提升企业办公室行政管理实效性的方法

郝亚川

企业各项工作是否可以顺利开展与办公室行政管理水平有着相当重要联系和影响。企业办公室行政管理工作中主要包含：企业内部和外部事情的联与系沟通;企业内部各类信息和文件传递与发放;各种工作、事情的牵头和汇总;组织和承办各项会议。

一、企业办公室行政管理工作的主要职能

1. 协调职能。办公室企业里是重要的信息中转站，需要将单位内部中的信息及时地传递，做好下情上报、上情下传任务。做好上下协调、横向协调、内外协调、应急协调四个方面的协调工作。上下协调工作是指要及时准确地掌握单位的工作重点和领导的决策方向，做到“身处兵位、心为将谋”，对单位内部基层部门的沟通对接要及时，能全面了解基层的工作情况，及时准确地向上级领导反馈信息。横向协调面向企业内部的每一个部门，由办公室负责牵头，使得各单位及每个部门在协调方面加强合作。内部和外部的协调是办公室要发挥的窗口作用，既要了解企业外部的发展需求，又要展现良好的企业形象和实力。应急协调是在突发事件或突发事件信息的跟踪、报告、各方面资源的协调以及各类突发事件的适当处理中发挥积极作用。

2. 参谋职能。办公室作为全企业上传下达的重要部门，同样也是领导左臂右膀的角色，因此不能简单地把行政管理工作理解为受理登记、收发文件等事项。做好企业的行政管理工作，需要有一个共同的全局思想和战略，在企业发展的过程中紧紧抓住工作重心，有效的信息要及时提供给领导，要为企业的全面发展提供必要的谋略。

3. 服务职能。细碎繁杂是行政管理工作的特点，服务功能作为企业办公室行政管理工作中的主要功能，必须保证服务质量，以保证各项工作的正常运行。因此，企业办公室不仅要做领导的顾问，还要做好其它部门的后勤。一方面，在实地调研基层部门具体情况的基础上，做一个总结报告，通过语言协助的方式，为领导工作思路的制定提供参考;另一方面，加强与企业内部各单位的协调与合作，搭建上下级沟通的桥梁。

4.组织职能。根据企业工作部署和部门需求计划，办公室需要提前准备好重要会议和活动，以及重要客户的接待工作，持续改善后勤服务管理，建立起企业良性的组织服务体系。

二、企业办公室行政管理存在的问题

1.组织目标不明确。企业由于受到体制、政府决策的影响，部分企业变革和创新的步伐跟不上市场的需求，竞争意识不强，还抱着老观念进行行政管理，企业结构不合理，层级管理单一，导致工作效率低下，经济利润无法保证，有的甚至连年亏损。组织目标不明确带来的管理散漫、办公室行政效率低下等问题十分突出，组织内部的监督管理也只是表面工作，应引起企业的高度重视。

2. 管理层级多。企业往往管理层级较多，审批事项较多，事项推进受此制约，办公室行政效率大大降低，并且人员冗余杂乱，水平参差不齐，极易导致行政管理缺位，导致走过场、敷衍工作的现象。同时，由于存在吃大锅饭的思想，部门间多存在推诿扯皮现象，部门之间协同作战能力差，相互推卸责任，不作为、乱作为现象时有发生。

3. 执行能力差。由于部分企业的组织目标不明确、管理层级多，也就直接导致了部分企业在执行方面存在诸多问题。企业很多事项无法上传下达，信息不对称，如此一来不仅会制约企业的经营决策，还会对企业发展的目标产生影响，也就导致了企业员工工作热情、积极性低下，办公室行政管理理念跟不上发展节奏，不能主动沟通协调，往往被动去处理事情，很多问题无法得到有效解决，反过来又极大地影响了行政效率，形成了恶性循环。

