文书档案电子信息化管理的方法探析

王 辰

（天津市城市建设档案馆，天津 300191）

随着信息化的不断发展，应积极响应电子化的趋势，分析存在的问题，重视人才因素，尽快实现电子档案管理的现代化。数据显示，越来越多的档案要求管理方式的变革，在对传统档案进行管理时，可借助数据库系统、文件管理系统和材料提交系统以及计算机中的关键词搜索系统使得资料的管理、查询、归档以及收集等更加规范。档案电子化的变革需要在较长的一段时间内逐渐完善，变革的过程总体来说还面临着工作人员素质、档案安全性以及人力物力缺乏等挑战。

1 文书档案管理现状

1）文件存在缺失情况。文书资料繁杂，且由多个部门提供，文件在进行归档之前可能存在各部门间相互传阅的情况，在缺少电脑扫描的情况下，只能待传阅完毕后再进行归档，此时文件大多出现损毁或是丢失。存档时文件的分类，如是否应进行归档、归档文件是否有期限要求等，这将在很大程度上取决于档案人员的业务水平，由此文件缺失和类别错误等就不可避免了。就目前来说，档案管理人员专业素质参差不齐，相对突出的问题主要包括年龄老龄化以及技能老化等，存在部分管理人员不会使用计算机操作等问题，即便是会使用也只局限于简单的操作，因此无法胜任电子档案的分类﹑提取、分析、加工、排列、索引等深层次的管理工作。因此现阶段的电子档案管理工作水平、质量以及效率都处于一种相对滞后的状态。

2）存档方式相对单一。就本院实际情况来说，文书档案数量相对较多，以往常采用纸张存储，没有电子资料也并未进行电子扫描。重要文件未进行备份，档案原件被反复借阅，因此文件极易丢失。同时20年以前的档案现已破损、发黄，查阅困难。当前文书档案的管理。若需查找的材料需要进行复印等操作，则必须拆掉装订线，完成复印等操作后再将材料装订归位。这样来回拆除再装订会损伤原始材料的完整性，除了对档案资料的完整、整洁、美观等造成影响外，资料丢失极易成为孤本。

3）查询困难。就目前来说，文件查阅相对麻烦。一般需要询问文件的年限、找到对应登记本、逐条筛选、登记号、翻找文件、复印。过程非常繁琐。若档案遗失或是年份不详，则需要对邻近的档案进行注意筛查，工作量巨大。就目前来说，文书档案管理工作大多还停留在纸质档案管理的阶段，一般处理方式是将档案材料进行整理后装订成册，若需要调阅相关的档案材料，需要仔细翻阅卷宗目录将其进行大体定位，随后需要逐柜逐本查找要找的资料，过程极为繁琐，整体来说费时费力。

4）重视程度不够。我国新形势下对档案管理工作重视程度不够，对文书档案进行管理时，尚停留在纸质文书管理阶段，不重视电子档案的存档和查阅，仅仅看到了电子档案应付查档的作用，而忽略了电子文书档案的运作、管理以及发展中的重要作用。部分领导尚未认识到纸质文书档案管理方式已不能满足现阶段各层次对档案的需求，同时，在电子档案改革过程中，人员配备以及资金投入都不能满足电子档案改革完善的需要。

2 电子化管理的必要性

1）更好发挥档案的价值。常见的文书档案主要有以下几类：业务类、行政类、党群类等，以档案均包含着大量信息，以上档案可以在日常行政管理活动中对问题以及资料等进行追溯和查找，为问题的解决提供一定的线索和依据，但以上档案数量以及信息量十分庞大，查找和存储均非常费时费力，仅仅依靠人工难以对其进行妥善处理，因此可以通过电子档案进行管理，可实现档案管理信息的快速筛选，便于制定应急预案并提出相应的对策，并可以将相关问题记录在册，避免再一次出现相类似的问题，电子档案的管理对发展以及运作影响重大。除此之外，办公室文件的传阅需要经领导签字，同时在不同部门间传阅极易导致归档延迟或是丢失。全院均需知晓的政策性文件也很难在较短时间内完成传阅。因此电子档案的实施可借助局域网完成快速共享，使得档案时效性有效提升，充分发挥其价值，同时其完整性也可以得到有效地保障。

2）多样化存档的需要。电子档案要求使用拍照、电脑扫描等方式完成档案的备份。这样可有效避免原件丢失的情况，变纸质为电子，管理和收藏更加方便，减少文件丢失和损毁的可能。管理的重要内容和目的。同时需要注意的是，随着信息技术的发展，办公自动化系统的使用和普及已是必然趋势，日常办公逐步向无纸化方向发展，无纸化办公不仅可以节省文件用纸、文件分发等过程的物质消耗，降低碳排放，保护生态环境，而且可以通过建立信息共享的统一格式的数据库系统，把文书档案的各种资料逐步电子化，按统一格式录入管理系统，实现文书档案电子化管理和智能化的管理。

3）提升档案室工作效率的需要。纸质资料的电子化十分有利于文件的统计、分类及储存，即便是再次遇到年份不详的文件，也可根据关键词对文件进行搜索，避免了逐一翻找文件，提升工作效率。

