加强事业单位档案安全管理措施研究

赵绘萍

（黑龙江省杜尔伯特蒙古族自治县政务服务中心，黑龙江 大庆 166220）

在事业单位当中，档案安全管理属于基础性工作，能够为单位发展过程中产生的档案内容提供有效地保护，以防内外部因素影响下，档案发生丢失或者泄露的现象，给事业单位带来无法弥补的损失。但是在大数据时代背景下，计算机技术五花八门，人们能够更快的获取信息，个人及文件隐私也更容易泄露，虽然多数事业档案都构建了档案安全管理部门，但是由于工作人员档案安全管理意识不足，单位档案安全管理设备缺乏等问题，档案安全管理工作开展的十分艰难，并且一些宝贵档案资料出现丢失的现象，给相关档案安全管理人员带来了困扰，因此事业单位要想实现可持续发展的目标，就应加强自身档案安全管理工作，使档案利用率达到最大化。

1 事业单位档案安全管理常见问题

1.1 档案管理重视程度不够

现阶段事业单位工作项目逐渐增多，因此对于档案安全管理也提出了更高的要求，但是多数事业单位都更加重视业务与经济建设方面的工作，对于档案安全管理缺乏正确的理解与认知，因此忽略了档案安全管理的重要性。与此同时事业单位档案管理部门没有形成良好的工作氛围，档案管理人员行为松散，没有将相应安全管理体系贯彻到档案管理全过程当中，并且缺乏对工作热情的态度，这给档案安全留下了严重隐患。

1.2 档案管理人员安全意识有待提升

档案安全管理对于工作人员技术性与专业性要求很高，不仅要求档案管理人员具有较强的专业素质与业务能力，还需要尽量选择职业素养高、责任心与使命感强的工作人员，才能够胜任此工作。但是由于事业单位对于档案管理重视程度不够，因此档案安全管理团队建设合理性也无法得到保障，多数档案人员未经岗前培训就正式入职，其能力与技术掌握程度不符合档案安全管理要求。除此之外部分工作人员缺乏安全意识，认为档案管理工作无关紧要，因此工作态度不够认真，在档案收集、处理与管理过程中经常出现问题，甚至前一任档案管理人员离职后，没有与接任人员做交接工作，在这样的情况下珍贵的档案资源大量流失。

1.3 档案管理信息化程度有待提升

目前事业单位档案管理过程中，仍以纸质档案管理模式为主，长此以往字迹模糊的现象逐渐发生，一些重要档案资料丢失或泄露。由于单位对于档案管理工作重视程度不够，因此保管柜、传达室、档案室以及办公室等设施不够完善，这给档案管理安全性也造成了严重威胁。档案安全管理过程中，仍有大部分工作人员以传统理念开展工作，只注重档案的保存，忽略了档案利用率提升的重要意义，从而档案出现丢失或破损等问题。在新时期科学技术高速发展下，很多事业单位意识到了新技术的重要作用，并且积极引进新的档案管理技术，但是却缺乏有效的安全管理机制，在这样的情况下电子档案也会出现安全隐患。

2 加强事业单位档案安全管理的措施

2.1 提高档案管理重视程度

档案信息是事业单位发展历程的重要记录，也是单位宝贵的资源，具有重要的参考与实用价值，因此事业单位相关领导应更多的掌握档案安全管理知识，提高自身对档案管理额认知与重视程度。首先领导应发挥自身职能与作用，在日常工作期间积极学习档案安全管理知识，并且给予相关工作各方面的支持，这样能够为档案管理部门提供良好的工作环境与氛围。其次管理制度的构建是档案安全管理的重要原则与依据，事业单位可以根据实际情况，具有针对性制定各项档案安全管理方案，从而保障档案收集、处理及存储全过程的安全合理性，将制度落实到工作当中，并且依据档案安全问题进行有效的调整。

2.2 加强档案管理人员专业素质培训工作

档案安全管理水平与档案管理人员专业素质具有直接关系，因此事业单位应采取有效措施，加强档案管理人员综合素质的培养。首先事业单位可以从社会或高校中吸纳相关人员，不断充实自身档案管理团队，还可以面向全社会公开招聘，合理提升岗位待遇。其次单位可以组织档案管理人员开展座谈会活动，让管理人员之间互相交流工作经验，这样他们才能够认识到自身的不足之处与档案管理中的不安全因素，从而实现共同进步的目标，也可以邀请专业讲师为其传输档案安全管理相关知识，加深工作人员安全意识，在实际工作过程中严格规范自身行为。除此之外可以根据单位发展情况，制定一系列奖惩制度，对于工作态度积极、具有安全管理意识的员工，可以给予适当的奖励与表扬，但是对于工作中出现重大失误的员工也应严肃处理，这样才能够充分发挥档案安全管理人员的主观能动性。

2.3 档案安全管理制度的落实

现阶段，信息技术在各行各业得到了广泛的应用，并且受到业内人士青睐，对于事业单位来说也是如此，只有保证计算机、信息技术等硬件设备的落实，才能够为档案安全管理提供物质基础，并且相关单位应依据自身实际需求，设置专门的传达室、接待室、档案室、保管室以及办公室，如果无法在短时间内将纸质档案转化为电子档案，那么就需要做好档案防火、防潮、防虫等工作，以提升档案管理安全性。与此同时档案信息只有查询和利用才能实现自身价值，为了提高档案管理安全性，事业单位应做好备份与利用管理工作。首先如果内部人员提取档案，那么需要经过身份验证后方可执行，并且根据档案资源重要程度对其保密性进行等级划分，一些涉及重大利益、具有特殊性质的档案不得带出档案室，以防档案丢失或泄露。除此之外对于纸质档案的管理也应进一步加强，将档案安全管理制度贯彻、落实到工作当中，如果发现档案破损现象则及时上报，并且制定修补方案，对于电子档案应做好查毒处理，以防受到病毒的侵扰。

3 总结语

综上所述，对于事业单位来说，档案资料使其发展过程中的宝贵资源，具有重要的使用与利用价值，能够为其他部门的决策提供参考依据，但是经过调查与分析可以掌握到，现阶段部分事业单位没有意识到档案安全管理的重要意义，档案管理期间存在较多风险，这对于事业单位发展将会造成制约性影响，因此本文我们结合事业单位档案安全管理问题，对其解决优化对策进行了分析，希望事业单位档案安全管理效率与水平得到进一步提高。