机关事业单位数字化档案管理路径分析

史晓华

（山东省物资储备管理中心，山东 济南 250012）

文件管理数字化建设在机关事业单位中有非常重要的地位，同时也是确保公司和行业正常运行的基本保障，需要对制度的充分理解和合理安排。这也是保证制度为社会提供服务的前提。现在是信息化为主的新时代，是各领域融合信息化建设的新道路，也是中国事业单位稳定发展的重要基础。由于科学技术的快速发展，信息化建设的进程也在不断推进，所以机关事业单位的信息化建设尤为重要，信息技术的充分融合给文件管理工作带来了很多优势，工作效率达到了可视化的提高。这也是机关事业单位的主要发展目标，文件管理信息化建设中也存在一些困难和负面问题，我们应该充分重视，将通过本文进行了详细的论述，供同行参考，使事业单位的数字化档案管理工作效率得到提高

1 新形势下机关事业单位数字化档案管理工作现状

1.1 现代化设备配备不足

目前，我国大部分都是纸质文件在使用，数字文件管理系统普及率不高，数据库内容不完整，不全面。针对这个问题，大多数机关事业单位并没有足够的为了保证数字文件管理发展的硬件设施，部分单位有文件管理堆积情况，也没有好的保管场所和适当的保管方法，会受天气等因素的影响，出现文件受潮破损的情况，对于文件的完整及安全性也会产生影响，同样也限制了有效地利用档案资源。

1.2 档案管理人员综合素质与专业水平不高

档案管理人员综合素质水平不高，为了完成项目单位的数字文件管理工作，档案管理人员必须具备相应的工作素养，实现数字文件管理设备的有效利用。但是现阶段的档案管理人员必须具备相应的业务素养，实现数字文件管理设备的有效利用。部分档案管理人员年龄较大，接触网络信息较少，接受信息知识的速度较慢，学习效率不高。

1.3 档案检索速度低

档案文件资源搜索效率较低，现阶段大部分工作单位还依旧使用人工搜索，没有用电脑进行搜索的效率高。这在一定程度上影响了文件检索的速度和准确性，增加了档案管理工作量以及文件检索的效率。

1.4 缺乏思想认识

人们受传统思想认识的限制，对机关工作单位的文件管理工作缺乏思想认识，对文件管理工作的技术缺乏专业性的重视，认为文件管理业务没有技术含量，无法充分发挥文件资源所隐藏的价值。

2 机关事业单位数字化档案管理对策

2.1 实现现代化数字文件管理系统

互联网信息技术的快速发展使得数字文件管理更加便捷。机关事业单位的数字化文件管理需要相对较多的内容实施管理，对数字文件管理系统提出了更高的要求，机关事业单位可以结合自身实际情况，深入放大自身优势，通过有效利用自身优势实现数字化文件管理体系现代化，有效控制文件资源的安全性和存储质量，消除相关硬件风险，更有效地推进单位数字化文件管理工作。

2.2 提高档案管理人员的工作素质

档案管理者的主要业务是管理和维护数字化文件，是整个过程的实施者和操作者，因此他们对文件管理任务质量的影响非常大，为了提高文件管理者的综合素质，需要事业单位和组织要采取多种方法。如不断提高工作能力，定期评估最新设备知识的学习和水平，加强档案管理员对最新设备的学习，实施数字化文件管理的培训，并对自己的业务发展需求进行保障和促进，使文件作者不断提高专业水平，实现数字文件管理的可持续发展。

2.3 提高数字文件管理效率

首先是提高文件管理能力；充分发挥数字化文件管理系统的优势，提高事业单位的数字化文件管理工作效率；利用磁盘和光纤的连接排列，提高数字化文件管理系统性能的提高，提高系统内部存储空间，更好地做好事业单位的数字化文件管理服务。其次是保护文档资源的安全，对磁盘排列产品的硬件和结构进行严格要求，使数字文件管理更加可靠，为数字文件管理系统功能的更新打下坚实的基础，并且磁盘排列需要更高水平的保护，要确保数字文件管理系统的安全性，有效地保护文件资源。再者就是数字文件管理系统的安全性。提高文件管理系统的性能，为了提高系统的维护性能，在选择数字文件管理排列产品时，要选择CD排列产品，实现数字文件管理系统功能的在线升级，开放性系统网络文件管理员为查询和访问文件的资源提供了保障，提高了数字文件管理系统的性能。

2.4 提高对文件管理的认识

机关事业单位的文件资源是事业单位决策的重要依据，可以决定制度的决策是否合理，可以决定制度的无形资本认知与否。机关事业机构积极推广和宣传有关文件管理的制度知识，使全体员工认识到文件管理的重要性，了解文件管理的意义。使全体员工正确认识到文件的价值，让文件管理工作得到全体员工的支持和理解，有效防止全体员工轻视文件管理工作。机关事业单位应将文件管理工作纳入议事日程，及时掌握文件管理中存在的问题和困难，得到有效解决。在招聘数字化文件管理相关人员时，应以专业功能和业务执行精神为前提，制定相关激励政策要提高日管理者的积极性，加强数字文件管理的资金支持，使数字文件管理更加方便快捷。

3 结束语

综上所述，随着中国经济科技的发展，文件管理数字化建设越来越重要，各单位必须重视文件管理的发展，并通过不断的教育，提高文件管理者的专业水平和综合素质。目前机关事业单位要尽快实施和创新数字化建设的新方案。不仅应实施信息化建设的要求，还应随着时代的潮流加快数字化建设的效率，这无疑是文件管理者的一个重要挑战，也是一个难点，我们将继续实践、创新、数字化建设中出现的新篇章。积极克服问题，采取有效措施解决问题，一定程度上可以促进中国机关事业机构的健康可持续发展。