信息时代下图书档案管理工作面临的问题及对策

张芬萍

（内蒙古鄂尔多斯市中心医院，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

档案管理对于企事业单位都具有重要的意义，通过档案管理不但可以分门别类实现信息管控，同时还可以随时对各种资料进行调用，对于企业实施精准、高质量决策具有重要的参考价值。

1 信息时代下图书馆档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理人员缺乏信息安全意识

现如今计算机技术的大量应用普及，很多企业单位并没有意识到计算机应用过程中的潜在风险与维修因素，档案管理作为图书馆的重点工作部分，经常会发生一些管理文档资料的计算机系统被黑客入侵导致信息的泄露，给图书馆带来一定的损失。因为图书馆档案管理中会有很多类型的文件存在，其中不乏一种重要的研究文献和重要价值的信息资料，相关内部管理人员由于缺乏信息安全意识，无法及时做好保障措施，导致这部分信息档案受到安全威胁。

1.2 管理模式不符合当前发展现状

从图书馆档案管理的发展模式来看，科学规范的管理模式可以减少后期档案管理过程中出现的问题。目前，管理模式的效率不高。管理者没有科学的管理思想，对当前的发展状况没有清醒地认识，管理模式过于传统，不会运用现代科技创新思维来管理图书馆档案，影响图书馆档案管理的进步。从管理模式来看，科学合理的管理模式可以减少后期档案错配的问题和风险，提高工作效率，避免较大的管理差距和风险，在实际管理过程中，专业素质不高，认识不够，一些管理者没有选择科学的管理模式，导致目前的管理模式与实际应用领域不匹配，影响了管理的作用。

1.3 信息档案管理机制不完善

大多数图书馆机构在档案管理时没有在内部设置主观的管理部门，对管理人员的职责划分不明确。在信息化时代背景下，图书馆对档案的管理机制存在很大的不合理性，影响了图书馆档案管理的信息化发展进程。即使有一些图书馆档案在管理过程中建立了相应的管理机制，但只是制定了很少一部分管理制度内容，并没有真正起到效果，对相关工作岗位的职责划分模糊不清。

2 信息时代背景下档案管理工作的优化策略

2.1 加强人员队伍建设

图书馆档案管理工作面临多个方面的发展阻碍，关于人员队伍素质的管理与建设是导致管理工作无法正常开展的重要原因之一。由此，图书馆机构应该重点培养专业的管理人才，强化在岗学习能力的提升，将综合素质培养纳入人员管理体系，对管理人员各项综合素质进行定期考评。在招聘图书馆工作人员时，要注重考查其学习背景和学习能力以及专业技术水平的高低，尽可能让招聘来的人员能够快速上手管理工作，减少档案管理工作方面的成本，提升管理人员队伍的水平能够促进图书馆档案管理工作效率。另外，在人员队伍的建设过程中，可以参考同行业图书馆的成功管理经验，在绩效考评和多元化的评价策略支持下开展管理活动。

2.2 改善管理模式

结合当前档案管理工作的实际实施，信息技术应用存在诸多不足，结合档案管理创新的需要，要不断优化信息档案管理的关键环节，通过管理体制和管理模式的创新来提高管理质量，员工在管理模式上要推陈出新，在服务水平提高的同时提高服务质量。其次，与传统的档案管理模式相比，要建立完善的档案管理体系，满足档案管理多元化发展的需要，以满足不同层次人员对档案管理的需求。在实际工作过程中，需要根据工作内容进行整理和档案管理。在这个过程中，我们可能需要做好信息软件的设置和备份。在实际备份过程中，我们可以根据单位制定相应的技术标准和操作措施，这样可以加强档案管理的模式，也可以把工作中的细节搞清楚、加强，有利于硬件技术处理信息方式的升级。

2.3 建立完善的办公室档案管理机制

在当前信息时代，办公档案管理必须注重档案资源的利用和安全保障三个方面的制度建设、信息化建设，促进企业办公档案管理向信息化发展。设立专门的办公室档案管理部门，根据企业规模和档案管理的实际情况，设置相应的人员组织；其次，要根据管理部门的相关内容，建立相应的管理机制、岗位责任制、考核制度和奖惩制度。必须有一套全面、完善的管理制度，有效地约束员工的工作行为，促进员工工作质量的提高；要以信息化建设为办公档案管理机制的突破口，以资源体系、利用体系和安全体系建设为基础，实现办公档案管理数字化平台建设；邮政企业单位办公档案管理机制必须与企业文化和企业其他规章制度相结合，充分发挥企业单位办公档案管理的职能和作用。

3 图书档案管理工作的重要性分析

在图书档案管理系统中，重要的功能有图书检索功能、图书借阅归还功能、新书录入功能等。图书管理员在查找图书之前，应先输入图书馆的图书。传统的输入法浪费了大量的时间，消耗了工作人员的精力。手工输入会有错误。图书馆管理信息化建设实现了图书借阅管理的便捷，实现了传统图书借阅信息系统在计算机网络中的数字化处理，避免了传统手工操作造成的登记错误。其次，仓库外的图书登记信息非常完善，便于管理人员清点图书。之后，在读者远程终端上对数字化图书进行选择性阅读，操作简单。

4 结束语

信息时代改变了人们的工作方式和档案管理习惯。新时期档案管理的实施需要适应信息技术的应用需求和实际特点。要避免工作观念管理模式中存在的问题，就要贯彻工作观念管理模式，同时做好数据库的建设和管理。在这个过程中，我们需要提高工作人员的专业素质，以适应信息技术发展的要求，从而最大限度地做好档案管理的具体工作，真正实现信息管理的作用和价值。总之，在信息时代，办公档案管理面临着许多挑战。为了快速提高新时期企业办公档案管理工作水平，必须对这些实际问题进行优化和完善，使办公档案管理充分发挥其功能和作用。