高校校友档案的信息资源开发

刘晓晨

（天津师范大学，天津 300387）

1 高校校友档案现状

目前，我国高校校友档案的建设工作仍然处于并将很长一段时间都将处于起始薄弱阶段。

1）校友档案保存度参差不齐。大多数高校仅保留了简单的学籍表、成绩单等简单的基础信息材料，更有年代久远的校友档案几乎查询不到具体的任何个人信息。

2）档案意识不强，缺乏对档案工作的重视。

高校领导和学生对档案的管理认识不足，保存不当，造成许多档案无人问津，无从查询。不仅限制了校友档案材料的更新，还会造成校友档案遗失，对校友档案信息的利用造成极大损失。

3）没有完善的校友档案管理制度。在我国的法律制度中尚缺少关于校友档案的相关法律，所以这为相关部门的档案收集提供了难度。而且很多高校对档案资料仅仅是进行简单的保存，数据库仍然是不完善的阶段，没有根据时代发展及时更新档案的管理制度[1]。

4）信息服务的主动服务意识不强。基于传统档案管理方式的影响，高校档案工作者更倾向于档案的收发与存放，而忽略了主动提供有关信息，进行信息开发。对于主动寻求档案帮助的需求者，他们更多是被动的应付工作，而不是主动的沟通与开拓信息来源路径。

2 国外家谱档案网站———Ancestry.com服务模式分析

与校友档案相仿的家谱网站Ancestry.com可以说是如今世界上最大的互联网家谱历史资源网站，其网站拥有大量的家族信息，可以为公众提供寻找家族的服务，为需要帮助的人，通过大数据的信息找寻过去。下面主要Ancestry.com为例进行分析和研究。

Ancestry.com的成功主要归功于以下四点。一是市场的需求，也就是需求者对于自己家族身份的好奇于探索欲。正是利用到大众的需求成功进入了这部分市场，Ancestry.com正是出自此处，实现了档案专业化服务。

二是值得信赖的网络体系。因为Ancestry.com家谱网站除了帮助人们寻求家人外，还成为家族联系的支点，且相较于其他的家谱体统，这个网站搭建的关系更为牢靠。

三是Ancestry.com公司的技术保障。具有成熟的技术团队，并且不是停滞不前，而是选择不断创新与研发，采取最先进的技术和设备，不断提出新的技术建设。尤其是在信息资源建设方面，与其竞争对手相比，Ancestry.com提供的产品与服务是在行业中领先的，完备的，顶尖的[2]。

3 对我国校友档案开发的启示

1）顺应时代发展，不断尝试的开发理念。国外家谱档案网站之所以能在行业中成为龙头，做的极其成功，主要是因为它们善于利用大众资源，并能紧跟时代发展，顺应时代需求，及时快速地对大部分受众人群的需求作出反应，并且满足他们的需求。而高校档案管理完全没有做到这一点，他们拥有校友这一稳定的受众群体，如果成功的借鉴这一做法，把所有校友放在第一位，秉承为校友服务，提供高校归属感，实现为满足校友需求的新理念而服务的宗旨，并不断尝试创新，学会多方面多角度的收集整合各位校友信息，建立丰富的校友档案服务信息库，一定能更好地凸显出校友档案的价值。

2）丰富馆藏资源，建立高校校友档案资源库。要实现充分利用，就必须具有坚实的资源库后盾，国外家谱网站利用站内站外包括线上线下资源的融合，打造了一个庞大的信息库，随着用户的增多，他们只会获得更加丰富的数据资源，高校档案库也可以运用这种模式，通过向各位高校校友征集，来建立一个庞大的校友档案资源库，形成一个线上系统网络，使校友档案成为一个行走的资源库[3]。

3）在利用资源的同时保证信息安全。大数据时代必须要面临的一个问题是网络信息安全问题，我们需要做到在充分利用档案数据的同时保证数据信息的安全。尤其是涉及某个人具体的信息时，一定要保证私人信息的出处，避免对个人造成网络伤害，我们建立网络信息库的目的是更好地利用数据信息，切不可造成消极影响的同时确保档案效用最大化。

4）积极引进现代技术，建立现代数字化信息库。要想实现线上数字化的校友档案信息库，必须借助现代技术，要想实现从传统到现代模式的转变，实现网上交互平台的服务，就要利用到全新的技术开发新功能，在保证线上网络信息的安全实行的基础上，加入技术保护，让数据库可以长久实现交流互换任务[4]。

4 校友档案开发具体措施

1）构建校友交流平台。要想让校友真正交流起来，一定需要一个平台，这就是上面有提到的线上信息库，这个平台的建设可以实现高校档案价值，为高校校友提供一个可以交流沟通的平台，要构建这样的一个平台，不仅仅是学校的责任，还需要各位校友的付出与积极配合。相关部门就在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出过，加快档案共享机制的建设[5]。

2）实现学校与校友双视角记录。校友档案线上平台的开展至少包括两部分：一是学校档案资源的保存，二是校友本身的信息保存。在现有的档案中，几乎全部是在以学校的视角记录校友的档案信息，没有校友个人视角的信息。于是，我们想要建立的平台，就要打破这个固有的传统模式，将学校与校友个人的视角相融合，更加全面的缔造出一个属于双方记忆的平台。

3）提供个性化的服务。我们知道家谱档案网站的成功，主要归功于其个性化的服务，可以准确把握用户的需求，针对其需要的方面进行个性化服务。当今社会逐渐变成了一个无纸化的社会，纸质钞票可以被网上支付所取代，纸质文件可以被网上接收，纸质成绩书也可以在网上查询，那么顺应时代的需要，学历与档案是不是也可以变成无纸化的呢，这就是我们提出的个性化服务。通过将学校记录收纳的纸质学籍与档案证明传上平台，变成数字化信息，那么我们便可以将这些数字化信息直接通过网络共享，减轻了存放重要文件的负担[6]。

4）为在校生提供有用信息与解答。在校生可以将这个平台视为一个挚友，一位老师，你可以将你对于这个社会的疑问与你对于这个专业未来的好奇，都可以在这个平台上问出来，当已经毕业的校友登录这个平台时，他们便可以解答你的疑问，你们可以像影子一样，看到过去与展望未来。让这个校友档案信息平台发挥它最大的作用。

5 结语

综上所述，对于学校而言，档案信息资源的开发是具有重要意义的，不但可以团结校友的作用，还可以充分实现资源的价值，并为社会的发展作出一份贡献。