信息化视角下对行政事业单位档案管理的科学化思考

江火清

（古田县临水宫管理委员会，福建 宁德 352200）

行政事业单位的档案管理是一项比较复杂性的工作，在信息化时代，应当结合先进的信息技术对档案资源进行科学化的管理。信息技术的有效利用可以极大地提升档案管理的整体效率和质量，但是同时也应当注意当下的档案管理还存在着一定的不足之处。在随着时代的发展应当不断地改进和完善单位内部档案管理的规章制度并及时组织档案管理人员学习最新档案管理技术，使档案管理工作更好地适应信息化社会的发展需要。

1 行政事业单位档案管理科学化的重要意义

档案管理是一项基础性强的工作内容，具备非常突出的服务性以及管理性特征，在行政事业单位的改革建设当中，有着不可忽视的积极作用。伴随信息化时代的到来，行政事业单位的改革工作也进入到了一个全新阶段，怎样提升档案管理的科学化发展水平，助推单位的科学有序发展，已然成为当务之急。档案管理科学化是行政事业单位档案创新的必然选择，其作用主要体现在：一是档案管理科学化的紧迫性。在互联网和新媒体设备日益发展创新不断的情况下，人们的生活方式和以往相比发生了极大的变化。传统档案管理模式已然被时代淘汰，助推档案管理的系统规范以及网络化发展已成为档案管理的新目标。在这种新形势下，我们需要跟进如今的社会与科技事业发展趋势，加大创新改革步伐，重视提高档案管理科学化水平。二是档案管理科学化的必然性。从本质上看，档案管理是行政事业单位发展史的载体，涵盖单位过去各个工作落实过程当中的真实情况，档案管理科学化也能够促进单位高效有序运行。领导与单位决策者能够透过档案管理，掌握单位基本情况，在此基础之上调整以及确定出单位的创新发展战略。单位领导也可以发现优秀人才，提高人才选拔有效性。基层工作人员可以结合档案了解过去的工作状况，及时调控工作目标，促进自我发展和提高。三是档案管理科学化的重要性。在行政事业单位改革进入到新阶段之后，政务、财务与人员公开成为新时期的必然要求，要达成这样的要求和目标，就需要构建科学民主的档案管理制度。通过科学化的档案管理，可以实现对单位发展状况的监督监管，也能够为单位在未来阶段的长效运行指引方向，从而助推行政事业单位深化改革。

2 信息化视角下行政事业单位档案管理科学化现状

2.1 对档案管理工作的重视程度不够

虽然近些年行政事业单位越来越重视对档案的管理工作，但是整体的档案管理水平和发达国家相比还具有较大的距离。行政事业单位里的领导对该工作不够重视是一个关键因素，导致在档案管理的过程中没有一套完善的管理制度和监督体系。我国行政事业单位和其他单位具有不同的特点，其内部的档案比较多，档案管理者对最新的档案管理技术也不够了解，使得档案的整理管理水平十分低下，没有深入植入最新的科技水平，档案的管理整体来说较为混乱。

2.2 档案管理的水平较低

近些年虽然信息技术和计算机水平取得了突飞猛进的发展，但是在行政事业单位内部的档案管理并没有充分的运用最新的技术，很多事业单位档案管理过程仍然处于比较低的信息化水平仍。在行政事业单位内部还存在着管理技术杂乱的状况，档案的管理工作的随意及档案管理设备的落后，导致档案管理工作完全没有办法适应最新的需求，再加之一些陈旧的办公设备无法满足信息的有效共享与管理的目的，这将对档案管理信息化科技化造成巨大的阻碍。

3 信息化视角提升下行政事业单位档案管理科学化的措施

3.1 强化对档案管理的重视

在新时期，随着信息化水平的逐步的提升和被广泛的应用，此背景下想要使档案管理的水平得到提升，最关键的就是事业单位内部的领导意识到档案管理的重要意义，并进行观念的转变，进而加强对档案管理的监管力度，逐步的激发档案管理工作者的积极性。还要注意对档案管理的资金投入，当下的档案管理工作和以前具有很多的不同，其中关键的就是要及时配备档案管理信息化科技化所需现代化办公设备，发挥现代科技、微缩等技术在档案管理当中的应用，这将会极大地提升档案的管理效率和质量。

3.2 完善档案管理相关制度

随着时代的进步，当下的档案管理和以往相比管理起来更加的复杂，信息化的时代再使用传统的管理方式已经难以满足新需求。所以行政事业单位应当制定一些适应信息化制度建设的档案管理制度，以健全完善档案管理流程，有效地使用信息化技术使得档案管理更加的数字化，从而畅通档案信息共享网络。另外相应的安全保障措施的制定也必不可少，保障电子档案及纸质档案的安全的同时，也能更好地规范档案管理者的行为，避免有些档案管理者在工作时出现不作为的情况。

3.3 优化档案管理人员的管理

行政事业单位在进行档案管理的过程中应当加强对专业人员的培养，为档案的管理工作提升坚实的保障。行政事业单位的领导应当注意加强对档案管理人员的职业技能培训工作以提升员工的综合素质。并完善相应的奖惩机制，建立相应的奖惩措施来保障者的积极性，对照相关规定，适当的对一些技术水平高的管理者给予一定奖励，对一些表现欠佳的给与一定的惩罚。与此同时在加强档案管理技术培训的过程中不能忽视思想道德的重要性。

4 结束语

随着我国科技水平的高速提升，信息技术的水平可谓是在突飞猛进的发展。当下的行政事业单位可谓是十分普遍的在使用信息化技术进行档案的管理。在使用信息化技术时，其具有较高的技术性，若是能够从管理层意识到档案管理的重要性，完善相应档案管理规章制度，优化对档案管理人员的管理，提升整体素质，则娴熟的信息化技术可以极大地提升行政事业单位的档案管理水平，并对行政事业单位的整体发展产生积极意义。所以，相关的部门应当高度重视行政事业单位的档案管理工作，逐步的提升行政事业单位的管理工作水平。