公路工程投标商务文件编制方法及注意事项浅析

冯 敏

(贵州省公路工程集团有限公司，贵州 贵阳 550008)

公路工程招投标中，标书编制具有较强的技术性、复杂性，需要严谨、规范的编制，因为包含多个领域以及学科知识，对投标团队的能力水平提出了很高的要求，只有确保投标文件编制的质量，才能提升投标企业的投标竞争力，为后续中标奠定良好的基础。商务标是投标文件中的重要组成部分，相关人员在编制时要严格的依据招标文件要求，确保商务文件质量，给投标结果带去积极的影响。

1 商务投标文件的相关内容

投标文件是一种常见的工程文件，就是公路工程在招投标中，投标方给招标方提交的文件，其具有法律效应，是结合招标文件有关要求进行编制的。通常投标方编制的投标文件主要内容见表1所示，主要有技术部分、商务部分和报价部分，各部分有不同的内容，在这三个板块中，最重要的就是商务投标文件编制。

表1 投标文件主要内容

在公路工程投标中，如果商务投标文件存在和招标文件不一致的地方，或是出现细小的纰漏，都可能导致废标。所以，在编制商务投标文件时，就需要认真的依据有关招标文件要求，确保内容具体、制作精美，给招标方和评委留下较好的印象，争取成功中标。

2 公路工程投标商务文件编制方法

2.1 构建完整的资料库

为了确保投标商务文件编制的质量，投标从业人员就需要先构建企业资料库，并对其进行完善。资料库中应该包含企业的全面信息，比如，业绩情况、人员信息、营业执照、资质证书、设备情况、财务情况、环境认证报告、质量认证证书等。还要动态的对资料库进行更新，在出现人员调动以及企业有新的发展时，要随时更新资料，提升资料信息的可靠性，为商务文件的编制提供有效的依据。尤其是要制定多个文件时，更需要具备一个有效的资料库，内容要全面，还要合理的分类。

2.2 全面掌握招标信息

编制人员要想提升商务标的编制质量，就需要先全面的掌握招标单位发布的招标信息，通过多种途径全面了解信息，准确的掌握公路工程的特性、基本情况以及操作上的难点，还要对工程的可行性做出分析。业主发布的招标信息不只是招标文件，还有业主发布的补遗文件作为招标文件的重要组成部分，也有业主规定收到补遗文件同时要及时给业主回复收到函。文件编制可以参考过去投标案例经验，归纳同行领域的投标情况，结合工程的具体需求，依据招标文件严谨的编制投标方案，为精准投标奠定良好的基础，提升投标单位的投标竞争力，最大程度降低由于随意投标而导致的损失。

2.3 具体把握相关资料

招标文件是招标单位给相关投标单位发出的邀请，投标人要积极响应且有明确的承诺，这是投标企业编制商务标的依据。投标文件中除了要具备投标企业的有关信息，还需要对招标方需求进行响应。不可以随意对招标文件内容或文件格式进行调整、遗漏、回避、错误理解，为了避免出现这些问题，工作人员就要具体细致的阅读有关内容，掌握文件中的重要信息，防止出现遗漏的情况。在全面了解招标文件的同时对招标文件中有任何疑问可以给业主发质疑函，应及时要求招标代理或招标人对招标文件作出解答、澄清、修改，防止出现自己对招标文件的理解造成投标失误发生。

2.4 认真编制投标商务文件

商务文件的编制必须满足招标人资格要求，比如投标人须具备的资质、业绩、财务、信誉、项目经理等强制性的要求；对证明材料要求提高，部分业主除了要有彩色复印色，还要对原件进行审查。这就需要工作人员认真编制投标文件，防止产生问题。投标商务文件编制的内容较多，且较为繁杂，要避免出现遗漏，就要先结合招标文件要求以及格式规范的编制文件目标，之后再按照目录内容逐项编制具体的内容。投标人的有关条件都要和招标文件要求一致，例如，招标文件中规定提供的证件需要在有效期内，并且年检符合要求，企业资质也要满足规定；拟委任的主要人员资格需要满足或超过资格审查条件要求；近些年财务情况与类似项目业绩、拟投入施工设备情况、企业信誉是不是符合标准。文字内容以及表格格式要和招标文件中的要求统一，尤其是重要的内容要和招标文件一样，如，投标函附录、投标函、承诺函等，不能随便删除和修改；委托代理人以及法人代表签字不可以用印章，应直接签字。

2.5 自审投标文件，确保符合招标文件要求

编制好文件之后，并不代表工作的结束，还需要注重检查，编制人员要依据招标以及答疑文件，对投标商务文件内容进行细致的检查，之后交给商务标负责人或投标文件评审小组进行审核，对招标文件中的投标人须知及正文部分的强制性要求和加分部分进行检查，对经济指标、关键技术等实施讨论和校验，及时的发现存在的问题，及时的进行修改，对文件的完整性、准确性、响应性进行检查和评价，提升资料的准确性。经过这些之后，要将文件交给主要负责经营开发的负责人实施审核，避免文件中产生错误，结束后要在投标审核记录单上签字确认，明确审核流程和责任，调动投标人员的工作热情，为提升投标的竞争力提供保障。

2.6 标书装订检查与开标证件准备工作

自审后要对文件进行全面、细致的阅读，明确内容完整没有错误后，生成最终的目录。将文件全文打印出来，检查有没有白纸、打印错误，和投标文件编制人员、报价人员进行有效的沟通，填写好有关文件，装订整齐。寻找授权代表以及法人意义签名，认真的审核签名以及盖章。

按招标文件要求开标时带原件，原件的准备按照招标文件的要求，从投标人须知部分要求的资格条件部分开始逐条核对，在从评标办法要求的资各评审标准、响应性评审标准和评分项目准备相关的证件。原件必须提前至少一天编制原件清单，并准备好证件。原件要与投标文件中所附复印件一致注意核对。

3 公路工程投标商务文件编制的注意事项

3.1 提前了解投标审查条件

工程项目不一样，投标审查的条件也存在差异，要想提升投标的竞争力，就要先了解工程的投标审查条件，有效的运用综合分析评价法对自身相关内容进行划分，认真的分析，合理的编制文件。

3.2 注重授权委托书的问题

法人身份证明书、授权委托书内容及格式在招标文件提供格式下，必须一致，并仔细核对。法人身份证明书是否要求公证等其他特殊要求；授权委托书是否要求签字、盖章；被授权人必须按要求附身份证复印件。授权委托书是否要求单独提交一份，可写在原件提交要求的位置以免忘记。

一些工程招标文件中，可能会让投标方在开标时展示公证的授权委托书，也可能让投标方展示签字盖章的授权委托书原件，编制人员要注重这一问题，依据招标文件中的要求，防止产生废标的问题。如果招标文件中提出要展示公证后的授权委托书，就需要重视日期。

3.3 投标文件的检查及递交

编制好投标商务文件之后，需要认真的检查有关内容以及格式，全面梳理招标文件的关键点，尤其是响应招标文件方面。需要对投标商务文件的细节和整体进行严格的检查，另外，还要核对注意事项列表中的所有签字盖章事项，防止出现错误，文件包封好之后再递交，要注意递交的相关内容，如，地点、时间、注意事项。

4 结 语

综上所述，商务招标文件编制是公路工程投标文件编制中的重要组成部分，这部分可以将投标单位的相关情况体现出来，财务情况、人员能力、设备条件、施工能力、资质等，让招标方初步了解投标方的情况，所以，该部分的编制会影响到是否中标。这就需要依据投标单位和情况以及经验，加入有利投标企业的部分，依据投标文件规范的编制商务投标文件。