小议做好新时期信访档案工作

闫 敦

（济宁市信访局，山东 济宁 272000）

对于档案工作而言，信访档案工作是不可或缺的重要构成部分之一，也是档案部门服务于人民群众的主要工作手段和途径。现阶段，档案工作的主要热点是怎样对信访档案进行科学管理，更好地为信访案件处理提供服务，不仅影响广大人民群众的切身利益，而且影响社会稳定。因此，有关工作人员必须要做好新时期信访档案工作，否则就会阻碍我国社会发展进程。

1 新时期建立信访档案的必要性

1）信访档案为党的建设以及政权建设提供核心资料。信访档案，简单量来讲，是由处理信访问题中所形成的文件材料转变来，这是不可改变的事实。其将各级党政机关领导同志对于信访工作的指示以及对人民群众来信来访的所有批示都详细记录下来，而且将党以及政府在所有时期处理信访问题的法律法规政策等等都全面记录[1]。其属于核心信息资源，是党以及政府联系人民群众、集中人民群众聪明智慧，帮助人民群众解决难题的关键依据。这些重要的史料信息，可以为党的组织建设以及政权建设研究提供珍贵的原始材料。

2）信访档案为指导一切工作提供重要参考依据。信访档案中除了信访人员写的材料，也有调查处理的最终结论以及过程，可以借鉴和学习现实中类似的问题，在处理越级信访以及重信重访中都是必不可少的重要依据。尤其是对以前遗留的一些案例进行分析时，因为机构和人事不断变化，只是依赖口头介绍以及大致介绍，根本没有任何意义，必须要合理利用信访档案对问题进行有效处理，将信访档案当做关键依据，才可以保证严谨性，避免或者降低失误的出现概率。只有确保信访档案是全面的，才能使“死档案”转化为“活证据”，从本质上将问题有效解决。若无信访档案，无原始凭证，除了二次取证会造成经济损失，也会导致一些不法之人有可钻的漏洞，让受冤枉的人长时间身处在困难的境地，在政治方面和经济方面都容易对人民以及国家造成不可估计的重大损失。

2 做好新时期信访档案工作的有效措施

1）认真把守关口，合理分类管理。第一，对收集关进行认真把守。根据文件材料对方案进行分类以及收集归档范围，将每种类型档案的形成规律准确把握，分类明确收集时间，其中，就照片类档案以及声像类档案来讲，必须要在活动完成后两个工作日以内由责任部门认真整理，然后向档案管理部门进行移交，实时收集人物以及设备档案信息。采用多样化的形式，比如：事前提醒，还有事中跟进等等，保证可以全面收集信息。第二，对归档关进行认真把守[2]。严格遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”的基本原则，确定四点要务，而这里提到的四点主要包括“量、质、期、责”，认真推行档案收集制度，积极组织归档文件材料的移交以及整理等工作，不管是档案完整率还是归档率，全部是100%。第三，对复核关进行认真把守。推行档案管理员、分管领导抽检二级负荷制，认真检查移交档案资料的内容以及数量等等，保证档案收集一一齐全、归档科学、分类合理以及封面符合有关规定要求。

2）加强基础，提高业务规范。第一，成为整个单位档案收集管理的首要联络人，主动参与上级档案业务部门培训班，而且在具体工作中积极实践，也主要在国家、省以及市级正式刊物上发表一些与档案业务有关的文章。第二，将档案整理以及档案收集等程序列入节能管理等一系列业务工作流程中，真正实现档案工作和其他工作制度之间的高效衔接，为保证档案工作正常进行打下良好的基础。合理制定正负双向激励机制，积极出台《档案工作考评办法》等等，全方位形成奖优惩劣的正确档案工作导向。第三，加强档案管理信息集中管理[3]。现如今，已经建立完善的档案目录数据库，主要包括文字以及基建等等，通过对库房管理模块进行合理运用，能够查找到库房中每个年度每种类型入库档案的实际情况。结合数字档案室建设的有关指南要求，积极配备多项设施，主要包括网络基础设施以及基础软件等等，以真正满足档案工作实际需求。并且定期将档案室保存的电子化元件做成硬盘且检查光盘异质，对于电子档案管理系统数据信息以及办公系统数据信息等等档案，必须要严格执行即时硬盘异地备份，而且合理制定相应的数据恢复机制。

3）建立完善的信访档案信息数据库。一般来说，信访档案信息数据库建设内容具体表现在以下几点：档案案卷级目录、档案文件级目录以及档案全宗级等等建设。为了可以构建完善的信访档案信息数据库，必须要确保档案信息资源是非常全面的，将信访档案收集以及整理工作做到位[4]。利用档案的重要基础是收集整理，收集的根本目的是集中统一，对案件材料的完整性进行有效维护，将整个历史真实面貌都保持下来，进而为促进信息化建设奠定坚实的基础。

4）重视专业培训教育，提升专业素质。其一，重视业务培训教育。利用将举办培训班与信访员进行有机结合的方法，积极提升信访人员的档案管理效率。其二，强化技能培训教育。根据全国信访信息系统和政府专网，建立“三级”网络平台，达到资源共享的目的。第三，认真完成服务利用。首先，对信访工作的相关政策法律法规进行搜集，使信访工作人员解决矛盾有查询工具。其次，充分利用先进的现代化社会以及互联网技术，进行档案信息网上查询以及直接提供利用。最后，重视宣传报道的整理以及调查研究信访热点主要问题，使信访档案有更加多元化的内容，将建设和谐社会中信访工作的重要作用全面体现出来。

5）紧紧抓住重点，加强策略。第一，不断健全相应的管理制度。合理制定工作制度，认真把关平时工作的各项工作，比如：收发文件、传阅文件以及借阅文件等等。第二，重视资料搜集。作为信访档案工作人员，必须要加强文件资料管理，积极优化信访档案台账，在最终办结时全部推行集中统一化管理，形成全面的以及标准的资料，迅速归档。第三，做好立卷归档工作[5]。对信访档案资料信息进行集中统一化管理，清楚列出归档范围，对归档期限进行合理划分，真正做到编目正确以及分类合理。第四，优化硬件设施。必须要加大资金投入，科学配备相应的硬件设备，比如：专用档案柜，还有电脑等等，保证信访档案保管的安全性以及全面搜集资料。

3 结语

总而言之，在新时期下，随着社会的日益发展和技术的不断进步，对信访档案工作人员提出更高的要求，信访档案信息不仅复杂，而且特殊，所以在开展信访档案工作过程中不能只是采用传统的工作方法，必须要具有创新意识，应该结合目前我国信访档案工作存在的问题，比如：工作模式单一以及工作方法落后等等，采取有效的策略，需要认真把守关口，合理分类管理，加强基础，提高业务规范，建立完善的信访档案信息数据库，重视专业培训教育，提升专业素质，紧紧抓住重点，加强策略，只有这样才可以真正做好信访档案工作，进而更好地实现我国社会稳定发展。