互联网下中职学校档案管理的挑战与应对策略

高春湘

摘要：随着信互联网时代的到来，很多先进的信息技术及网络技术均被应用到各大领域，其中就有中职教育领域。所以档案管理作为中职学校管理体系重要组成部分，也应用到了各种信息网络技术，使得中职学校档案管理逐渐适应互联网发展新趋势，并实现信息化及网络化发展，大大提升了中职学校档案管理水平，由此可见互联网对中职学校档案管理的重要性。对此，本文根据相关文献，对互联网下中职学校档案管理的挑战与应对策略进行了详细分析，希望对实际的档案管理工作起到积极作用。

关键词：互联网时代;中职学校;档案管理;挑战;应对策略

学校的档案管理记录了学校的发展历程、运作情况及学生信息等，所以档案管理成为了中职学校管理体系重要组成部分，其管理水平更是直接影响整个中职学校发展及中职教育事业进步，故不仅引来了中职学校管理者的重视，还引来了社会各方人士的关注。也文献显示，互联网下中职学校迎来了很多机遇，并在互联网信息技术等的支持下得到了档案管理体系完善及管理水平提升，但同时也迎来了很多挑战及困难，如果处理不当则会影响中职学校档案管理水平提升，更阻碍中职教育发展。所以作为中职学校档案管理工作者，要与时俱进，不断完善和重新档案管理措施及方法，以更好地应对各种互联网带来的挑战及困难，从而提高档案管理水平，促进中职教育发展。

1互联网下中职学校档案管理的挑战

1.1管理要求提高

每个中职学校都有自己的档案储存室，这意味着每个中职学校都必须开展有效的档案管理，以保证学校档案能够发挥出自己的作用及价值，所以不断提高档案管理水平成为了很多中职学校的重要工作任务。在互联网时代下，很多先进的信息技术及网络技术被引入中职教育领域，所以中职学校在档案管理中应用互联网技术是一种必然趋势，也是档案管理信息化发展的必然选择[1]。互聯网时代对中职学校档案管理提出了很多要求，不仅要求实现信息化管理，还要求完善管理体系、管理制度、管理标准及管理技术体系等，所以在该形式下中职学校对档案管理工作及管理人员的要求大幅度提高，增加了中职学校档案管理工作难度。

1.2风险增加

很多资料显示，虽然互联网时代给中职学校档案管理带来了很多机遇，也促使很多先进的信息网络技术应用于档案管理中，提高档案管理信息化水平。但因为互联网的开放性、便利性及时效性，使得开展信息化档案管理时出现了很多网络安全问题，增加信息泄露、机密文件被盗、病毒入侵和黑客攻击等风险，造成档案缺失和流失，甚至造成毁灭性打击，增加档案管理难度。

1.3载体脆弱

“互联网”时代环境下，档案的记录形式及管理模式都发生了转变，从传统的文字记录形式转变为硬盘记录和U盘电子设备记录，档案归档、整理及管理等也使用相应的电子设备及网络系统进行处理。虽然大大提高了档案管理效率，但电子设备在寿命和使用率等方面都非常有限，加上容易受到病毒攻击等，导致电子及网络载体脆弱，影响档案安全，甚至降低档案管理质量，所以在使用电子及网络载体时都需要做好杀毒、安装防御系统及定期更换载体等工作[2]。

另外，在互联网时代下，部分中职学校的档案管理方向不明确，管理模式及思维也没有及时转型和升级，导致很多传统老旧的管理模式及方法依然被延用在当下的档案管理中，导致档案管理难以适应互联网时代发展需求，更难以实现信息化、现代化、数字化及电子化发展。

2互联网下中职学校档案管理策略

2.1强化管理人员的网络意识

首先，要积极转变管理思维。即档案管理人员不仅要熟悉各种传统档案收集方法、归档方法、整理方法等，还需要逐步引入现代互联网思维，并利用各种网络资源创建网络共享系统，提高档案资源使用率;其次，要在不涉及中职学校机密的前提下扩大服务范围，并利用互联网积极向社会提供档案共享服务;最后，强化网络安全保护意识。不仅要根据实际情况正确设置防火墙和严格审查计算机共享系统，还需要设计受控访问功能来保证档案信息的安全性、完整性以及可靠性，减少信息泄露等风险发生[3]。

2.2构建电子档案管理系统

首先，利用互联网构建系统模块。不仅要有数据转换模块，还要有统计报表、光盘制作、档案销毁、检索、数据录入及权限管理等模块，以保证电子档案管理系统能够实时检索和浏览图形档案、图像档案、文件档案等等;其次，设计系统功能。不仅要具备集中存储功能、还需要具备目录结构功能、文档排序功能、显示模式功能、全文搜索功能、文档编辑功能、文件上传功能、Office集成功能、锁定保护功能、权限管理功能、文档借阅功能、催还和归还功能等[4]。

2.3加强档案管理信息化建设

首先，构建档案数据信息数字化系统，实现高速扫描和数据压缩等，提高档案数字化水平;其次，建设档案网站。实质上就是在中职学校公共服务网站上构建一个档案站点，然后由该站点进行档案宣传、档案服务和档案交等;最后，建设数字档案馆。主要由档案、电子文件及其他数据资源等组成，能够实现对各类档案信息的自动化收集、输入、输出、存储及管理等。

2.4合理应用现代网络技术

首先，利用数据采集技术快速且高精准度地采集档案信息，并在该基础上利用可视化技术和清洗技术预处理这些档案信息;其次，利用挖掘技术深度挖掘隐藏信息，保证档案信息的真实、可靠性和安全性;最后，利用储存技术将档案信息储存到NoSQL数据库中[5]。此外，还要引进各种杀毒软件及病毒预防系统，以随时监督档案管理信息系统、电子系统及数据系统，保证档案信息安全，减少档案遗漏和缺失等风险发生。

结语

总之，互联网时代背景下，中职学校档案管理已经应用到了各种信息网络技术，并取得了很好的应用效果，不仅提高了中职学校档案管理工作质量及效率，还促进了中职学校档案管理信息化水平，更在一定程度上促进了中职教育领域发展。尽管如此，实际的中职学校档案管理中依然会遇到很多挑战及困难，诸如管理要求提高、风险增加及载体脆弱等，大大增加了档案管理难度。因此，上文基于对这些挑战的了解，从强化管理人员的网络意识、构建电子档案管理系统、加强档案管理信息化建设等方面分析了具体的管理措施及方法。

参考文献

[1]韩璐. 互联网下的中职学校档案管理的挑战与应对策略[J]. 才智，2020（18）：231.

[2]苏洪锋. 中职学校档案管理工作改进思路与创新[J]. 精品，2021（3）：131.

[3]唐服兵. 职业高中学校档案管理的优化路径探析[J]. 青春岁月，2021（2）：232.

[4]汤涛. 中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨[J]. 办公室业务，2021（2）：96-97.

[5]林霞. 中职学校教学档案管理工作存在的问题及对策研究[J]. 卷宗，2020，10（31）：82.

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