互联网+时代事业单位档案管理创新的策略探讨

苏小菲

（莱西市教育和体育局，山东 莱西 266600）

1 档案管理创新的必要性

由于现代信息网络技术的飞速发展，事业单位及其档案管理机构要充分发挥利用信息网络技术的巨大优势，充分发挥信息网络平台的重要作用，档案管理资源同样可以被充分地收集挖掘并充分利用管理起来。利用网络技术进行档案信息利用资源的整合开发，档案管理信息的利用储存量必然会不断扩大，档案管理信息的利用质量必然会不断提高，档案利用信息的资源结构也必然会发生变化，可以直接让整个档案中的信息利用资源发挥更大的发展作用。在互联网背景下，互联网在社会工作的各行各业的管理工作中已经得到充分运用，互联网不仅能够有效地使得管理工作更加合理有序化进行，而且大大提升了工作效率，节约了工作成本，能够有力地推动社会的演变，为社会工作发展注入新生动力，并且为各个行业提供更加有利的平台。将管理工作与互联网相结合利用现代科技的发展，促进管理工作的运行是资源优化配置的良好体现。由于互联网技术是利用新型的科学技术，因此能够有效地对管理工作中数据技术和云计算等方面进行科学合理的使用，使得管理工作有质的提高。相较于落后的人员管理，互联网运作下，档案工作管理的精确度更高，对大数据的分析和操作更加省时省力，是管理工作中必不可少的运作方式。

2 事业单位档案管理的问题

2.1 档案信息化水平不高

由于缺乏对开展档案管理各项工作的高度重视，不能在开展档案管理工作方面同时投入大量的资金人力以及财政资金等，导致部分事业所属单位对于档案管理各项工作难以得到充足的财政资金物力支持，无法引进先进的数字化信息管理设备，进而造成了事业单位档案信息化水平不高，档案管理水平较低。除此之外，部分大型事业所属单位由于缺乏健全的事业电子文件档案管理业务制度以及完善的电子档案业务信息化管理系统，使档案管理无法正常开展，更不能充分发挥出档案的重要作用。

2.2 管理不规范

纸质电子档案的管理使用保存时间相对较长，管理人员已经逐渐形成了及时保存管理纸质电子档案的基本意识。而由于这些电子文件档案的安全使用持续时间一般不长，档案管理人员单纯地认为只要将这些档案数据信息及时录入文件系统等档案存储设备就可以，疏忽了对于其他电子文件档案存储载体诸如u盘、移动硬盘、光盘等的安全管理，没有对其中的档案数据信息进行及时备份，并且由于技术缺乏统一的整合标准，各个部门按照自己的整合方式自行选择，技术的整合形式多种多样，这种复杂局面严重的浪费了大量资源，对事业档案相关信息技术资源的整合利用也会带来不利的社会影响。

3 互联网+时代事业单位档案管理的创新策略

3.1 完善管理制度

事业编制单位应能够承担和挑起新经济时代社会给予的重重挑战，创造良好的经济发展社会局面，各项管理制度的研究建立必须始终遵循一个科学、合理基本原则，能够真正地对保障事业管理单位整体档案资料安全起到有效保护、保管的重要作用，从而能够促进我国事业单位整体档案管理工作水平的不断提高。事业单位进行档案管理信息业务流程的管理优化，要切实做好单位档案管理业务流程规划定位和业务流程信息规划定位工作，保证单位档案管理信息的工作安全性与工作可靠性，并且还要切实确保单位档案管理业务流程规划定位的工作精准性与工作高效性，通过修订相关行业标准规定来明确规范单位档案管理者的业务工作形式，明确单位档案管理者的权责业务范围，细化单位档案管理业务相关工作规范，确保与履行事业单位管理职权及业务成本管理效益相一致，进而通过规范管理开展单位档案管理业务工作，为实现事业单位的持续长足发展需要提供可靠的事业档案管理信息服务支持。

3.2 提高信息化管理水平

针对事业单位档案管理工作开展信息化管理模式，需要使用到信息化档案管理软件。在进行档案管理系统软件的开发使用管理过程中，需要积极研究完善管理软件内部可能存在的安全漏洞，确保档案管理软件工作始终能够安全高效地顺利进行。通过档案软件的应用能够让档案信息的查阅和调取变得更加快捷方便，针对保密档案还能够使用保密管理模式，针对不需要保密的档案进行资源共享。档案管理相关软件需要不断地更新换代，新一个版本的管理软件在一定程度上已经能够及时完善和解决旧版本软件存在的不足之处，因此直属事业的机关档案管理相关工作人员需要及时有效地组织进行事业档案管理相关软件的更新换代工作，提升事业单位档案管理信息化工作的开展质量。需要根据自身档案管理的实际需求和实际水平，科学、合理地制定档案管理管理制度，并注重档案管理制度的落实，使档案管理工作能够有制度可依，有规章可循。要针对各级档案管理者的工作特点制定完善相应的管理奖惩机制措施，以此并举来有效约束和引导督促各级档案管理工作人员严格按照国家档案管理规章制度依规办事，减少甚至有效杜绝违规操作的各种情况同时发生。对于事业档案管理工作人员而言，在扎实做好事业档案管理相关工作的基础上，还要注重不断提升事业档案的安全管理工作业务水平，要构建防火墙以及杀毒软件等软件设施，并在计算机中设置安全访问权限，进而保障档案信息的安全，避免使档案信息被盗取或者被篡改等。除此之外，为了进一步提升档案管理的安全性，管理人员可以将重要的档案信息设置成只读模式，避免档案信息被人恶意篡改或者损坏，确保档案信息的完整性和准确性。

