计算机网络技术在交通运输系统档案信息管理中的应用与趋势

夏晓红

（吉林省靖宇县交通战备办公室，吉林 白山 134599）

0 引言

档案作为交通运输系统相关单位运行管理体系的重要组成部分，对内部资源的调配、人才发掘以及决策的制定有着极大的裨益。为更好地提升档案信息管理的成效，降低档案信息获取的时间成本，实现档案信息管理的信息化、共享化，相关工作人员有必要从档案信息管理的角度出发，以需求为导向，以技术为基础，通过对计算机网络技术的合理化应用，完成信息化背景下的档案信息管理创新工作，逐步推动档案信息管理的智能化、信息化。

1 交通运输系统档案信息管理的现状分析

对现阶段档案信息管理工作开展情况的梳理，引导工作人员准确把握档案信息管理的基本诉求，明确档案信息管理环节存在的问题，通过对档案信息管理问题的系统总结，为后续档案信息管理体系的健全以及管理方式的优化提供参考。

从实际情况来看，交通运输系统具有以下特点：单位职工数量较多，档案信息体量较大，管理难度较大，实用性不强。尽管决策者、人力资源部门逐步认识到档案信息管理的重要性与必要性，但是受到档案体量、管理方式等因素的影响，使得档案信息管理的作用难以得到充分彰显，对于人力资源发掘、员工培训、考核晋升等工作的开展产生了妨碍作用。为改善这种局面，管理人员应当在转变档案信息管理思路的前提下，创新档案信息管理手段，借助信息技术，构建档案信息的发掘、汇总、应用平台，发挥档案的管理作用。同时，在信息化技术框架下，进行档案获取方式、应用方法的优化，实现档案信息管理质量与管理成本的兼顾。

2 交通运输系统档案信息管理应用计算机网络技术的基本特点

档案信息管理在应用计算机网络技术的过程中，实现了信息采集的全面化、信息处理的高效化，加速提升经营性数据的整合能力，有效解决档案信息管理效率性较低、覆盖面较小等一系列问题，逐步构建标准化的档案信息管理体系。

2.1 信息采集的高效化

计算机网络技术的主要特点在于，通过高效化的信息采集，对交通运输系统涉及的档案数据进行发掘、整理，从而精准反映有关单位在一段时间内的资金往来情况。为保证信息采集的高效化，以时间与项目作为模块划分的依据，定向完成数据的整合。例如，部分单位通过引入计算机网络技术平台，将单位内部的档案数据进行必要的整合，减少不同档案数据之间的割裂性，真正、全面地反映档案的基本情况，对后续决策的制定、人员的管控等各项工作的开展提供方向性引导，同时也保证了档案信息管理的成效。

2.2 信息分析的科学化

计算机网络技术分析功能的实现是以信息数据的采集为基础，根据掌握的信息数据，有目标、有计划地开展信息分析等系列工作。在档案数据分析环节，工作人员将各项数据录入到大数据分析软件之中，利用软件算法建立数据之间的逻辑关联，将档案信息类别、档案信息内容、档案信息使用场景等信息进行统筹，提升了档案信息处理的科学化水平，减少了人为因素对于档案信息管理的干扰。在很大程度上，切实发挥计算机网络技术在档案信息管理精准性方面的优势。

3 交通运输系统档案信息管理应用计算机网络技术的必要性分析

信息化对于档案信息管理有着提升作用，转变了以往的档案使用方式，实现了档案信息管理效率、共享能力的稳步增强，全面发挥档案信息管理的价值与作用。

3.1 提升档案使用效率

信息技术在档案信息管理中的应用，加速了已有档案信息管理方式的转变。例如，在传统的档案调取过程中，工作人员往往需要按照相关目录编号，查询档案的存储位置，查询的时间相对较长，甚至出现档案错查或者漏查的情况，对于档案的使用造成了一定的妨碍[1]。信息技术的应用，形成了完善的档案电子目录。工作人员通过输入关键词，可以在较短的时间内，查询档案编号、存储位置等相关信息，缩短了档案查询、调取的时间，提升了档案的使用效率，降低了档案信息管理的时间成本。

3.2 促进档案资源共享

档案信息的体量大，增加了工作人员的工作难度，导致档案信息管理差错率的增加，间接影响了后续档案的使用。信息技术尤其是云计算技术、电子信息录入技术、数据库技术在档案信息管理中的应用，在很大程度上解决了这一问题。工作人员根据档案更新的要求，进行电子档案的录入，保证档案的全面性，降低了档案日常管理的难度，同时逐步形成了一种档案共享机制，避免了档案信息汇总不及时、不全面的问题，保证了档案信息管理的有效性，使档案能更好地参与交通运输系统管理工作[2]。

4 交通运输系统档案信息管理应用计算机网络技术的现状

在交通运输系统档案信息管理过程中，应用计算机网络技术暴露出诸多问题。对存在的问题进行探讨与研究，有助于工作人员形成正确的观念认知，明确过往计算机网络技术应用的短板，为计算机网络技术应用策略的完善创造便利条件。

4.1 对计算机网络技术重视程度不高

部分单位在利用计算机网络技术开展档案信息管理的过程中，没有真正认识到计算机网络技术的重要性与必要性，没有能够将计算机网络技术纳入企业档案信息管理等活动，不仅造成了数据资源的浪费，还降低了档案信息管理的科学性[3]。例如，部分单位在产业转型过程中，为了保证自身竞争力，往往需要做好创新与营销等系列工作，有目的、有计划地开展档案信息管理等工作。但是在工作开展环节，忽视了计算机网络技术对于档案信息管理相关数据发掘的有效性，影响了计算机网络技术的应用成效，对于相应技术活动的开展产生了消极影响。

