互联网时代人事档案管理的思考

杨吉琼

（海南大学，海南 海口 570228）

1 互联网的特征和优缺点

互联网是指单台计算机通过一组通用的协议互相连接起来，相互连通形成一个个的网络，若干个网络又相互连通组成的巨大网络。互联网的优点是互联互通，方便快捷，不受时间、空间的限制。缺点是必须依赖必要的硬件设施，有安全性和稳定性的风险。

2 人事档案和人事档案管理工作

人事档案是指对个人的学历、经历、工作表现、薪资报酬、奖惩情况、社会关系等情况进行客观记录的一系列材料。人事档案管理工作就是对人事档案进行收集、鉴定、分类、保管、保护和利用的工作。

3 人事档案管理现状

1）当前人事档案管理现状。现阶段，相当部分人事档案管理单位的人事档案还是以纸质材料作为载体，手工管理为主的传统模式。

2）现阶段传统模式管理人事档案管理的优点。（1）现阶段这种以纸质材料作为载体，手工操作的传统人事档案管理模式优点是既保持档案的原始风貌，又保证档案的真实可靠，同时有利于保密管理。（2）现阶段人事档案管理的缺点。1.难以解决和阻挡档案的自然老化损毁。尽管一般档案室都对档案采取了防潮、防霉、防虫、防尘、防强光，防鼠、防火、防盗等八防工作，但是这些措施还是难以阻挡岁月的侵蚀，一些时代过于久远的档案材料由于时间过长的自然老化和纸张质量等原因，常常会出现发黄、发脆和易碎等现象，这种自然的老化是一般档案室难以阻挡的，也是对档案的保存和利用一个极大的挑战。2.查找和利用不便，费时费力、效率低下。传统的人工档案管理，查找全凭工作人员自己管理和记忆，极不方便。档案利用只能在档案保管地进行，而且也只能是人工一页页翻找，耗时耗力，效率低下。如果是跨单位跨地域利用，还必须派专人专门到档案所在部门办理，更是增加了人力物力的成本。3.传递不便。纸质人事档案的传递必须要把档案本身通过专门的途径进行传递，但随着社会的变革，人事制度的改革，各单位人员流动频繁，档案的流动性也随之加大，与之相对应的是人事档案的传递工作量也随之增加，这样频繁的人事档案传递将增加相关部门的工作量和经费开支。4.受时间和空间的限制。传统人事档案管理模式下，人事档案的管理和利用都必须是对档案实物本身开展工作，因此只能在档案所在地点，在特定的时间内开展相应工作，受时间和空间的限制。

4 人事档案管理引入互联网的好处和便利

互联网是由计算机之间相互连接组成的网络，计算机处理的信息是数字化的信息，因此，人事档案管理要引入互联网首先要把人事档案本身数字化，然后才具备接入互联网的基本条件。人事档案数字化并接入互联网有以下好处和便利：

1）数字化档案的优点。（1）不易老化，保存方便。数字化档案所用的载体材质多为光盘、硬盘等存储设备，性质稳定，与纸质材料相比，保存在这些载体中的档案不会老化，始终保留档案原本的样子。数字化存储设备容量大，体积小，易于保存，节约空间。（2）易于查找、查询。数字化的优点是可以利用计算机自动进行查找、查询，准确、方便、快捷，省时省力。（3）易于复制、备份，防止损毁、遗失。

