关于现代企业档案管理模式的构建思考

张新红

摘  要：现代企业档案管理在不断发展变化，传统的档案管理模式已不能适应现代企业发展的需求，需要对其管理模式进行优化和构建，从而使企业档案管理工作效率得到提升，促进企业发展。为此，本文从企业档案管理工作入手，对其管理模式应用进行了简要分析，并且结合实际情况提出利用知识管理模式构建企业档案管理新模式的有效措施。希望通过本文可以为相关工作提供一些参考。

关键词：现代企业;档案管理;模式;构建策略

经过“十三五”发展，我国档案事业取得长足进步。“十四五”档案事业发展规划中，提出加快现代企业档案建设，使得档案向数字化和智能化发展。对于现代企业档案管理工作而言，企业需要对档案管理的模式不断优化和完善，让该项工作变得更加规范，全面提高档案管理工作效率。

1当前企业档案管理的问题

1.1档案工作边缘化

和西方资本主义国家不同，我国实行的是社会主义市场经济体制，该体制当前正在不断优化。各大企业开展一系列经营活动最为重要的目标是获得利润，全面提高经济效益。很多部门与企业利润有着直接的联系，例如设计、生产、销售等部门。实际工作中，档案工作参与到企业经营活动的各个环节，内容繁多，非常有利于企业长期稳定的发展。由于个别部门的管理人员对案管理工作的重要性认识不够，在其决策中减小了档案管理工作的资金投入力度以及人力资源设力度，导致档案管理工作被边缘化。

1.2档案信息化程度低

档案工作信息化是企业信息化过程中的重要组成部分，是信息化系统不可或缺的重要部分。目前，一些规模相对较小的企业很难对档案信息进行充分利用，无法使档案管理的作用充分地发挥出来。虽然一些企业已经采取了必要措施，在其内部投入了大量资金组建档案管理部门。但由于种种因素的影响，管理部门内部收纳的档案资料相对较少，无法收集企业发展中产生的各类信息。

2构建企业档案管理新模式分析

为了促进企业档案管理的进步，档案管理工作需要融入新的知识和技能。智慧档案是现阶段企业档案管理模式的新要求，其智慧档案架构模式包括设施、感知、数据、服务4大层次。

在知识经济的当前，融入企业知识管理可以促进企业档案管理工作向新的发展方向转变。该过程主要包括四大内容，分别是市场取向、信息先导、协同运转及知识共享。这里所谓的市场取向实际上指的是在档案管理工作进行中将档案知识管理工作产生的企业利润直接体现出来，从而让档案管理工作去边缘化;信息先导是指将档案知识管理的功能及作用发挥出来，该项工作对于企业建设有着非常重要的意义;协同运转是指将档案管理及知识管理进行协调统一，从而全面提高档案管理工作质量;知识共享则是将档案管理的最终目的显示出来，从而使企业的经济效益得到有效增加。

2.1市场取向

无论是何种类型的企业，其各项工作开展的最终目的是为了获得尽可能多的利润，因此企业无论在进行何种工作都应将效益作为首要出发点。然而由于陈旧观念的限制，当前一些档案管理工作正在进行中依然存在“重藏轻用”落后思想，从而使得档案管理工作无法推动企业进步。为此，档案管理部门要想全面提高档案服务质量，就应当按照一定的原则改善服务质量。让使用者能够在最短的时间内查询到所需要的信息，从而推动档案部门的长久发展。例如：为了促进我国经济的可持续发展，国家相关部门出台了一系列节能减排策略。某电力公司为了落实这些政策对电厂内部的老旧设备进行了拆除更换。在拆除中应当及时对相应的档案进行查找，保障档案的完整性。在规划拆除方案时以各类设备的档案作为依据对拆除方案的制定，保障拆除工作的顺利进行。而在设备拆除出售中，购买方将档案中的设备信息作为其售价的有效依据。正是由于各类设备档案保存完整，使得拆除及出售工作都能够顺利进行。不难想象，一旦档案出现缺失电力公司只能将设备进行报废处理，从而使电力企业的经济效益受到影响。因此，档案管理工作对企业有着非常重要的意义，可以为后续的工作提供依据。

2.2加快档案资源数字化建设

企业要加快档案数字资源规划和管理，逐步建立以档案数字资源为主的档案资源体系。推进电子档案工作模式，做好“档案数字化”工作。电子档案在实际应用的过程当中更为方便。用户只需要根据自身的需求对电子档案进行搜索，便可以在移动终端对其需要的信息进行查询。这样不仅可以使用户更加方便，还能够有效保护档案原件，避免档案出现缺失。同时，可加快重要档案数字化成果的文字识别和语音识别。同时，要提升档案数字资源安全管理能力。健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系。扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制。档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径，加强备份工作全过程安全监控，切实保障档案数字资源安全。

2.3协同运转

不同部门对于企业都有着非常重要的意义，只有各部门通力合作彼此协调才能整合知识系统，全面发挥档案管理工作的实际价值。为此，在档案管理工作进行中，应当加大对档案子系统的重视力度，使得不同系统变得更加协调统一。不断强化电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，保障电子文件归档工作广泛开展，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。按照国家要求积极推进发票电子化归档工作，研究解决三维电子文件及数据文件归档等难题，促进各类电子文件应归尽归。全面开展电子档案移交接收工作，实现电子档案应收尽收。进而实现对企业各类信息的有效整合，将知识管理的作用充分地发挥出来。

2.4知识共享

这一环节是企业档案管理工作的最终目标，也是档案管理工作发挥作用的关键所在。通过知识共享可以全面满足企业个体对于档案信息的需求，让决策工作更为科学合理。在这一过程中，个体应当根据自身情况融入档案信息，从而为今后工作提供借鉴，有效实现知识创新。

3结束语

现代企业要想跟上时代的发展，就应当加大对档案管理工作的重视力度。在构建档案新模式工作中，企业要建设档案管理系统，以高效实用、安全可靠的档案信息基础设施，提高档案信息能力。此外，企业还需要推进档案信息化，夯实基础，把档案信息化推向一个新的台阶。

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