浅谈学校人事档案管理的现状及对策

盛艳辉

（济南西城实验中学，山东 济南 250000）

1 概述

学校人事档案是真实和客观的反映教职工成长记录的凭证，全方面记录了教职工的工作经历、教学科研、工作能力、工作表现、继续教育、个人品德等方面的真实情况和材料汇总，他在学校资源的优化配置、单位选拔、人才培养、职务提升、退休手续、学校管理等方面的重要依据，发挥着不可或缺的作用。但是，目前人事档案管理当中存在很多漏洞，制约着学校的发展。

2 学校人事档案管理工作现状与问题

学校人事档案管理的工作在学校与教职工的成长是环环相扣的。档案管理的工作，每一个环节都要按照明确的规章制度和流程来执行，但是传统的管理方式和理念，开始暴露出不足之处，与现代化的教学理念和方式不符，已经成为学校管理工作高效运行的阻碍之一。总体来说，学校人事档案管理的工作，主要存在在以下三个方面的不足。

1）学校领导层对档案管理工作缺少足够的关注和资金支持。目前很多档案存放的环境很差，有的直接把库房作为档案室档案，储藏的基础条件差，潮湿的环境或者直接吧人事档案随便放在某个柜子里。这些现象对人事档案的管理极其不利，一方面容易使他人轻易接触到人事档案，造成人事档案的丢失和篡改，对于需要保密的内容也无法做到严格保密程度；另一方面，由于缺乏相应的档案管理设备比如干燥防潮的设备和灭火器，这就对人事档案的长久保存造成了威胁。没有专项的资金对这方面进行投入，这种状态已经不能适应学校发展和教学工作的实际需求，使得档案价值得不到有效的发挥。

2）缺乏档案管理专业人才，管理方式较为落后。学校的人事档案管理工作具有较强的专业性，需要管理人员对档案材料具备一定的识别、分类、归纳、鉴别等方面的能力。目前很多学校人事档案管理工作从业人员，专业不对口，而是从其他岗位调过来的，也有可能身兼数职或者年龄比较大快退休的工作人员，不具备专业的知识也没有系统化的培训，完全不具备档案管理的常识，只能担任材料收集和装订的工作，人事档案材料不能实现较为完整的归档，保存不完善，为后期相关工作的顺利开展埋下很大的隐患。很多学校主要是采用“堆放式”存放，查阅和调取费时费力。严重影响工作的效率，在交接档案手续时，不安严格的执行档案流程，该检查的没有检查，忽略交接流程等问题极容易造成档案遗失。很多有价值的材料，在不同的部门或者分散的个人手中掌握，破坏了学校人事档案的完整性，直接降低了他的使用价值，从而导致人事材料分类混乱，无法为学校提供准确的数据支持。

3）学校档案管理的基础设施建设滞后以及没有明确的工作流程。目前很多数学校的人事档案管理工作还在使用纸张对资料登记和管理，没有采用电子数据库管理，学校的人事档案内容比较多，庞大的人事资料通过人工不能有效地记录，归纳和整理。很多学校没有设立独立的档案管理室，缺乏科学的、系统的档案管理流程，严重缺乏完善的工作流程。信息化水平较低导致其中部分工作的开展受到限制，在收集和处理信息、数据的过程中难以实现分类归纳。一些学校在开展信息化管理过程中，过于注重学生成绩的提高，对有关人事档案的管理重视不够，对人事相关工作的档案整理也重视程度不足，职工在查找相关资料时耗时耗力，达不到信息化建设要求。

3 解决学校人事档案管理困境的解决措施的对策

1）引进专业档案管理人才，经常性对现有工作人员进行培训和专业提升。（1）档案工作人员是档案工作中具有能动性的主体，教育局应该聘用不同类型的专业人才从专业的角度来说优化专业结构：例如：档案管理专业、外语专业、计算机等专业，同时充分考虑档案工作人员的学历、年龄、工作年限等方面的内容，有利于良好有序梯队建设，尤其现阶段及时招聘一些专业性的人才，尽快让学校的档案管理工作尽早步入正轨。（2）另外，目前有很多档案管理人员从不同的部门借调过来或者学历比较低，不具备专业档案业务知识和，同时对现代化管理技能更无从谈起，因此，经常对这些工作人员组织不定期的培训。通过定期知识培训的方式，促使人员改变传统的档案管理偏见，不断地学习新的知识，提高每个工作人员的业务水平。

2）推动学校人事档案管理的标准化和精细化。加强学校人事档案管理工作步骤和流程都标准化，这样不仅使不同的工作人员有章可依，同时提供便捷、高效的服务。在每一个工作环节都要有标准化的管理方案，例如：明确细化归档的范围，明确手续是否符合规范等方面的内容，做到有据可依，避免资源浪费，避免大量的重复性的劳动，因此，标准化和精细化的档案管理是社会发展的必要趋势。

3）提高专项资金的支持是传统的档案管理方式和现代化相结合。提高学校人事档案专项资金的支持，引进一些现代化的设备和管理系统，没有这方面的支持，相关领导对这方面还是不重视，管理水平有可能严重滞后他的发展。传统的档案管理方式，工作内容简单，服务范围也十分有限，传统档案服务方式并不是一无是处，但是对档案信息泄密，工作效率低下，档案原件的重复利用容易丢失等防方面的问题。学校应基于自身的发展状态，引入现代化的科技手段，为工作人员的无纸化办公提供有利的物质环境，尽可能克服原本落后的管理办法。对现有的现代化管理系统予以优化，促使各个部门之间加强合作，将校内的所有档案进行统一管理，降低档案信息遗漏或者重复的可能性。

4）学校人事档案信息化和数字化。学校人事档案管理信息化是指管理手段的信息化，具体地说选择专门的人事档案软件，用以采集、分类、检索、存储、开发等，将信息化应用于人事档案每一个环节。将传统的纸质档案转化成数字化信息，并且建立相应的人事档案管理数据库。这样改变原先通过人工操作，查询和调阅效率非常低下，人事档案信息化和数字化后，只需要在客户端输入“关键词”，即可自动查阅到相关信息，为人事档案提供便利。

4 结论

综上所述，学校人事档案管理工作在新时期面临诸多挑战和机遇，成为此项工作进行转型的重要节点。档案管理在学校发展过程中扮演着重要角色，是学校选拔、任用、培养、考察等方面的重要依据和材料。新的形势下，改变传统观念的影响，对人事档案的重要性认识并不深刻，同时改变传统的管理模式，加强人事档案管理的工作人员培训，注重人才梯队的建设，引进先进的管理理念，是档案管理慢慢信息化、标准化，提高工作的效率，从制度、人才和资金等方面加以扶持。学校人事档案管理水平的提升有利于人事制度改革深入、管理效率提升、利于人事档案原件保护等。使学校人事档案为人才的发展和流动提供更加高效、便捷的服务。