关于信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化分析

唐芙蓉

（南充市人防(民防）指挥信息保障中心，四川 南充 637000）

信息化技术的发展推动了行政事业单位档案管理的水平。行政事业单位要想在信息化的大背景下做好档案管理工作，提高档案管理的效率，就需要建立完善的档案管理制度，并积极利用信息化技术辅助档案管理工作。行政事业单位的领导者要充分认识到信息化技术对档案管理的重要作用，推动档案管理科学化、规范化。

1 信息化背景下推进行政事业单位档案管理科学化的意义

行政事业单位的档案管理工作具有管理性、政治性和服务型。当前，行政事业单位档案管理普遍面临需要收集归档的档案资料越来越多，各种纸质档案、实物档案、音频、视频档案资料等品目越来越多的困境。传统的档案管理方式为档案查阅、调取和利用带来不便。并且随着行政事业单位的不断发展，已无法满足行政事业单位发展需求。在信息化的大背景下，行政事业单位必须适应新形势，努力提升档案管理工作水平，将实现档案管理科学化纳入单位重点工作。行政事业单位在信息化背景下进行科学化的档案管理工作符合社会发展的趋势，同时科学化档案管理工作的开展将为行政事业单位的长远健康发展提供保障，提升单位行政效率，规范机关管理。必须引入现代信息技术，提高自身档案管理工作的科学化程度，这是其自身发展的必然途径[1]。

2 信息化背景下行政事业单位档案管理存在的问题

2.1 行政事业单位的信息化建设不完善

科学化档案管理工作的提升不仅依靠计算机信息技术，信息化标准建设也是其影响因素之一。在档案管理工作中，首要目标就是提高档案的综合管理标准，但是在缺乏信息化标准建设的前提下，行政事业单位档案管理工作的水平难以提高。虽然当前计算机信息水平在不断发展，但由于信息化标准建设还不满足管理要求，使得档案管理工作仍然面临着挑战。

2.2 档案管理工作人员素质有待提高

科学化的档案管理工作投入了较多信息化技术，而信息化技术的运用离不开专业人员，掌握相应的信息技术。但从目前形势来看，多数行政事业单位档案管理人员专业知识缺乏，不能适应工作需要。多年来，多数行政事业单位档案管理人员知识未得到更新，缺乏信息技术等专业知识，阻碍信息化在行政事业单位档案管理工作中的应用，使得信息化档案管理体系建设缓慢[2]。

2.3 信息处理系统不够完善

近年来，我国信息化技术迅速发展，人们进行信息互通的方式越来越多，信息传播速度显著提升。然而，我国信息化技术在行政事业档案管理工作的应用还不够全面。尽管行政事业单位档案管理工作对信息化技术的应用逐年增加，但是并没有将信息化技术应用到极致，没有尽可能地发挥信息化技术的作用。主要原因在于行政事业单位档案管理工作中的信息处理系统还不够完善，相关设施设备还没有达到标准，整体技术比较落后，档案管理的现代化水平普遍较低。

3 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的具体措施

3.1 加强行政事业单位信息化基础设施建设

相关信息管理系统部门要重视对国内外质量好的信息处理系统引入，目前信息处理系统的建立在我国还没有得到较好的发展，没有取得较大的突破。管理部门要引入国外一些先进的信息处理系统，进一步解决信息管理系统不够完善的问题，促进我国信息化档案管理工作推进。此外，在完善信息化交流平台后，随着我国科研实力不断加强，有关科研机构可以依据科研需要选取独立的信息处理系统，更加适应信息化档案管理，加强科技信息技术信息的保密工作。最重要的是，相关部门和领导要加强对信息处理系统的关注度，不能停留在过去的印象中，要提升自己对信息处理系统的知识储备，通过查阅相关资料来提高对它的认识水平，从而促进信息处理系统的建设[3]。

3.2 完善档案信息化的管理制度

虽然行政事业单位的信息化档案管理有了一定的成果，但规范性仍然需要加强。例如，在档案管理过程中，工作人员没有科学有序地安排所有的管理环节，甚至出现了杂乱无章的情况，各个部门不能同步开展工作，并在工作中存在责任推诿等情况。基于此，行政事业单位要加强完善信息化档案管理制度，对档案管理的各个环节进行约束和规范，及时纠正档案管理过程中的问题。与此同时，行政事业单位还需要建立明确的责任制度，确保工作人员及职责。要建立完善责任追究制度，加强工作责任心。行政事业单位要对档案管理的程序进行完善，明确安排档案的网络流转和检索制度，限制档案的使用人员，促使档案的安全性和完整性不断加强。

3.3 加强对档案管理工作人员的培训

当前，部分行政事业单位档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，部分单位领导对《档案法》缺乏清醒认识，部分行政事业单位没有专职档案管理人员。忽视档案管理工作的现象会对档案管理工作造成较大的影响，很多文件和重要的资料未得到及时收集和整理，部分重要资料没有及时存档，严重时还会给单位带来重大损失。多数行政事业单位内部的一些档案管理工作人员业务能力需要进一步提升，许多工作人员在上岗之前没有接受过专业的培训，在进行档案管理工作中经常出现纰漏，导致后期需要耗费大量的精力去审查和批改。行政事业单位需要加强对档案管理工作人员的培训，一方面要对即将上岗的工作人员进行专业知识和实践能力的培训，另一方面还要培训工作人员运用现代信息技术开展工作的能力，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。与此同时，行政事业单位还需要将文书工作和档案管理工作紧密联系，防止这两项工作脱节[4]。

4 结束语

综上所述，进行科学化和信息化的档案管理工作对于行政事业单位的发展有着重要作用。行政事业单位要在档案管理中加强应用信息化技术，利用信息化技术建立科学有效的管理制度，培训提高单位员工的信息化技术能力，不断完善信息化档案管理的体系，以此来为档案信息的完整性、真实性提供保障，进而促进行政事业单位档案管理的科学发展，为行政事业单位的健康发展提供坚实保障。