3.3 完善档案信息反馈系统

探索建立事业档案开发者与网络用户之间交互式的信息交流平台、提高事业档案资料编研产品开发的技术针对性等多种方式加以入手，充分发挥移动互联网络能够有效打破网络时空空间限制的巨大便捷性，让广大档案编研开发者对网络利用者的用户信息分析需求能够及时地准确掌握，从而为我国建立一个档案编研用户信息数据分析搜索引擎系统提供新的现实数据基础。除此之外，为了促使事业单位的日常档案管理信息更加准确且具有政策针对性，实现针对不同档案用户的需求实行档案信息共享推送等各种个性化信息服务，还可以考虑建立一套档案管理用户日常需求信息感知分析引擎，即通过建立以档案用户日常浏览档案数据、浏览工作时间等信息为数据基础的来进行需求分析的管理机制。在这种注重个性化提供服务的管理模式下，用户的服务满意度往往能够及时得到有效提升；同时其对事业档案管理机构队伍建设的指导意见和政策建议也为事业单位及其档案管理部门今后的管理工作发展指明了正确方向，从而有效地提高了事业档案管理相关工作的理论科学性。互联网+发展理念下的我国事业单位用人档案管理工作应当充分服务于事业职员、社会等人的现实发展需要，只有通过建立科学有序的用人档案信息数据管理信息库，提高我国事业单位用人档案管理的工作秩序性、互动性和信息共享性，满足政府相关行业主管部门的档案查阅管理需要，才能充分发挥我国事业单位用人档案在专业人才队伍选拔、作用、考核管理方面的重要价值。事业档案单位政府应当在坚持信息资源共享的发展理念下不断提高事业档案数据信息管理存储的安全永久性，注重研究构建一个有序、结构化和信息系统化的事业档案管理信息系统，允许与多个事业单位以及相关事业单位同时进行事业档案管理，为事业用户同时提供便捷的与事业单位相关档案的信息检索查询浏览管理功能，最大限度地避免事业档案管理数据出现错误，达到保证事业档案信息精准有效性的目标。

3.4 转变档案管理思维方式

网络化档案思维随着移动互联网信息时代的不断深入，档案管理的传统思维表达方式逐步发展趋于走向网络服务信息化。而移动网络化档案思维即是其所指，借助移动互联网信息技术，深度分析挖掘使用档案相关数据分析信息，并通过档案数据综合分析技术为日常使用档案人员及时提供更高使用价值的档案数据分析信息，避免了由于数据查找过程缺乏数据精确性以及反复重新查阅数据造成的大量时间资源浪费。而事业档案管理工作人员不仅可借助档案信息化管理软件，并根据事业档案信息使用管理人员的具体使用要求，进行所有相关事业档案使用信息的自动搜索与实时查找，还将经过查找后得到的有价值的事业档案使用信息及时推荐给具有档案使用需求者，以大大提高事业档案信息利用率。同时，通过相关档案信息智能检索数据库的系统构建，能够有效确保相关档案自助检索的信息准确性与检索及时性，并能够方便使用管理人员对相关档案信息进行自助检索查询、智能自助检索。转变信息化管理思维"互联网+"的大背景下，档案管理服务部门希望可以通过借助现代计算机信息技术、大数据等新技术共同建立起一套科学完善的各类档案相关信息采集管理服务系统，以便于实现各类档案相关信息的自动采集计算与实时归类。并将基于传统的各类纸质事业档案管理信息，通过系统数据库与传统数据压缩处理技术全部同时录入至纸质档案业务信息管理系统，从而逐步形成较为统一、完整的纸质档案管理信息系统数据库。档案管理信息库与数据库的综合构建，不仅能够有效实现各类档案的管理信息化综合管理，而且能够深度分析挖掘各类档案管理信息，提高琐碎化的档案管理信息的综合利用率与综合使用价值，从而为促进档案管理行业信息化发展提供数据化的支持。

4 结束语

综上所述，"互联网+"在我国现代化发展中具有极大的位置，而实现档案管理的时效性，并且促进完善档案管理，有助于信息的发展和时代的进步，这需要对"互联网+"时代的特点进行有效的分析，创造出更符合其社会发展档案管理制度，并对国内外"互联网+"时代下的档案管理制度的先进案例进行学习和借鉴，结合本土的发展需求，创造出符合其自身价值体系的现代化档案制度，促使其向着顺应时代浪潮的方向发展，并建立一体化的档案管理数据库，完善现有的档案管理制度。