3 电子化管理的障碍分析

1）档案主管人员计算机水平和专业素养不能满足档案电子化的需求。对于电子信息管理者来说，其计算机水平参差不齐，特别是对于相对年长的人员来说，虽然其专业水平达到了较高的水准，但多年的工作经验使其适应了自身的档案管理方法，因此难以在较短的时间内实现管理方式的变革，同时这部分人员在计算机使用上一般存在较大的缺陷，因此其大多不愿改变现状，纸质档案和电子档案的融合就存在一定的困难。

2）人力物力投资大。在最初建立电子档案时，需要不断对人员进行培训，同时考虑到电子信息技术更新较快，信息系统和网络系统的运行也需要巨大的物力和资金投入，后期的人员培训、软件升级、设备维修等均需要大量资源的跟进。

3）电子化档案易损坏。档案电子化后，对设备的依赖度增加，若设备遭到破坏将会面临信息丢失的风险，档案的安全性得不到保证。计算机一旦故障，系统无法进行正常运行，就面临着重要资料遗失的风险。与此同时，设备的更新与长久保管资料之间存在矛盾，大量文件的积压可能导致设备读取出现问题，不能及时获取所需的文件。

4 文书档案电子信息化管理的方法

1）提升文书管理人员的专业素养。文书档案管理人员是电子化变革的直接参与人，因此只有这一部分人认识到档案电子化的重要性，才能积极参与到电子档案的管理中来，及时收集和保存珍贵的文书资料，提升工作效率。提升文书管理人员的专业和综合素养。电子文件的处理和形成等过程都需要相应的硬件、和计算机软件的支持；同时电子文件的提供、统计、鉴定以及保管等均需要特定的电子文件管理人员主要负责并实施完成。文书管理人员主要负责电子化档案的实施工作，因此对于工作人员来说，需要掌握的不仅仅是有关管理档案的相关知识，同时有关流程、活动的相关方面的知识也应适当了解。与此同时，工作人员还需要对相关软件的操作十分熟悉，掌握有关管理、信息技术以及网络安全方面的知识。为更好地落实电子档案的业务，可定期安排相关人员进行培训，促进员工职业素养的提升。除了专业培训之外，还需要提升相关人员对外语的重视程度，这样才能使管理跟紧时代的步伐。同时在档案电子化的实施过程中，工作人员也应与其他人员进行适当的沟通，提升个人业务水平的同时带动整个团队水平的提升。

2）制定文书管理的信息化制度。对文书进行信息化管理时，应保证规范化、科学化管理制度的建立。在档案管理方面，应建立起信息收集、保管、利用以及归档等一系列连贯的制度。同时在对档案进行管理的过程中，将相关的绩效考核纳入该管理制度中，使得档案管理合理化、规范化、科学化，使整个档案管理的过程呈现出动态化的特征。做任何工作都需要一定的标准进行制约。在电子文书的管理过程中，应将一系列的标准建立起来，并将其落实到信息资源中视频文件、图像文件、图形、数据库以及文本资料的管理中。以上类型的文件大多格式多样，单单文本文件就有PDF、TXT、DOC等多种格式。格式混乱对文件的归档造成了极大的困扰，内容缺失、重复等问题时常出现。因此在对电子文书进行改革时，应注意将电子文件的格式进行统一。电子文件的数据类型、种类、编号、著录，电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等都应尽力保证有效、真实、完整、齐全，便于后续的查找和利用。

3）完善文书档案的管理网络。一般来说，文书档案主要是上级主管部门进行管理，部分由各个部门进行单独管理，同时考虑到档案类别较多、信息量较大等因素，可以考虑建立综合档案室、部门三级综合管理网路，这样将有利于顺利进行文书管理，同时也使得电子档案内容的完整性、隐私性得到保障。电子档案管理制度的建立，应充分体现科学化和合理化。规章制度的建立应根据实际情况进行设立。制定简明扼要、切实可行的规章制度，同时需要体现合理化、科学化。必须根据工作实际情况建立规章制度，再结合日常工作的实际要求，制订出实用且简明扼要的电子档案管制度，同时需要保证档案管理制度的保密性、严肃性和规范性。

4）及时将文书电子档案资料收集入库。电子文件档案资料的管理工作落实情况的差异，在很大程度上受到档案工作人员的素质与责任的影响。因此档案工作人员除了需要十分重视自设专业素养的提升还需要加强自学，切实将自身管理档案的水平提升，在实践中不断探索档案管理新方式，通过多种渠道收集档案资料，主动与相关部门之间进行沟通和互动，做到不烦不燥，将资料及时收集起来，尽量不要等待对方上交档案，切实提升收集档案的效率。

5）提升网络管理安全度。在档案安全管理方面，应十分重视档案的备份和恢复工作，可通过对用户信息进行验证、限制访问、输入调阅口令、建立防火墙、借助先进杀毒软件等方式避免档案受到黑客或病毒的篡改或是破坏。需要指出的是，将档案进行备份也是一种重要的技术和安全策略，进行备份可有效应对网络存在的安全问题。对于常见的网络问题，应将数据恢复和备份系统建立起来，确保网络或是计算机在发生灾难性事故之后信息可以找回。

5 结语

综上所述，随着信息化的不断发展，应积极响应电子化的趋势，分析存在的问题，重视人才因素，档案信息资源的管理可根据其类别和专题进行多次加工，进行深层次的提炼和开发，切实将信息资源服务渠道拓宽，在部各相关部门间实现资源的有效传播和利用。同时通过档案信息管理系统将使与患者密切相关的信息的服务渠道向大众公开，尽快实现电子档案管理的现代化。