4.2 计算机网络技术的应用范围有限

计算机网络技术的应用无疑可以持续提升交通运输系统档案信息管理成效，实现数据的全面发掘与高效处理，帮助有关单位更好地掌握自身的实际情况，科学预估某一时间内的发展走向，为经营决策、运行管理等系列工作的有序开展提供方向性引导。但是必须清楚地认识到，部分单位对于计算机网络技术的应用范围较为有限，应用对象单一，在大多数情况下，局限于预算、核算等相关工作。计算机网络技术无法应用在交通运输系统的各个方面，造成信息发掘、采集、管理以及分析等流程的缺失，档案信息管理成效不佳，无法准确反映经营管理情况[4]。部分单位尽管转变了计算机网络技术应用理念，将各类经营数据纳入管理平台，有意识地扩大计算机网络技术的应用范围。但是缺乏不同数据信息之间的融合，数据与档案信息管理脱节，数据分析深度、利用水平达不到预期效果，使得计算机网络技术应用存在片面性。

4.3 计算机网络技术应用缺乏创新性

尽管采用了ERP 系统，尝试开展数字化与信息化管理，但是在相关系统中，没有加入计算机网络技术模块，影响了数据的融合，导致计算机网络技术无法全面掌握各类经营性数据。在一定程度上，影响经营战略的制定、管理决策的实施等相关工作，甚至引发工作失误，对经营管理水平的提高产生了消极作用。

5 交通运输系统档案信息管理应用计算机网络技术的基本举措

应用计算机网络技术，创新档案信息管理，要求工作人员在科学性、实用性的原则下，采取系列举措，形成新的档案信息管理理念，积极推动档案信息管理的信息化建设，建立综合性、应用性的档案信息管理模式。

5.1 积极转变工作理念

近些年来，随着档案信息管理要求的日益严格，档案信息管理手段的多元化，工作人员在开展档案信息管理的过程中，需要积极调整思路，科学转变工作理念，充分认识计算机网络技术的应用对于档案信息管理产生的影响，理解信息化在档案信息管理、信息共享方面的价值，为档案共享平台、管理流程的再造提供方向性引导。管理人员通过档案信息管理理念的快速转变，可以更好地实现档案信息管理与信息化技术的有效融合，在认知层面形成准确的工作理念，更好地协调档案信息管理与计算机网络技术之间的关系，实现计算机网络技术背景下档案信息管理的可行性[5]。

5.2 构建档案共享平台

在信息化背景下，构建档案共享平台要从硬件、软件等多个角度出发，有序做好管理体系的升级工作。在这思路下，应当做好相关方面的预算，有计划地的引进档案信息管理的相关硬件、软件设备，依托必要的技术升级，建立“互联网+档案”的全新工作模式，为档案的日常调取、应用提供了便利。例如，做好数据库的建设工作，将数据库作为档案信息管理的重要平台，对档案的各类信息进行信息化处理与数字化存储。同时，为保证档案的共享能力，工作人员还应当建立归档系统、审核系统。归档系统能够对一定时间内，产生的各类档案资料进行整理、收集以及归档，确保共享的时效性。

5.3 理顺档案信息管理流程

考虑到信息化背景下档案信息管理的工作场景发生了深刻变化，为确保档案信息管理的顺利进行，需要对工作流程做出梳理、优化以及调整，确保档案信息管理的效果。具体来看，工作人员需要结合实际，制定档案的管理流程，明确各个环节的管理标准与管理要求，确保各类信息技术能够有效服务于档案信息管理。考虑到档案信息管理的动态性，需要增加档案加工环节，在计算机网络技术的支持下，工作人员可以采取更为灵活的方式，通过档案输入、删除、修改以及打印等流程的再造，实现对档案的有效管理。理顺档案信息管理流程，不仅可以提升档案日常管理的效率，还能够降低工作人员的工作量。

5.4 发挥交通运输系统大数据的应用价值

在交通运输系统的大数据应用过程中，工作人员需要充分做好大数据挖掘工作，通过问题识别、数据集成、数据准备、模型建立、模型评估以及应用部署等系列流程，构建完备化、体系化的交通运输系统大数据应用机制。在实际应用过程中，有关单位需要组织工作人员，从长期发展的角度出发，开展问题的识别、分析等系列工作，以问题为导向，逐步明确数据挖掘的主要方向，以此为基础，提升数据挖掘工作的针对性，推动数据发掘工作的深入开展。由于财务数据类型多元，在完成问题识别工作的前提下，开展数据集成等相关工作。考虑到财务数据价值的差异性以及不同部门之间信息的共享性，数据集成应当着眼于不同的数据汇总要求，选择恰当的数据类型，将其纳入大数据系统平台之中，实现财务数据的科学共享。大数据技术的应用充分满足现阶段档案信息的获取、使用等相关要求，不断提升档案信息管理的服务水平，形成完备化的档案信息管理模式。

6 结语

开展档案信息管理对于人力资源管理有着极大的裨益，是专业人才发掘、岗位晋升、绩效考核的重要基础，是推动管理工作全面化与系统化，构建事件发展逻辑链条的有效方式。为更好地提升档案信息管理效能，有效解决现阶段档案信息管理环节暴露出的档案使用率不高、作用发挥不明显等问题，以信息化技术作为切入点，尝试通过计算机网络技术的合理应用，组建完备、高效的档案信息管理模式，提升档案信息管理的智能化、信息化水平，为档案资料的存储、管理以及使用提供便捷。