三、提升企业办公室行政管理实效性的方法

1.明确企业管理目标，做好工作流程。目前，在实际工作中应明确管理目标，同时也要求员工按工作流程，以此促进办公室行政管理精细化。①明确划分岗位职责。按照企业不同办公室的职能和工作流程，进行工作岗位设置，依照工作岗位的性质和内容明确各岗位的职责，切实实现岗位固定、个性化设置，明确分工，保障各岗位之间的独立与合作。②工作流程进行优化。对工作流程进行优化，可以让企业管理人员在经营管理过程中，依据工作任务和性质，把任务分成若干部分，然后进行工作流程的优化，这样不仅可以实现操作便捷简单，还可以使得管理人员更直观的面对工作任务，进而获悉工作中每一环节，及时制定调整政策并提供意见反馈。③互联网优势明显。利用互联网的优势，企业办公实现自动化，如此方便全面搜集信息，可以对企业内外工作的管理机制进行调节，对管理的空白有效预防，进而能避减少工作各个环节出现的管理漏洞。企业可以利用信息技术手段建立电子数据库，收集并上传文档资料，同时进行分类处理，以便后期查找的方便。这样不仅大大提高了文档管理工作的效率，同时还缓解了相关工作人员的工作压力，并为办公室行政管理工作的顺利开展奠定了良好的基础。④考核标准及要求必须严格执行。程序性工作和非程序性工作是企业办公室的两大工作内容。这两块工作内容在执行时都必须要进行指标量化的科学性。此外为增强员工的满足感和自豪感，要做到奖惩分明。

2. 完善办公室行政事务管理工作制度。对于企业来说，办公室是形象的窗口，在工作中必须用全局的眼光看待和处理问题，要严格执行领导的决策，正确处理好各方关系，发挥好服务与管理的职能，持续推进办公室行政事务的管理体系建设，完善每一项规章制度。例如，办公室行政档案管理、行政考勤制度等都应该制定科学合理的系统标准，在日常工作中，严格按照制度办事，要切实维护制度的权威性，利用完善的制度來促进办公人员职能的规范化。

3. 加强建设行政管理队伍。加强队伍建设是企业行政管理的重要工作内容，建设一支业务精湛、工作作风优良、服务高水平的管理队伍，对办公室管理向好发展起到积极的推动作用。可以从以下内容开始： 第一，用人机制要完善，对办公室人员结构进行优化。完善岗位职责相联系的权责运行机制，打破在传统用人机制上实现突破，持续扩大人才选拔范畴，建立健全岗位用人保障机制，对复合型行政管理人才要多加引用过来，从而实现办公队伍人员优化，为人才储备工作奠定良好基础。第二，提高办公室行政人员的素质。要努力发掘一些基层工作经验丰富，对行政管理事务熟悉且善于思考的人才，对这些人才进行培训及交流等方式，进一步提升他们的服务意识和技能水平。另外，通过业务培训增强能力，建设起梯队人才的培养体系。

4. 提升办公室行政管理部门对企业风险的防范能力。企业在发展过程中，也会遇到多种风险，如工程项目执行风险、项目经理监督管理能力不足风险、承包合同风险、建设项目施工风险等。因此，有必要通过开展以下工作。首先，加强法律意识，在熟悉国家制定的有关法律法规具体规定的基础上办理各项事务，在受到侵犯自己利益时，使用法律武器来维护自身权益。其次，重视企业证件和印章的使用管理，有利于证件和印章使用的合理性和规范化，不允许随意借用。因此，应要求文件和印章用户签署随附表格，明确文件和印章的使用时间、用途、退还时间、用户个人信息等。再其次，加强行政管理人员预判和预防企业风险的能力的培养，对管理人员的风险识别和管理意识要持续增强，完善风险管理体系和一些处理策略。

综上所述，在企业改革与发展过程中，办公室行政管理工作不可小觑，必须增强思想意识的全方位建设，采取切实可行的措施改善管理体制，实现资源优化配置，进一步提高管理效率，从而推动企业持续向好发展。

（作者单位：中铁十二局集团第四工程有限公司混凝土工程分公司）