基于多级工作流的在线查新服务平台建设实践＊

■ 卢利农 任珩 王小春 史延武

1.中国科学院西北生态环境资源研究院 兰州 730000

2.中国科学院兰州文献情报中心 兰州 730000

3.兰州中科维智信息咨询有限公司 兰州 730000

0 引言

随着科学技术的不断创新，互联网+新形态的应用已经成为我国社会发展的一种新常态[1]。我国的科技查新业务不断的走向市场化，为避免传统查新业务中出现的查新工作滞后、科技查新业务单一[2]、委托人与查新工作人员交流不及时所致的科研项目重复立项等问题，应用最新的计算机技术开发出用于解决科技查新业务中相关问题的科技查新平台。

科技查新是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照《科技查新规范》(国科发计字[2000]544 号)操作,经过文献检索与对比分析,并做出结论[3]。科技查新是科学研究、产品开发和科技管理等活动中的一项重要基础工作，同时科技查新也是国家科技部为避免科研课题重复立项和客观正确的判别科研成果的新颖性而设立的一项工作，由具有科技查新资质的查新机构承担完成[4]。中国的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其查新内容的新颖性，查新人员通过大量的文献检索和情报调研,并通过大量的综合数据分析,对查新项目的新颖性进行情报学审查,写出有依据，有对比，有分析，有结论的查新报告[5-6]。本文基于多级工作流的在线查新服务平台建设属于“资源环境学科科技咨询评估（2019418）”的课题成果，从科技查新管理平台搭建视角加快了资源环境学科查新的自动化、智能化进程，助推资源环境领域学科咨询工作向第三方评估转型。

本文主要从查新平台的国内研究现状分析、查新平台的系统架构设计、查新平台数据库与安全性设计以及查新平台所实现的功能四个方面研究设计查新平台的建设过程。

1 国内研究现状分析

随着国内查新业务的发展，国内大部分查新机构采用线下查新委托和办理方式，而传统的线下办理方式存在种种不足和弊端，第一是需要委托人打印纸版查新委托书进行现场提交申请，耗费大量的人力成本，流程时效慢。个别机构可通过发送邮件的方式与查新人员进行委托沟通，但仍导致查新工作流程缓慢；第二是线下查新工作的办理效率低，其通过内部流转机制进行人工分工、审核、打印盖章和邮寄；第三是查新报告真伪无从公开验证；第四是查新数据和报告无法有效长期保存，致使查新报告档案工作无序化。

随着查新业务能力的不断提升，国内关于科技查新的线上平台建设也有一定进展，从查新范围、委托流程、报告获取与存储方式和功能服务范围几个方面考虑，选取目前国内几家的在线科技查新平台调研分析，发现国内的线上查新平台在查新流程和功能建设方面仍存在局限和不足，第一是查新流程需要委托人和查新员之间全程参与才能完成，委托人与查新员之间通过发送邮件方式沟通，沟通成本高，易导致查新工作滞后；第二是统计功能单一，没有能够很好的挖掘分析访问统计、报告统计、工作量统计、绩效统计等；第三是查新支付方式有局限，有些查新平台只支持微信或淘宝方式支付，造成支付的不便捷；第四是平台的功能模块分配不够细化，未考虑到对数据信息的有效管理；第五是各工作环节之间缺少短信、邮件等流程进展通知方式；第六是大部分线上查新平台无实时的报告真伪验证；第七是缺少多级工作流业务管控功能，不能实现高效分工、流转、审核、邮寄等在线业务。

因此，为解决线下查新与线上查新工作中出现的问题与不足，急需构建基于多级工作流的在线科技查新平台，以实现查新工作过程中管理的自动化、智能化和整合化，从而提高工作效率和节省人力成本。

2 查新平台的系统架构与技术选型设计

2.1 平台系统架构设计

本文研究中，为实现线上查新工作的工作流管控，提升查新工作的智能化，同时为今后进一步扩展功能开发考虑，将基于多级工作流的在线查新服务平台的系统架构设计为4 层，最外层为控制层，主要通过WEB 界面与用户进行交互，对Freemarker 模板进行渲染。其次为业务逻辑层，用于处理业务逻辑。第三层为持久层，主要使用后台和前端框架技术进行对业务层的逻辑处理。最底层为数据访问层，负责数字资源库中元数据信息字段的存储和读取作用。在线科技查新服务平台的架构如图1所示。

