电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合探究

刘 娜

（滕州市公共就业和人才服务中心，山东 滕州 277599）

与现代化的电子档案管理模式相比，传统的档案管理模式存在时间较长。在信息技术快速发展的今天，档案管理的工作量不断提高，且档案提取的效率要求越来越高。传统档案管理模式的缺陷，已经影响了档案管理工作的效率。认真分析电子档案管理与传统档案管理的利弊，寻找二者的相同点与不同点，利用有效的方式推进二者融合，共同作用于档案管理工作的优化，是每一位档案管理工作人员探究的重点。

1 电子档案管理利弊分析

首先，电子档案管理的优势。其一，电子档案管理的效率相对较高。从电子档案管理手段来看，管理者可以在明确个人需求的情况下以最快的速度找到所需要的档案资料，管理者也能够结合数据库中的档案信息，利用软件完成分类与整理工作。在电子档案管理模式中，档案资源的信息化处理和网络化使用更为方便，管理效率明显提高。利用电子档案管理系统，有效存储电子档案信息，分类整理电子档案信息，在有需求时快速提取，是电子档案管理的重要模式，也是当前应用最广的模式之一。其二，电子档案管理成本相对较低。与传统档案管理方式不同，电子档案管理模式中，档案信息的存储和管理都以网络化或信息化的方式完成。这样的管理方式，共享了电子档案信息，也让电子档案信息的调用，突破了时间和空间的限制。不仅优化了管理流程，还极大地降低了档案信息的管理成本，让档案的存储管理和使用流程更加顺畅。

其次，电子档案管理的不足。其一，电子档案管理模式具有安全隐患。在诸多档案管理优势之中，电子档案管理模式的安全性一直为管理者所担忧。因以网络为平台，为媒介收集整理和调用档案信息，致使电子档案管理工作的安全隐患较多。特别是公共档案在分享和调用的过程中，因缺少管理权限，会致使机密资源泄露。加之当前网络系统具有不稳定性，黑客的攻击、病毒的入侵都会影响档案资料最终的完整性。其二，电子档案管理模式的依赖性较高。在利用电子档案管理模式的过程中，管理者必须要依靠硬件设备，比如计算机，也要依靠与档案管理相关的软件系统。除此之外，还需要互联网环境的支持。在电子档案管理过程中，如果硬件设施出现问题，很容易影响档案信息的完整性。软件系统出现错误，也会影响电子档案信息的管理效率，使管理成果远不及预期。此外，电子档案管理所依赖的硬件设备和软件系统需要及时更新，定期维护。电子档案管理模式虽在一定程度上降低的成本，但花费在硬件设备和软件系统上的费用并不低。

2 传统档案管理利弊分析

首先，传统档案管理的优势。其一，传统档案更有利于原件的保存。在传统档案管理模式中，档案的原件是极为重要的资源，必须要合理保存。也正是因为如此，传统档案管理工作者需要有相对专用的工作场所，传统档案管理对管理人员的专业性要求较高。在传统档案管理模式中，档案原件保存质量相对较高，且保存时间长。具有特殊意义的档案原件，格外需要保护。传统档案管理模式，能够在最大程度上保护档案原件的安全和使用质量。其二，传统档案管理流程周全。在传统档案管理模式中每一个环节都有明确的要求和严格地执行标准。以档案的借用为例，在借用档案时，不仅要说明借用理由、借用人、借用时间、归还时间，还要统计其他诸多信息。保证档案资源在调用过程中的安全，明确档案资源的去向。

其次，传统档案管理的不足。其一，传统档案管理工作场所要求高。从传统档案管理的大环境来说，档案存储地对湿度和温度要求较高。因此，档案管理工作场所应当具备充足的除湿设备和加热设备，以此来实现档案存放地恒温的目标。其二，传统档案管理成本高。为了达到档案保管场所的特殊要求，需要在相关设备上投入较多资金。这一部分资金，是为保证档案材料安全性而无法省去的。也正是因为如此，传统档案管理的成本较高。除了档案管理场地与必要设施的投入，在传统档案管理过程中，还需要更多的人员配合。人员成本、环境维护成本等，让档案管理成本大幅度提升。

3 电子档案管理与传统档案管理的整合分析

3.1 推进电子档案管理与传统档案管理的共存

传统档案管理和电子档案管理的共存，是档案管理工作发展的重要趋势。二者可以共存，是因为纸质档案管理和电子档案管理有着千丝万缕的联系。电子档案，是由纸质档案发展而来的，是纸质档案的数字化存在形式。每一个档案管理工作者在接收到档案时，都需要将纸质档案转变成为电子档案，再对电子档案加以分类和管理。因此，在实际档案管理工作中，电子档案与纸质档案是共同存在的。对纸质档案进行电子化和数字化处理，是为了实现档案的高效管理。在社会生产和生活节奏不断加快的今天，人们越来越适应信息化特点，对电子档案的重视度更高。但电子档案所存在的缺点，让纸质档案与之共存的意义越来越大。电子档案容易因安全问题遭到损坏，而纸质档案在合理保存过程中不易损坏，且能长期存在。将纸质档案管理与电子档案管理有机结合在一起，相互提供保障，有利于档案管理工作质量的提高。

3.2 促进电子档案管理与传统档案管理的互动

在纸质档案和电子档案共存的基础上，加强纸质档案与电子档案的融合，使之相辅相成，发挥更大的作用，提高档案管理的水平，有利于档案管理系统的优化。纸质档案管理与电子档案管理拥有两个独立的系统，拥有各自的特点。在优势相互配合的前提下，推进档案管理工作，能够极大提高档案管理的工作效率，也能对未来档案管理工作发展方向产生积极影响。将传统档案管理中的专业人员与电子档案管理现代化手段相结合，对档案管理工作的影响不言而喻。

4 结语

综上所述，在探究电子档案管理模式与传统档案管理模式融合的实践中，档案管理拥有了全新的工作模式和管理形式。档案管理的效率提高，成本降低。传统档案管理与电子档案管理各自有优势和不足，要切实提升档案管理的综合水平，就应当把握好二者的优势。以强强联合的方式，融合电子档案管理和传统档案管理，促进档案管理工作的整体优化。