剖析如何做好实物档案的收集与管理

文璀灿 曹丽娟

（1.株洲市自然资源和规划局，湖南 株洲 412000；2.湖南省株洲市烟草专卖局（公司），湖南 株洲 412000）

实物档案是人们在进行生产生活过程中逐渐形成的记录，其对国家发展和社会进步具有一定的积极意义。但是随着现代化技术的高速发展，记录信息的方式也在不断产生变化，而且人们的生产生活中活动变得更加频繁，可进行记录的信息量呈大幅度增加趋势，而如何在庞大的实物档案中挑选出具有重要价值的档案已经成为实物档案收集和管理中高度重视的问题。应用实物能够体现出生产生活的具体情况，具有十分宝贵的文化价值，同时还能准确体现出团体与个人的真实信息，由此可见积极探索如何做好实物档案的收集与管理的有效措施是十分有必要的。

1 实物档案管理工作的现状分析

1）实物档案归档意识较为薄弱。在开展实物档案的收集与管理的工作时，依据实物档案收集的速度和质量的实际情况可知，其他档案的收集速度和质量远远高于实物档案，大部分人对实物档案的重要性并没有进行详细的了解，甚至还有很多人压根不知道有实物档案的存在。也就没有建立实物档案的归档意识，进而容易造成具有保存价值的实物档案并没有及时将其进行归档，其中有些已进行归档的实物档案也没有做好维护保养工作，导致这些归档的实物档案存储过程中产生了一定的损害。这些问题若是不及时采取措施进行有效解决，则会对现阶段的实物档案管理带来一系列的麻烦，无法有效促进实物档案的收集和管理工作的规律化、标准化建设。同时很多单位实物档案管理相关制定规定也不够完善，信息渠道的传递和交流尚且还不够通畅，容易导致实物档案归档出现延时的问题，甚至连实物档案的收集范围和门类都不够齐全，更无法有效保障实物档案的完整性。

2）实物档案的价值体现存在不足。一般而言人们对实物档案的存在意义并不是很了解，在开展实物档案的收集和管理的工作时，因为这种原因的问题则会导致实际管理效果并没有达到预期的目标。而且当实物档案管理工作在进行的过程中，关于实物档案进行管理的部门相对较为集中（如档案室、办公室、机要室），容易导致大部分部门以及员工压根不知道有实物档案保管部门的存在。所造成的结果则是实物档案的利用率远远低于其他档案的利用率，进而则无法充分发挥出现实物档案的应用价值。

3）实物档案的保管条件无法满足实际需求。实物档案与电子档案之间存在的最大区别，在于保管实物档案的时候需要提供充足的库房空间，而电子档案对库房容量的需求并不是很大，如此便导致了在实际的实物档案管理工作中需要充分考虑到档案保管库房物理空间的问题，在保存实物档案的时候容易出现库房容量与实际需求不符合的问题。加上实物在体积、尺寸和形状等方面存在较大的差异，这给实物档案的保管工作带来了一定的挑战和困难，若是将收藏的实物档案堆放在一起的话，难免会因为磕磕碰碰地对实物档案造成一定程度上的损害。另外由于实物档案的保存空间有限，所以在进行收集的过程中容易出现一些问题，例如怎样选择保存价值更高的实物档案进行收藏等，但是大部分档案工作人员对实物档案的核心概念缺乏有效的认知，未能充分发挥出档案材料的真实历史价值，在利用实物档案材料的时候也没有充分体现出其具备的利用价值。

2 做好实物档案的收集和管理的有效措施

1）增强档案工作者的业务能力和综合素质。档案管理工作人员在档案管理工作中占据了重要的主体地位，也是促进档案管理工作有序开展的主体，档案工作者自身的业务能力和综合素质对档案管理工作的整体成效有着直接性的影响。作为档案管理工作者需要清楚意识到实物档案的重要性，并且还需要强化自身的归档意识，还需要具备过硬的工作能力和工作责任感，不断学习和掌握丰富的档案相关历史文化知识，使其在开展档案管理工作时能够明确档案的重要价值，这对于档案管理具有十分重要的意义。由于大部分人对档案管理的重视度和关注度普遍不高，也没有建立正确的归档意识，为了有效确保整体档案管理的质量，作为档案管理人员需要不断提高自身的业务素质，并强化自身的档案保护意识，严格按照相关制度和规定开展档案管理工作，尤其需要保障档案管理工作的有序高效开展，才能真正保证实物档案的收集和管理工作的实际质量。

2）加强档案信息开发利用和拓展收集范围。首先随着实物档案建设的不断前进和发展，举办档案展览已经成为非常普遍的手段，在举办实物档案的展览活动的过程中，不仅有效体现出实物档案的重要作用，还能明确发挥实物档案的重要宣传职能。尤其与传统纸质档案的查阅利用职能进行相比存在较大的区别，同时还可以有效满足参馆者现场参观了解真实历史的实际需求，由此可以提高实物档案的档案信息的利用率。因此加强档案信息开发利用是有效发挥其应用价值的重要举措，其中可以采取科学合理的措施积极拓展实物档案的收集范围，在进行实物档案的收集过程中需要充分考虑到档案的质量和数量是否符合相关标准要求，一般可将实物档案分为五种类型：第一，本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；第二，公务活动中获赠的纪念品； 第三，上级领导知名人士的题词字画等；第四，本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；第五，其它有保存价值的实物。在收集这些实物档案的过程中需要对这些实物档案的具体价值以及保存意义进行精准的鉴别，对具体代表性的实物档案给予高度关注，使收藏和保存的档案能够全面体现出单位的发展历史以及在发展过程中获取的优秀成果。如此才能使真正具有保存意义和重要价值的实物档案体现出良好的应用价值，并且还能深入挖掘出高质量的档案信息资源，从而有助于提高实物档案的收集和管理工作质量。

3）合理设立实物档案室。首先需要根据实物档案管理的需求条件进行详细的分析和掌握，根据所掌握的具体情况提供相匹配的档案保管条件，对于尺寸、体积和大小不一的档案需要专门建立相应的档案管理装置，在经济条件允许的情况下可以根据实物档案的实际保管需求设立专门的展览室，其中可以突出具有荣誉价值的实物档案，如奖杯、奖牌等这些实物档案可以对其进行合理的宣传，不仅使员工能够清楚知道单位在发展过程中所获取的荣誉，还能增强员工的责任感和荣誉感，进而有利于全体员工的团结凝聚力。另外在进行档案管理的时候需要确保档案管理工作的切实到位，事先需要对《档案法》实物档案的具体内容进行学习和掌握，如此才能更好地做好《档案法》的宣传工作，使人们能够意识到实物档案管理的重要性和必要性。由于有些部门更倾向于各自保存具有保存意义的实物档案，不愿意将其移交给专门的档案管理部门，容易导致实物档案的归档出现延时性的问题，甚至还会造成实物档案的遗失和损害。对于这种情况作为档案管理人员需要对不愿意配合的部门进行沟通或及时向上级部门汇报，确保实物档案能够做到及时归档和完整收集，以此确保实物档案的完整性和安全性。

3 结语

综上所言，在开展实物档案的保管工作时，为了解决其保管条件与实际需求不符合的问题，以及确保实物档案的完整性，设立专门的实物档案室是必然的要求，同时还需要提高档案管理者的综合素质和业务能力，并加强档案信息开发利用，通过采取一系列的措施不断提高各单位实物档案的收集与管理的工作水平，从而有效促进我国档案管理工作的健康发展。