有关干部人事档案数字化前期准备流程的探究

杨雁容

（开平市土地储备中心，广东 开平 529300）

互联网技术的发展为档案管理工作提供了新的思路，数字化的管理模式能够将干部人事档案管理工作变得更加高效和科学。在进入正式的数字化管理之前，还需要在硬件设备引入和制度建设等多方面建立适配的流程模式。前期准备工作的妥善进行，是将数字化管理模式顺利应用到档案管理工作之中的重要前提。为了保证干部人事档案能够有效数字化，管理工作者需要从多角度加以研究，创新管理思维，引入多维度的管理方式。

1 馆藏档案整理

1.1 档案统计与校对

干部档案管理的数字化是建立在对纸质档案的有效整合的基础之上的，在进行数字化管理之前，必须对现有的干部档案数量进行有效统计，以清晰具体的统计信息明确现有的档案总卷数，对实际的整理工作量进行预估，以方便安排之后的具体整合工作。统计现有档案的期间内，可能会出现干部人事档案的变动，针对这一部分变量，在统计时还需要依据档案的预期增长情况以及季度变化趋势进行推演，在精确化统计的基础上增加对档案实时变动情况的预估。

除了对现有馆藏档案的数目进行有效统计之外，在整理的过程中，档案工作者还需要对部分模糊、缺页、破损的人事档案进行内容核对，联系干部进行信息的补充说明，保证档案的完整度。

1.2 统一保存标准

从档案内容的角度来看，由于人事档案记载的是干部整个生平的经历和基本情况，其档案内部的材料时间跨度会比较长。纸质档案材料在表现形式上还会出现纸张大小不同、材质不一的情况。为了保证档案数字化工作的有效开展，对这部分材质不一、大小不同的干部档案材料，在前期整理时可以统一规格，方便后续工作的开展以及原始材料归档工作的进行。此外，针对一些已逝世或已退休的干部档案来看，在材料储存时间久远的情况下，部分纸质档案材料还会出现字迹褪色、纸张泛黄模糊等情况。现下的纸质档案管理数字化工作通常依托文件扫描来进行，不完整的老旧纸质档案给之后的数字化扫描工作造成了一定困难。所以在数字化管理的前期准备工作中，还必须加入老旧档案的整理复原环节，确保现存档案可以直接进行数字化扫描，提高扫描环节的工作效率。

1.3 利用条形码进行管理

为了方便数字化档案管理的溯源工作能够有效开展，在前期档案整理过程中可以引入“条形码”工具进行档案标注。具体来讲，每一个条形码都涵盖独立的档案信息，在整理时，对已整理的干部人事档案粘贴条形码可以避免二次后期二次拆封档案的麻烦。在需要对干部档案进行调取时，可以依据条形码信息对干部人事档案进行高效溯源，迅速定位档案位置。

从档案流动管理的角度来看，条形码制度的引入亦可以为数字化管理提供助力。在干部对人事档案进行调动时，管理人员仅需要扫描档案材料封面的条形码就可以对档案流转信息进行精确记录，减少了人工记录与查询工作的负担。所以在推进数字化管理之前，可以为每一个干部档案都粘贴相应的条形码进行归档，在完善档案基础性数字化封存信息的同时，为之后的管理工作做好准备。

2 管理流程设计

2.1 管理制度建设

干部人事档案管理工作应该主动适应时代发展趋势，转变干部人事档案管理方向，提升干部人事档案信息资源的开发和利用价值[1]。在转变管理方向时，首先要做的就是对管理制度进行革新，使之适应新时代的管理工作需要。

好的制度是高效开展干部人事档案数字化管理工作的前提，由于数字化干部档案的工作并非朝夕之事，因此需要完善的制度来对后续数字化工作加以引导。科学的制度将会是后续职责划分、明确分工、档案安全管理以及规范管理流程的有效依据。为了建设科学的管理制度，可以从多个角度进行考虑。以职能角度为例，在设计管理制度前，可以设立专门的“档案数字化工作小组”，由专业的档案管理人员设定管理策略和数字化管理方案，在结合档案馆藏实际情况的基础上，利用专业知识实时地有效调整管理方案，动态化地调整管理政策。

2.2 管理人才贮备

就人员贮备的角度来看，推进人事档案的数字化管理工作还需要引进专门的管理型人才。具体来讲，在数字化档案管理的过程中，会有许多专业性的环节，比如数据库建立、管理网页设计、扫描图像处理、数据交换、数据储存、数据验收与备份等等。在这些需要信息化技能的管理环节中，缺乏相应技能知识的管理人员可能会觉得管理会比较吃力。