图1 系统架构模型

2.2 平台的技术选型及特点

平台以java 语言为基础开发，使用IDEA 作为开发工具，服务端采用SpringBoot+Apache Shiro 框架，数据库采用MySQL5.7 数据库，持久层使用Hibernate、JPA、QueryDSL、SpringData 框架，前端使用FreeMarker +Html+Bootstrap+Jquery 技术。平台采用主流的浏览器/服务器(B/S)结构，该结构具备成本低、易于维护、分布性强、操做简单等优点。

平台基础框架采用SpringBoot 框架，该框架采用前后端分离技术，前端采用模板引擎如Freemarker模板，极大的精简了应用的整个搭建和开发过程、框架内集成大量的其它框架，使界面的设计和应用的逻辑分离，从而使得依赖包的版本冲突和引用的不稳定性等事件得到了很好的处置。

权限框架使用Apache Shiro 框架，该框架是一个强大且易用的安全框架,框架包含执行身份验证、授权、密码和会话管理以及关联用户、角色、菜单、权限等基础功能。

3 数据库与安全性设计

3.1 数据库设计

查新平台选择使用体积小和可兼容多种操作系统的Mysql 数据库来存储数据；数据库表主要分为用户角色权限、数据模型及栏目内容、查新业务3部分。各表之间的关系如图2所示。

图2 数据库表关系图

3.2 查新平台的安全性设计

科技查新平台作为对科研立项、成果鉴定、高新技术产品、奖励申报和论文引证等信息的服务平台，其中的数据涉及到各项成果[6]。因而本平台具有完备的数据存储、备份和恢复功能[6]。

4 查新平台的功能实现

4.1 查新多级工作流设计

鉴于过往查新工作中存在的各种问题，例如：业务高峰期查新任务分配不合理，查新与收费进度不能互通，业务流转不及时等，本文在设计系统工作流程时结合多级工作流思路做了以下创新设计：

（1）委托任务分配优化。任务分配时可预览查新员现有任务，任务可分配至多人，一人接受则代表委托任务已受理。

（2）新增短信通知、邮件通知。流程各环节采用短信+邮件方式通知委托人及查新工作人员，确保用户能及时获取进度，查新工作人员能及时进行下一步工作。

（3）新增网络支付与转账支付确认功能。系统在收费环节集成微信支付、支付宝支付以及转账凭证上传确认三种缴费方式，对接工作流程与收费，完成整个查新工作流程中的进度同步。查新工作流流程设计如图3所示：

图3 查新多级工作流程图

4.2 基本查新业务功能实现

委托人作为查新工作具体需求的提出者，承担着明确具体查新项目名称，查新点等内容，如项目中使用的技术创新点、涉及内容、理论、方法、结构、工艺、配方、技术指标等，均需在查新委托单中有所体现。需求提出后，等待查新机构对委托内容进行查新，完成查新后拟定具体的查新报告则由委托人在系统中缴费后可自行进行下载，委托人还可选择获取报告方式为自取、快递寄付、快递到付。委托人填写委托单时，系统会自动提取更新委托人开票单位信息，解决了后续提交时重复输入的问题，简化操作。实现了一站式查新、多维度新颖性评估和自助查新等具有创新性的功能特点[7]。图4-5为委托人与管理员用例图。

图4 委托人用例

科技查新员是查新工作开展中的主要实施者，查新人员对查新点的准确提炼，可以对查新内容有更好的认识[8]。需要根据委托人提出的查新项目名称，具体查新点描述的技术方法等运用科学评价、文献检索等方法对文献做出新颖性查证，再进行合理、客观、细致的分析后从而拟定一份具备时效性、专业性、客观性的查新报告。图6下面为科技查新员用例图。

图5 管理员用例

图6 查新员用例

图7 审核员用例

论文收引检索是对SCI(E)、EI、SSCI、CPCI、CSCD、CSSCI、CNKI等国内外数据库论文收引检索，并出具证实资料的业务。可在用户申请院士、职称评审、职工入职等方面实现对机构或个人的论文收引检索。论文收引检索中查新员需按检索请求，如：检索数据库、自/他引排除标准、待检论文篇数、待检论文年限、完成时间等进行收引检索。

图8 系统数据管理员用例

图9 支付流程图

查重作为学术不端检测中最为常用的一种方式，可以有效的检测知识资产造假、抄袭等学术不端行为。查重时一般需要委托方提供查重文本文件，国内大多数机构单位是以知网查重为准，查重员需根据委托方提供的文本附件进行查重检测，而后出具报告。

除科技查新、论文收引检索、查重以外，还设定了专题检索业务。检索的核心是对检索词，检索式的不断调整及复检的过程[9]。专题检索的主要范围包括文献检索、信息分析咨询，情报检索培训等专题定题服务。专题检索管理员要根据委托人提出的专题检索需求实行专题检索。如：主题简介等。