2）人事档案接入互联网的优点。（1）省时省力，节约成本。现阶段要查阅一个的档案，必须有两名以上的人员专门到档案所在地进行查阅，如果查阅的人和被查阅的档案不在同一个地方的，查阅的人还必须出差专门跑一趟，不但费时费力，还成本高。如果人事档案能接入互联网，则可以省去这专门的奔波和开销。既省时省力，又节约成本。（2）不受时间和空间的限制，有利于提高工作效率。互联网的好处就是在网络上传递信息可以不受时间和空间的限制，只要有网络的地方，使用者都可以自由安排时间处理相应事务。人事档案如果能上网，使用者可以不用在规定的时间到规定地方查阅，而是随时随地都可以工作，极大地提高了工作效率。（3）有利于及时补充、完善人事档案相关材料。现代社会，整体人员流动性大，个人的人事变动也相对频繁。而人事档案的相关材料比如工资审核表、年度考核表等材料的产生相对滞后。有时人走了，材料才出来，不利于及时补充到相应人员的人事档案中，有可能会对相关人员新入职单位的工作及新的单位对该员工的客观评价和薪酬安排带来困难。对于一些规模较大的人才交流中心，管理的档案数量大，人员的流动性也大，如果大量出现这种档案需要后续补充完善，需要频繁、重复传递的情况，将对相关工作人员和工作经费带来一定的压力。但如果能利用互联网来传递，则方便快捷还能降低成本。

5 人事档案管理引入互联网技术的隐忧和现实问题

1）安全性和保密性的担忧。互联网是一个相对开放的网络，它方便的同时也有安全性和保密性的隐患。我们偶尔能看到某网站被黑客入侵或被病毒入侵的新闻见诸报端就是例证。而人事档案中有相当部分内容涉及个人隐私、单位业务等等，这些信息具有私密性和保密性，如果在互联网上传递，会不会被人截获或篡改？给个人或单位带来不可估量的损失或影响。或者有人冒用他人身份登陆网络进行非法操作。这些都是人事档案接入互联网值得担忧和考虑的问题。

2）硬件设施和稳定性的要求。网络具有一定的不稳定性，并且依赖电源、网络线路等等硬件设施，任何一个环节出问题将影响网络的运行，如果在关键时刻网络受到干扰或其他原因导致的不稳定或不能联网，将影响人事档案相关工作的开展及根据相应人事档案作出客观评价和正确的选择，也是人事档案接入互联网的另一个现实问题。

6 构建人事档案管理网络的思考

1）技术的问题。互联网有漏洞、有病毒、有黑客入侵风险等等都已为众人所知。但互联网已经走进了现代人们生活的方方面面。互联网的安全技术也得到了极大的发展，安全性也有很大提高。因此，公安、银行等关系国计民生的部门也都引入了互联网来辅助工作。人事档案工作接入互联网在技术上应该也有可以尝试的空间。一些与档案业务有关的软件公司也已经开发出了自己的人事档案管理系统，在技术上进行了探索和实践。

2）现实问题。笔者认为，目前人事档案还不能使用互联网辅助工作，根本原因一方面是人事档案的数定化程度还不高，缺乏使用互联网的基础条件；另一方面各软件公司开发的人事档案管理软件技术参数，数据结构，开发理念各不相同，而各个已经将人事档案数字化的单位，购买使用的软件也五花八门，各自为政，互相之间难以衔接、兼容，只能是各个单位自己内部使用，各单位之间无法做到共享共通。这些问题使得人事档案管理依然还在传统的轨道上运行，并没有进入互联网时代的社会大潮流中，人事档案管理中存在的与现行人事改革和社会发展相冲突的种种矛盾依然得不到解决。

3）将人事档案管理工作接入互联网的思考。计算机处理的信息和在互联网上传递的信息都要求是数字化的，因此，要使用互联网辅助人事档案管理工作，重点是广泛推进人事档案数字化。在此基础上，构建一个全国性的或者全省性的人事档案管理系统和一套相关的管理机制，使各档案管理单位相互联网，实名认证，相互之间在这个系统和制度下传递、查阅档案，共享共用，将有利于人事档案管理工作接入互联网的时代轨道。

7 结语

数定化、信息化是现代社会的基本特征，社会在向前发展，人事档案也不能脱离社会而独存。但人事档案涉及个人、单位和行业等的一些隐私和机密，作为这些秘密的保管者，人事档案管理部门和人员有必要且必须在做好安全、保密的基础和前提下，也不妨一点点尝试，慢慢跟上时代的步伐，与时俱进。