核电单套制模式下设计业务系统电子文件归档问题分析研究

马 菁

（中广核工程有限公司，广东 深圳 518172）

数字化转型的深入，使得传统业务管理模式被系统线上为主的数字化业务管理模式所替代。核电行业通过多年信息化改革与实践，已逐步建立一套基于核电设计成品（电子文件）的单套制文档管理体系，即设计成品从生产到终端成果管控，已全部系统化流程化、单套制。

随着核电设计项目建设推进，核电设计领域仅设计成品管控和利用已不能适应核电设计对全过程业务数据、电子文件知识重用的迫切需求，因此，全设计业务过程电子文件的规范化、集中管理，并统一提供利用服务，已成为大多数核电设计院单套制管理模式下的必然。国家档案局对电子文件“确保应归尽归”的要求，推动了设计院对设计业务全过程电子文件归档管理的步伐：通过归档，固化业务数据，存储业务管理过程中的电子文件，使数据、文件在不依赖业务系统环境下被长期保存与统一利用，发挥其应有的凭证价值和信息价值，更好地服务于核电设计项目，成为核电文档人共同思考的问题。

1 概念界定

本文会涉及档案领域多个概念，且部分概念因核电行业的特殊性，有其自身内涵，故先将涉及概念做一说明。

业务系统，指形成或管理结构活动数据的计算机信息系统。包括办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统[1]。在本文中，设计业务系统为设计过程管理系统，该系统提供设计生产过程管理服务，涵盖内部提资、设计输入、接口管理、设计审查、设计变更、现场变更经验反馈、设计评审、SDM移交、设计验证等工作，存储着设计业务活动过程中形成、流转和办理的各类数据与电子文件。

逻辑归档，指在计算机网络上进行的不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

电子文件，指国家机构、社会组织和个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

档案管理系统，即企业的内容管理平台，应具备电子文件的采集、归档、编目、管理和处置等功能。

归档，将具有且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

设计过程文件，设计过程管理系统中产生的设计活动中的各类记录，一般指表单类型为“设计指导手册”、“设计变更影响分析单”、“设计评审单”、“内部提资单”、“设计验证单”的文件。

2 核电设计业务系统电子文件归档主要问题

2.1 管理主体之间协同问题

根据HAF003《核电厂质量保证安全规定》，记录是指为各项物项或服务的质量以及影响质量的各种活动提供客观证据的文件。核电厂在HAF003的指导下，有秩序地建立起保障核电质量的基础方法，形成核电厂特殊的质量管理体系，在该体系中，记录管理控制牵头责任单位是质量保证部门，记录的归档范围以及如何存储等程序制度建设应该在质保部门，对明确需要归档的记录，向档案部门移交，由档案部门进行归档管理。经过调研，我们发现，在记录作为设计过程文件归档过程中，存在如下问题：

首先，设计过程文件管理程序制度不够全面，主要表现在两个方面，其一，程序制度未能详细列明设计过程文件的归档范围及种类；其二，缺乏详细的工作指引指导设计用户进行设计过程文件的日常管理。其次，设计过程文件管理业务流程未能完全规范，一是设计过程文件业务系统功能设置不够全面，缺乏必要的文档前端控制环节；二是设计过程文件业务系统归档电子文件格式不规范；三是设计过程文件业务系统与文档系统接口不统一。最后，本该牵头的质量保证部门与档案部门协同不够，没有及时向各设计用户宣贯业务系统电子文件或纸质文件如何保管，导致设计人员不熟悉设计过程文件管理要求，缺乏主动性，线下流转的纸质设计过程文件未能集中保管，导致设计过程文件归档质量良莠不齐且存在缺失。

2.2 业务系统与档案管理系统归档集成问题

档案系统开发，一般都会早于业务系统，档案系统各项模块开发与应用已经趋于成熟，要实现与业务系统的连接，必然面临二次开发。

档案管理系统作为企业的数据中心，使用的是传统的接口服务构架方式，需要与业务系统进行数据交互，在数据层，会存在以下几点问题：第一，各业务系统的服务分散，难以集中管控，其次，每日定期同步服务，数据实时性较低；第三，无可配置化模块，当业务变更时，开发周期长；第四，缺少审计模块，错误数据难以跟踪，可靠性低，系统难以达到国家对电子文件的“四性”检测要求；最后，业务系统向档案管理系统的归档业务，存在电子文件的传递，消耗时间长，占用计算机资源多，特别是对于大文件传递，容易出现超时、程序内存溢出等问题。当然，数据层面在档案概念大大扩展的当下，由电子文件的定义来看，电子文件是“通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”，这表示业务系统电子文件的归档管理，还应包括大量的关系型数据库、GIS数据、三维数据、数字交付模型等数据态文件，这些，本质上是特殊形式的电子文件，而该类电子文件管理，和传统电子文件归档四性要求迥异，其管理重点“在于维系以文件内容为中心的逻辑完整”，更需要从数据层进行管理识别，为后续差异化管理奠定基础。

除了数据层面临的问题，在业务层，同样存在问题：

第一，业务系统电子文件分类与排列不能自动开展年度、保管期限、分类等职能整理。其次，公司对电子文件归档，按件、按卷整理同时并存，电子文件将流向档案管理不同模块，需要同时在业务系统和档案管理系统进行不同的处置规则、归档方式、整理规则前置，给业务系统和档案系统二次开发增加复杂度。

另外，在接口层面，为了实现业务系统与档案管理系统之间的数据通信与传输，必须开发相应的归档集成接口，不同系统间面临不同的技术选型、架构设计以及接口标准制定等技术性内容。这属于信息技术领域，需要一个再学习、解决问题的过程。

3 结论

根据文献调查与对公司内部系统实践调研，目前业界采用的主流归档集成接口开发技术有Web Service技术、中间库技术、ESB技术和Hessian协议。不同接口开发技术具备不同的技术特征和适用场景。

Web Service技术作为服务应用程序，它优势在于具有统一的接口与标准，无需针对性地开发，消息反馈及时，可采用加密措施。不足是系统开发需要同时进行，数据传输能力依赖于网络情况，归档集成数据量大时对服务器压力影响较大，不提供数据确认机制。

中间库技术也常用于解决两个系统间的接口问题。它是一种松耦合技术，不需要对业务系统和档案管理系统进行二次开发，易于统计监控，可直接利用中间库进行归档集成的数据统计、监控，能够实现大量数据的归档集成。

以上两项技术的结合，通过Web服务把数据缓存到中间库，定时任务取中间库数据进行归档，解决业务系统与档案管理系统归档集成问题。