浅谈“源头管理”工作模式对流动人员人事档案信息化水平提升的促进作用

杨同侠

（山东省枣庄市人力资源和社会保障局，山东 枣庄 277100）

优质、高效、便捷的公共服务，离不开信息化服务手段，而信息化服务则需要强大的基础数据支撑。针对基础数据采集是一项长期、量大的工作，录入任务重、工作要求高，与各级流动人员人事档案管理机构普遍存在人手少、录入任务重的现象形成了矛盾，我们结合山东省工作实际，创设了“源头管理”工作模式，对解决这一矛盾具有重要的促进作用和参考借鉴价值。

1 “源头管理”工作模式的主要做法及操作流程

“源头管理”工作模式，即以“山东省公共就业和人才服务系统”为依托，充分利用和挖掘系统“人才服务——档案接收”模块功能，对需要接收的档案实施录入后，以系统自动生成的《交接单》作为接收凭据，建立“不录入、不接收”和“先录入、后接收”的交接机制，并配套制定了《即时录入制度》《入库管理制度》《录入质量审查制度》《信息录入督导制度》涉及采集、接收、督查、纠偏等一条龙管理制度，并以这些制度为指导框架和制度保障，形成的一种基础信息采集工作模式。

2 “源头管理”工作模式的优势

流动人员人事档案基础信息采集，通常做法是档案接收后的一定时间内录入系统。由于各级流动管理机构人手普遍较少、档案接收任务重，加上系统启用时间短、往年的接收档案补录任务重等因素，极易造成基础信息长期不被采集和突击采集质量差等问题。而实施这种“源头管理”工作模式，不仅可以有效解决这些问题，实现档案即时接收、即时采集的效果，实践中还有以下几个优点：

一是效率高。“源头管理”工作模式下，流动人员人事档案基础信息被采集之后，系统会自动生成《交接单》，交档案单位不需要再填制《档案交接花名册》，直接减少了工作环节，减轻了工作量，提高了工作效率，受到交档单位的普遍欢迎。

二是成本低。实施“源头管理”工作模式，流动人员人事档案管理机构可以无偿借助交档单位的录入力量，有效提升了采集能力，解决了自身录入力量不足的问题，从而巧妙化解了基础数据采集长期、量大与流动人员人事档案管理机构人手少、录入任务重等方面存在的矛盾，解决了流动人员人事档案管理机构工作中的一大痛点。

三是质量好。由于系统对信息录入设定了必须录入参数，即必采项，如信息录入不全或者不完整，则无法实现保存功能。“源头管理”工作模式下完成的基础信息录入，确保了新接收档案基础信息采集的质量好、效率高，应采尽采率能够达到100%。

四是比对快。由于系统自身同公安、市场监管、教育、民政等部门（或系统）具有数据比对功能，使新接档案材料的完整性和准确性，可以实现即时查验和数据比对，比如档案年龄与公安系统信息实时比对、学历信息与学信系统实时比对、企业登记信息与市场监管系统实时比对，确保了档案信息的准确性和最新时效性。

3 实施“源头管理”工作模式取得的直接成效

“源头管理”工作模式自实施以来，在促进流动人员人事档案信息化水平提升方面取得了显著成效。

一是保障了国家人社部规定的“必采项”全面启用。按照系统设置的参数，在“源头管理”工作模式对信息录入的审查制度制约下，确保了人社部《流动人员人事档案基础信息采集规范》要求的38项数据必采项得到全部启用，启用率100%。

二是保障了新接收档案基础信息全面即时采集。按照“源头管理”工作模式中的 “先录入、后接收”交接机制执行，确保新接收的档案全部实现了即时采集，采集率100%。

三是保障了线上线下服务全面开放。由于“源头管理”工作模式“不录入、不接收”接收机制的实施，确保了基础信息采集的完整、准确，有效夯实了全省流动人员人事档案信息基础数据库，为公共服务窗口业务经办平台和“山东省政务网”网上经办平台的开展提供了坚实基础。“源头管理”工作模式下的档案管理服务，有效解决了公共窗口和库房空间相脱节的难题，进一步简化了经办流程，提高了人事档案信息使用效率，让“一窗受理”、“一网通办”、“一次链接”成为现实，极大地提升了服务效能和便民利民水平。

4 实施“源头管理”工作模式对其他工作的拉动作用

实施“源头管理”工作模式，在直接促进我市流动人员人事档案信息化建设的同时，也有效带动了全市流动人员人事档案管理其他各项工作的开展。

一是有效促进了我市“围绕构建‘两台一库’ 流动人员人事档案管理服务提升年”活动的扎实开展。过去的一年，我们根据省里要求和枣庄实际，确定了以“完善两个机制、实施三个攻坚战”，即完善业务平台服务机制和网办事项工作机制和机构整合攻坚战、信息补录攻坚战和影像扫描攻坚战“三大攻坚战”为主要内容的流动人员人事档案管理服务提升年活动，“源头管理”工作模式为这项活动的扎实开展提供了强有力的制度支撑和技术保障。

二是促进了我局各职能科室之间业务信息的共享共用联动机制的形成。实施“源头管理”工作模式完成基础数据采集之后，系统数据比较齐全、准确，各相关科室需要查阅档案的，可以通过系统直接调阅相关数据或档案影像信息。自“源头管理”工作模式实施以来，我局在为档案托管人员办理社保补费、退休审批等业务时，可全部通过这种共享机制完成阅档环节，没有让一名群众多跑一次腿。这一联动机制的形成，既有效压减了我局相关业务的办事流程，也减少了群众跑腿次数，真正实现了“信息多跑路、群众少跑腿”，受到了办事群众的一致好评。

实践证明，“源头管理”工作模式作为一种工作措施创新和实践探索，在流动人员人事档案基础信息采集工作方面具有较强的使用价值。它是可推广、可借鉴、可复制的专业专项工作创新，可供公共就业和人才服务机构、流动人员人事档案管理机构和广大的流动人员人事档案管理工作人员参考、借鉴，使这种工作模式为流动人员人事档案信息化服务发挥实实在在的效用，为促进人才在不同经济形态之间合理流动、为民营企业吸纳人才、为自主创业型人才提供强大的公共服务支撑和配套保障。