“互联网”视域下高校档案信息化建设中的问题及解决方法

刘 珊

（哈尔滨理工大学档案馆，黑龙江 哈尔滨 15000）

档案信息化建设中管理人员应学会运用信息化的管理系统整理档案，这样能够在短时间内高效完成归档工作，这不仅提高整理档案的效率，还改变落后的管理方式，从而在档案管理中运用数字化、信息化的管理模式进行档案管理工作，使档案管理方式非常先进化，将先进、高效的档案管理方式落实到归档中，能够快速整理非常多的档案和诸多的资料、文件，体现出在新形势下，加快档案信息化建设速度，有利于做好档案管理工作。

1 “互联网”视域下高校档案信息化建设中存在的问题

综合分析“互联网”下高校档案信息化建设中存在的诸多问题，总结出档案管理中管理人员运用信息化的档案管理系统不灵活，从而在归档时将不同的档案整理在一起，造成档案整理非常混乱，由此在日后找档案时，发现档案归类的齐全，并且不注重将档案分类整理好，这不仅出现档案丢失的现象，还难以快速找到所需的档案，这说明管理人员的信息化水平有待提高。除此之外，整理档案的过程中仍然依靠人力归档，耗费很多人力归档，很难高效完成归档分类的工作，致使档案管理工作效率低下，档案管理效率提高不上去，无法在规定时间内完成归档工作，表明落后的档案管理方式急需改进和创新。同时在互联网的时代下对于运用信息化的档案管理模式不重视，以及不注重将档案整理成电子版，所以才会在档案管理中出现档案整理速度非常慢的现象，对此应当尽快落实有效地解决方法。

2 “互联网”视域下高校档案信息化建设中问题的解决方法

1）运用信息化的档案管理系统。当前，在互联网背景下，推动了高校档案信息化、网络化的建设，在建设中高校开始大力建设电子阅览室，以及配备计算机，以此方便档案管理人员在工作中使用计算机整理学生的档案，整理档案的过程中管理人员积极改变落后的管理方式，从而在管理档案时通过运用信息化的档案管理系统，能够高效整理学生的诸多档案，整理档案时管理人员运用档案管理系统，将不同档案按照归档时间和档案内容进行分类，然后运用信息技术和计算机技术归类整理档案，在整理过程中管理人员灵活运用先进的信息技术和档案管理系统，以此在规定的时间高效归档，并且在归档中无需耗费大量的人力，只需运用快捷的档案管理系统就可以快速整理学生的学籍信息、获奖信息、参与活动的详细信息和学生的参赛作品，将这些大量的信息和档案分别整理到档案管理系统中，有利于保管学生的档案信息，同时运用信息化的档案管理系统整理档案，能够加快档案整理的速度，以及更好地保管档案。

2）运用信息技术整理档案。随着科学技术的快速发展，推动档案管理加快信息化建设速度，由此在建设中高校积极推出自动化、先进化的档案整理系统，管理人员运用此系统管理档案，能够高效归档，并将不同档案整理到不同的文件中，便于日后查找档案信息。此外，还可以运用信息技术建设档案信息数据库，运用数据库整理档案和信息，有利于实现自动化归档的目标，运用自动化的系统和信息技术整理档案，不但节约人力，还提高整理档案的效率，高效归档大大加快了整理档案的速度，体现出对档案整理进行信息化建设，有利于提高档案管理工作的有效性和便捷性。管理人员运用非常便捷的归档方式整理档案信息，就可以快速根据档案内容进行归档，这说明档案管理中运用的归档方式和信息技术具有信息化、自动化的特点，这一特点体现在管理档案时，管理人员无需耗费人力整理档案信息，运用信息化的档案管理模式和自动化的管理系统，就能够高效完成归档分类工作和整理档案的工作，进而提高档案信息整理的实效性和先进性，同时取得不错的管理效果。

3）运用整理档案的软件。在网络时代下，档案管理人员开展工作时，可以运用整理档案的软件，运用先进的软件能够快速查找档案信息，并借助档案软件将各种学习信息记录在软件文档中，或者按照档案内容进行归档，使档案管理一体化、信息化、先进化。另外，管理人员管理档案的过程中灵活运用软件，可以将非常多的档案信息以文件的形式保存到软件当中，学生可以下载档案软件就可以查找到自己的档案信息，这不仅方便学生查找自己的信息和档案，还通过运用整理档案的软件，能够保证管理的档案具有完整性。同时，在互联网的背景下管理人员学会运用创新、先进的档案管理方式，将学生档案分类整理成文件，将不同的文件进行编码归档，并随时根据学生档案信息的表动情况，完善学生档案信息，有利于提高学生档案信息的完整性，以此做好档案整理工作。

4）将档案整理成电子版。纸质版的档案、资料不仅容易损坏，还不方便保管和管理，因此，高校档案管理人员应在新时期的背景下积极运用信息技术，通过运用先进的技术和电脑能够将纸质的档案转变成电子版的档案，从而在进行档案管理时，管理人员就可以运用电脑、互联网、信息技术对档案进行加密保存、备份，并将不同的档案分类保存在不同的文档中，然后根据档案内容编写档案保存日期、档案名称、档案类型，以此便于日后找到所需的档案，同时对档案进行加密和备份，有利于提高档案保管的保密性。此外，还可以将电子版的档案和不同的资料保存到信息化的档案数据库中，这样一来，能够将电子版的档案保存完好，进而避免出现档案损坏、档案丢失的情况。因此，针对比较多的档案，管理人员进行档案管理工作时，就可以运用信息技术将档案整理成电子版本的，电子版的档案既便于日后查找和调取，又能够借助信息技术加密电子版的档案，使档案的严密性得以提高，所以说，管理人员应重视运用信息化的管理方式整理档案，以此提高档案管理工作的效率。

5）提高管理人员的信息化水平。在互联网视域下档案管理人员必须学会运用信息技术管理档案，如果管理人员不懂得如何运用信息技术管理档案，难以提高归档效率和管理水平，因此，高校应定期培训管理人员，在培训中引导管理人员学习操作电脑，并在培训期间要求管理人员学会运用档案管理技术、管理系统、管理软件整理档案，由此使管理人员积极按照要求学习信息化的归档方式，从而在不断学习中管理人员能够灵活操作电脑设备整理非常多的档案，整理档案时管理人员运用档案管理技术和计算机归档、备份档案、分类整理不同的档案，以及借助信息技术给不同的档案加密、设置密码，有效防止档案被盗取，同时避免档案出现丢失的现象，所以说，高校除了加强档案管理，还应引导管理人员学习运用信息技术，以此提高管理人员信息化水平。

3 总结

综上所述，在信息化、网络化的时代下，高校积极改变落后的档案管理方式，从而在对学生档案进行管理时，将信息技术运用到档案管理中，由此借助信息技术建立电子版的档案，同时还可以运用档案管理软件整理诸多的档案，并要求管理人员学会运用信息技术进行档案管理工作，使管理人员在管理档案时能够灵活运用先进的技术整理电子档案，这不仅提高归档效率，还提高管理人员信息化水平。