事业单位档案管理的现代化和电子化研究要素探索

刘明尉

（通榆县劳务输出管理中心，吉林 白城 137200）

1 引言

在现阶段事业单位档案方面工作开展的过程当中，如何能够更好地让档案管理工作的效能得以提升，这已经成为事业单位自身各项业务活动开展的重要的基础性工作。对事业单位本身来说，档案资料是非常重要的资源，其实现了对事业单位整个发展历程的全面记录，同时承载了各方面的信息和数据资料，为事业单位的相关决策制定和管理工作的开展提供了非常关键的依据和基础。可以说，在当前新的发展时代下，事业单位档案管理工作的开展作用和价值是不言而喻的。我们必须要结合当前新时代的特点，做好事业单位档案管理工作的改进和优化，让档案管理工作的开展水平能够与时俱进地提高，更好地适应当前新的工作环境的需求，发挥档案资源的价值和作用。现今网络时代下，各种新技术的引用，也为相关档案管理工作开展带来了新的方式和手段，提升了档案资源管理工作的开展效率，并且也降低了管理成本，解放了更多的人员精力，让档案资源的利用价值得到更好地发挥。对此，在实际事业单位档案管理中，应重视管理工作的改进，结合实际进行优化，这对事业单位各项工作的开展来说也是非常必要的。

2 档案管理工作的新时期工作思路

第一，正确认识档案信息化管理工作的重要意义。只有在切实认识到网络时代下，在开展档案管理工作中面临的新机遇、新方向，才能更好地配合各项改善性工作的开展，使网络时代下各类新技术在应用中获得其应有的效果和价值。相关档案管理部门应该加强对信息化建设方面的投入力度，不断加大投入。部分事业单位的档案管理信息基础设施建设水平与先进水平相比还有较大差距。要切实解决信息化建设中存在的多方面的制约，构建完善的基础设施，加强多方面的投入和支持。另外，实现档案信息化建设在全局中的地位和作用，需有一个多部门的协调配合，需要各个部门各司其职，抓好档案工作和人员的培训。在实际工作中，也要加大档案信息化管理队伍建设力度，努力打造一支专业、卓越的档案管理队伍。要以新技术、新手段为引领，进一步加强人才和信息化人才队伍建设，不断提高档案人员业务素质能力。

第二，对档案管理的模式进行改进。在新时代环境下，档案管理的发展模式应进行调整和丰富，并引入多元化的管理措施和手段。在新的档案管理的改进和推进中，它具有很强的系统性，不再是简单的指令信息数字化过程。在具体工作的推进中，必须根据档案管理的具体特点和事业单位的业务情况，系统地应用信息化的技术手段。根据其特定的业务需求，档案信息的整个管理过程更加规范，可以为实现网络共享等功能提供相应的知识。在具体管理模式的建设和丰富中，档案管理人员还应与实际业务部门的人员进行沟通交流，根据他们对档案信息资源应用的需求进行有针对性的调整，为他们提供更全面的档案信息服务。

第三，档案工作流程的优化。在当前事业单位各项档案管理工作改进和优化上，从现代化和电子化管理的角度出发，我们也应该对于实际的安全方面的工作流程进行优化，让其实际的工作流程等方面能够对于新时期档案管理工作的要求，进行适应提升档案管理现代化和信息化应用的可行性。例如，在当前数字化管理应用的过程当中，其对于档案信息的录入标准进行了严格的规定。实际档案录入环节相关的管理人员，就应该对于实际录入的规范进行明确，并且做好对于录入过程的严格把关与审核，让档案信息资料具备更强的统一性和规范性，为后续档案信息资源的利用提供更好的保证支持。

第四，对新技术进行合理应用。随着现代科学技术的快速发展，在事业单位档案管理过程当中，很多新技术也在得到不断地利用。在实际档案管理的过程当中，也应该重视对于新技术的应用，促使整体档案管理的水平能得到更好的提升与发展。例如在档案管理技术应用的过程当中，对于新的安全加密技术进行应用，这样能够更好地提升档案信息数据资源的安全性，避免出现信息数据泄露等问题，让整体档案资源管理过程当中的各方面风险因素得到更好的防控。

3 安全方面的思考

在当前事业单位档案管理信息化建设活动推进当中，信息化技术的应用，其虽然为整体事业单位档案信息管理工作的开展提供了很多有效的支持和改进，但是其所带来的安全性方面的问题，也是需要我们能够对其形成足够重视和关注的，而且针对实际事业单位档案管理的特点，其风险主要可以分为来自平台、载体、人员三方面的风险。首先，平台方面，在信息化管理模式下，应用信息网络平台来进行档案的管理，在实际信息使用过程当中，能够通过网络来进行快速的利用和调取，这样整个效率得到了大幅度的提升。在具体的事业单位档案工作中，其档案信息的录入、整理、存储等环节都具有一定的安全风险，很有可能会受到外界的攻击，造成数据信息的丢失与损坏这是一个非常重要的安全风险。其次，载体方面。相关数据都是存储在不同的载体当中的，如果相关的载体管理不到位，相关工作开展不科学，那么就会出现一些载体损坏，造成对档案信息数据质量和安全性的影响。最后，人员方面。部分人员没有经过专业培训，或者安全意识不强，在操作中对安全规范的遵守不到位，进而导致出现安全方面的风险和事故。

针对事业单位档案管理工作中，现代化和电子化的应用所带来的各方面的安全问题，我们需要大力重视，并且做好安全方面的防范与保障工作。对此，相关的管理部门应该加强安全管理方面的投入，建设安全管理队伍和管理模式，对现阶段事业单位现代化和电子化建设当中信息化系统运行所存在的安全风险进行有效评估，发现漏洞和隐患，提升信息化系统运行的安全性和可靠性。另外，也要加强安全方面的管理和维护。对各类设备运行的情况进行定期的检查，及时更换和维护相关的设备。对相关系统的操作人员，也需要加强安全培训，让其对安全操作技能进行充分掌握，重视安全工作，提升安全意识，能够在档案系统的相关操作中严格遵守各项规范，提升信息化的安全风险的应对能力，消除来自人员主观层面的风险。随着时代的不断发展，现代化和电子化技术也在发生着变化，也需要事业单位档案管理部门对现代化和电子化过程中所衍生的安全问题形成足够重视，做好全面的应对。

4 结束语

总的来说，在当前网络时代下，事业单位档案管理工作的开展面临着一系列新的要求和挑战。电子化的管理需求，做好档案管理工作的改进优化，这样提升档案管理水平，满足事业单位各项业务活动的开展需求。