为了提升档案数字化进程的效率，除了引进技术型管理人才外，还需要对现有的管理人员进行信息化技能培训，帮助现有的员工熟悉数字化管理的流程和操作方法。从引进和培训两个角度一起推动建设专业化、专门化的技能型管理人才团队。

2.3 学习交流管理经验

管理经验的有效整合是推动档案管理工作顺利进行的重要助推力，为了避免数字化的过程中出现失误，避免管理工作中可能会存在的问题，管理者可以从经验交流的角度出发，为数字化进程做好准备。除了档案部门外，还有许多部门已经在数字化管理方面有了显著的工作成果。在推进数字化档案管理之前，主管人员可以举办一些经验交流会，吸取其他职能部门在数字化进程中的有效经验，更加科学地推进档案管理数字化的进程。除了本地的职能部门，档案管理人员还可以借鉴其他省市的档案部门管理经验，在沟通和交流中实现档案管理制度和技术的进步。

3 设置档案数据库

3.1 分板块建立数据库

就数据库的类型角度来讲，可以建立“个人数据库”和“整体数据库”两个部分来实现数字化档案管理工作。之所以将档案数据按照个人和整体进行区别，是为了方便在数字化管理时能够有效对干部个人资料进行调取。通过观察“整体数据库”，档案工作者可以对馆藏档案的数量、流动情况、管理情况进行有效掌握，从大范围上助力数字化管理的进程。而“个人数据库”的建立则可以为后期的数字化管理提供更多的详细信息，当需要对干部经历、奖惩情况等信息进行核查时，通过查询档案“个人数据库”信息就可以快速进行核对。在具体的操作层面，档案工作者实行数字化管理之前，需要按照干部人事档案的具体内容来进行分类，分门别类地对干部信息进行归档整合，将干部人事档案内容参照数据库建设的需要进行整合完善。

3.2 数据库安全维护

数据的安全准确、及时有效是保证教育培养、选拔任用、管理监督干部，和评鉴人才等各项工作有机衔接、步调一致的重要基础[2]。在建立数据库之前，首先要保障数据库来源的可靠性和真实性。在现有的干部人事档案中，可能会掺杂一些不合规或证明材料不足的干部经历文件，针对这部分真实性存疑的干部材料，在整理归档时管理者需要特别注意，防止虚假材料掺杂进干部档案的数字化系统，保证数据库内容的可靠。

除了保证干部档案数据的真实性之外，在转变数字化管理模式时，还要保障干部人事档案的信息安全。在为建立数据库而整理干部档案时，需要对管理人员进行保密性培训，提高管理人员对档案整理工作的重视度，确保干部人事档案在数字化过程中的信息不被泄露，维护档案安全。

3.3 数字档案状态实时更新

干部人事档案的内容并不是一成不变的，在管理的过程中，干部人事档案的内容可能会依据干部的职务流转或奖惩情况出现实时变动。干部人事档案管理工作在发展的过程中，需要实时追踪干部发展成长的过程，了解每一位干部的党性修养、工作履历、管理能力、知识水平、业务发展、效能考核等各方面的情况[3]。因此，为了保证数字化档案管理工作的有序进行，在前期准备工作时还需要考量档案的实时变动情况，为数据库的实时更新做好预案。为了保证干部的数字化档案内容能够实时更新，可以建立信息报备系统，为干部提供线上报备档案信息的途径。通过报备系统，档案管理人员可以通过干部端上传的证明材料对档案的更新内容进行审查，及时地处理档案变动信息。

3.4 加强部门间沟通互联

从数字化管理效果的角度来看，干部档案管理工作的价值在于真实而完整的信息记录和数据收集[4]。在数字化档案管理的过程中，为了保障档案信息的真实性，需要各部门之间相互配合来完善干部的档案信息资料。由于档案的数字化不能仅依赖于管理部门的单方面努力，在管理过程中，档案工作者还需要协调各部门来共同推进档案管理的数字化进程。以技术部门为例，在进行数字化管理之前，档案部门还需要与技术部门做好沟通工作，协调技术部门为档案的数字化管理提供有效支持。除了技术支撑，推动档案管理数字化还需要一定的财政支持。因此，档案管理部门还需要协调财务部门，做好报备和审批工作，保障数字化管理拥有充足的资金支持。

总得来说，实现干部人事档案的数字化需要从多角度出发，做好一系列的前期准备工作。在准备时，可以从现有档案整理的角度出发，为数字化进程做好基础材料准备工作。此外，还可以完善数字化流程设计，建立健全管理制度。通过引进高层次技术型人才健全数字化管理队伍，建立多层次的档案数据库为干部档案的数字化做好准备。