在相应委托业务完成后，还需要对生成的报告进行审核操作，因此审核员可对科技查新、论文收引检索、查重、专题检索委托任务完成结果进行审核。审核结果一般有两种，分别为通过与驳回，同时审核员还可查询到所有委托任务以及处理状态、费用、报告号等信息。审核员也可上传报告号扫描件以及发票信息。审核员用例图如图7所示：

图10 查新报告真伪流程图

系统数据管理员可根据设置不同分析时段、查新员、委托类型（科技查新、论文收引检索、查重、专题检索）、用户分析（机构类型、区域分布）、查新范围（国内、国外）、缴费状态（已缴费、未缴费）、报告获取方式（自取、邮寄）、分析内容（项目数量、业务金额）、目的分析（科技查新、论文收引检索、查重）、支付方式（对公转账、支付宝、微信）、发票状态（未开票、待开票、已开票）、图表类型（柱状图、折线图、饼状图）以整体统计、年度统计、月度统计以及全选四种方式进行分析统计，充分对平台内的数据进行有效管理。系统数据管理员用例图如图8所示:

4.3 查新平台网络支付与业务流程

为了便于用户及时获取报告，用户缴费模块采用转账缴费+支付宝支付+微信支付的方式。转账缴费流程：上传转账凭证→人工审核→更改委托单状态→完成缴费。网络支付流程：统一下单→异步回调→校验订单→更改委托单状态→完成缴费。缴费完成并用邮件+短信两种方式通知委托人，委托人可自行从委托历史中下载查新报告，实现了网络支付与业务流程的无缝对接。（图9）

4.4 查新平台的统计分析

为了能及时了解查新员及审核员的工作业务数量和业务金额的年度或者月度数据情况，同时方便制定下一阶段的工作计划以及员工绩效考核的制定标准，特别设计统计分析模块，该模块主要包括委托数据分析和查新员业务分析。

委托数据分析有委托类型、委托机构类型、用户区域分布、查新范围、查新目的等，通过选择分析时段及分析内容，可对查新机构某一时间段内整体业务量等信息做汇总展示，在查新需求高发期前对未来的工作做合理的统筹安排，优化人员工作协调及分工，加强查新人员的科研管理工作[10]。

4.5 查新平台自定义报告号规则、文件归档及其他

一直以来查新工作的档案管理需要人工整理，耗时耗力，且难免存在因人为因素导致的遗漏及错误。为了解决此问题在参考相关条例办法后，系统增加了文件归档功能，将所有附件按单个委托单整理汇总，以“委托报告-委托人-题名-附件类型”的命名方式统一压缩打包，数据管理员可自由选择时间段及委托单类型，一键下载。

平台的查新报告号采取默认+自定义的组合方法。具体为：4 位年份+委托类型+4 位流水号，例如：2020-CX-9999。前四位可在系统内自由设置，中间两位由委托单类型确定，后四位为所有类型委托单总数，不足则自动补全至4位。流水号初始值亦可由在系统内自由设置，数据管理员可根据自然年或业务年自行设置对应规则。

邮递记录模块，根据记录查新报告邮递信息、主要提供报告及发票等邮寄信息的回溯。此模块设计包含了查新报告的生成时间以及委托人员获取到查新报告的时间，为后续扩展预留了一定空间，在此基础上可进行更详细的分析，细化报告、发票等的邮寄，确保查新工作的及时性和高效性。

4.6 查新报告真伪验证功能模块

查新报告做为科研立项、成果评价、新产品鉴定和专利申请的重要技术文件，为了能够保证查新文件的客观性与公正性。平台设计了查新报告真伪验证模块，委托人可以通过选择验证方式并输入验证方式对应的信息进行报告真伪验证。查新报告真伪验证功能流程如下图10所示：

5 结语

查新平台正式上线运行后，细化了检索流程，规范了查新报告的流程，极大的简化了查新工作流程繁复的问题，同时大幅度的提高了查新工作的效率。但随着信息技术的不断进步，查新业务竞争也逐步多元化，使得现在的查新工作完全走向市场化。因此委托人员对于科技查新工作的要求也会越来越详细，查新工作模式也会逐渐发生根本性变化。届时，仅仅依靠人力进行科技查新评价、文献检索等工作已经不在完全适合信息化发展的路线，因此，对于查新平台中查新工作不断提高智能化问题是当前及未来一段时期内需要不断研究探索的重要工作。