经置身于数字化时代之中，已经由纸质保存档案的管理转变为由电脑等媒体保存的虚拟档案。新时期的档案管理机制得到较大优化，为了真正做好企业档案管理工作，首先，应建设更加完备的管理机制夯实档案管理基础。基于当前数字化时代背景，电子化处理手段成为当前企业管理档案的通用手段，企业应进一步更新与完善档案管理制度，严加看管企业的机密文件档案，对电子档案的保管，应当开发与引入防火墙机制，真正做好企业机密档案的保密工作。其次，为进一步规范保存与整理企业档案，也应对各项工作制度进行监督检查，不断适应新时期的企业档案管理工作，同时应加强对企业档案管理机制的改革，将档案管理工作纳入当前基层工作考核范围，通过这种形式增强档案管理工作对企业员工的约束力，也有助于提升当前企业档案管理工作水平，真正发挥档案资料的重要价值。

例如，为进一步建设更加完备的企业档案管理系统，企业可根据实际情况设置一整套完备的企业档案管理手续，做到“全、清、准、快、密”。“全”主要是指在檔案归档整理过程中确保归档率达100%，不丢失。“清”主要是说在整理过程中做到目录清晰，不紊乱。“准”则是指在开展工作的过程中能够精确且快速地进行档案分类与查找。“快”就是要求档案管理员能够在最短时间内找到目标文件。“密”就是应当严格落实当前档案管理制度。总之，企业档案管理制度并非一成不变，需要根据时代及信息技术的发展状况进行不断的调整，充分借助现代化手段保障企业档案管理工作的顺利开展，为后续借助档案管理工作提高企业服务水平奠定基础。

3.4 逐步优化数字档案管理系统，提升档案管理水平

新时期的最主要表现之一是当前档案管理逐步呈现信息化、数字化特点 [5]。在具体实践与操作过程中，通过优化当前数字化的管理步骤与技术能够使工作更高效。因此，推动数字化档案管理技术的运用，对提升企业档案管理质量十分重要。具体到应用层面，相关管理层应积极开展数字化培训活动，并且强调数字化技术应用于管理中的重要性，在此基础上，通过信息手段进一步做好收集、整理、统计、编研等各环节的业务，并且利用企业目前采用的先进信息软件配合整个业务流程，通过不断提升自身数字化操作水平，做好档案信息系统维护工作，优化目前所开展的计算机辅助管理工作。此外，档案管理部门要逐步加强对档案数据库的建设，将更多纸质文件录入数据库中，将原始信息进行数字化备份，进一步保障企业档案的安全性与完整性，为充分满足企业管理人员的需求提供渠道。同时，档案管理工作人员在编写相关文件材料时，应当在数字化平台上规范开展，保障各部门档案格式的规范性与完整性。档案管理人员要意识到企业应用数字档案管理系统带来的机遇与挑战，在加大档案信息化建设力度的同时，对目前的设备进行升级，对现有的档案进行信息化整改，不断提高档案管理信息化水平，同时采取更多有效的手段应对数字化时代带来的挑战，做好机密档案的保密工作，真正提升企业档案管理水平。

为进一步推进档案管理自动化系统的建设，相关工作人员应当针对本公司各项档案做好数据库设计优化工作，为后续信息化、数字化档案管理奠定基础。具体而言，首先应当以档案管理信息为依据，并有序完成相对应的数据库表格设计工作，通过电子标签及信息表格的有序规整为信息自动化前期工作的顺利开展奠定基础。此外，相关工作人员应当针对目前电子标签的合法性进行验证，并能够在数据库中找到相对应的标签，为后续工作的实施打下基础。在档案信息管理信息化实现过程中，要最大化地整合本企业所有档案资源，并能够将档案资源排成顺序依次录入数据库中，为后续企业各部门工作人员查询相关档案提供便捷。为进一步实现档案信息共享的最大化，档案管理人员也应当在确保档案信息保密性基础上满足工作人员对档案信息的需求，例如在档案信息化建设的微观层面，可为不同部门档案信息设置权限并进行分层，并为每个层级设置相应的权限密码，切实保证档案信息管理的有效性。

4 结语

总而言之，新时期，企业档案管理工作受到了更高程度的关注，在企业管理过程当中发挥的作用也日益凸显。因此，企业应及时反思目前档案管理工作存在的不足之处，通过积极转变企业工作人员档案管理理念、健全企业档案管理制度等手段保障企业档案管理工作的顺利开展。档案管理工作人员也应当不断提升自身的信息素养，在开展档案管理过程中达到信息接收量大、覆盖面广、运行规范、服务周到、效果显著的要求，不断优化企业档案管理工作。

参 考 文 献

[1]徐飞翔.浅析新形势下如何创新国有企业档案管理工作[J].经济师，2020（10）：238-239.

[2]程琪.新形势下做好企业档案管理工作的思考探究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（9）：25-26.

[3]陈松梅.探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2020（16）：113-114.

[4]于涛.试论新时期企业档案管理工作的有效途径与方法[J].新西部（下半月），2009（1）：64-65.

[5]张丽莉.浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新[J].兰台内外，2020（32）：22-24.