创新档案管理理念实现档案管理信息化

郭艳菲

（中国共产党白山市浑江区委党校，吉林 白山 134300）

1 导言

当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，同时信息的类型也逐渐多样化，尤其是在档案管理工作中，基于传统档案管理理念和服务方式的档案管理已无法满足目前社会对各个领域中档案管理的要求，并且所处信息环境正在发生本质上的改变，因此更多的研究学者开始将研究目标转向对档案管理的信息化发展。

2 创新档案管理理念实现档案管理信息化的意义

随着我国经济社会的发展，档案管理工作也取得了一定的进步，在档案管理的软硬件建设方面都得到了很大改善，基础业务和档案信息化建设都得到加强，档案管理单位进一步适应了社会对档案信息的需求，档案的服务功能不断拓宽，档案意识和档案法治意识逐步加强，档案管理不断发挥其应有的作用，在经济社会发展中产生了一定的作用。创新是档案管理单位事业发展的必然要求，新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。而在当前的信息化时代之中，各行业在开展相关工作时都引入了信息技术，而采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。

3 创新档案管理理念实现档案管理信息化建设途径

3.1 构建完善的事业单位管理信息化网站系统

档案管理工作是否能实现信息化建设直接决定未来可持续性的工作，也是推进有关工作深入发展的主要因素。在当前信息技术发展时代下，作为档案管控人员需要结合各信息站点的基本情况与人们对内部档案的基本要求，将档案管理信息化服务基本要求作为基础，并为网站系统增加查询和借阅，及信息共享等功能，从最基础上提升档案管理工作的综合性水平。同时构建信息化网站体系的同时，也应为事业单位和档案管理工作体系间建立一定的联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。

3.2 建立档案信息丢失处理机制

档案信息的丢失对于事业单位来说是非常麻烦的，在信息时代中档案信息丢失的概率在提升，所以针对档案信息丢失的情况，事业单位应该能够制定一个针对性地处理机制，根据不同等级的档案信息进行不同的处理方案，这样能够在档案信息丢失的第一时间内有针对性地解决，从而使得事业单位的损失降至最低。首先，事业单位在档案丢失后第一时间应该找出丢失的原因；其次，针对这些原因给出处理方案，如果是管理人员疏忽的因素，应该及时将档案信息进行补全，如果是外部人员窃取，应该将相关的证据交给警方处理；最后，针对档案信息管理系统的漏洞给出合理的解决方案，将漏洞填补，避免以后发生类似的现象。通过制定科学补救方案不仅能使得事业单位在档案信息泄露后受到更小的损失，同时也能够提升事业单位档案管理的安全防范能力，对于事业单位发挥至关重要。

3.3 加强对电子档案安全性的管理

档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。

3.4 提升档案信息管理技术的创新，满足信息技术的需求

随着时代的发展，社会经济的创新，人们生活水平提高，对档案管理提出更高的需求，除了确保档案信息的安全性，相关人员也应该与时俱进，积极的学习各项管理工作，完善自身的管理理念，加强对档案资源管理方式的提升，进行技术创新，进而确保档案信息化技术的发展，提升人们的需求。这就需要相关工作人员首先要确保档案储存的有效性、准确性、规范化，不断优化相应的管理技术，提升管理水平。要对档案信息的多样性和广泛性进行研究。

3.5 强化档案管理人员培训

作为专业的事业单位档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分事业单位中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。定期开展培训活动是有效提升技术水平的重要基础，为提高对计算机技术的操作熟练度以及掌握更多的电脑操作技能奠定基础。

3.6 提升档案信息的使用效率

只有通过科学的管理手段，规范管理技术，提升档案信息管理的使用效率，那么工作人员就会避免很多杂乱的工作，使其变得轻松有简单，并且能够提升服务质量，避免不必要的失误。可以对人才进行相应的储备，只有建设一支高水平、高素质的人才队伍，才能够确保工作效率。要避免人才的流失，可以通过激励机制，制定有效的管理方式，搭建一个良好的沟通机制，增强管理人员的创新意识，促进档案信息的高效性。可以强化共享观念，建设一个有效的共享库，很多工作都是交叉作业的，只有提升档案信息的共享性，强化人们的共享理念，才能够建设一个真正的档案共享库。

4 结束语

总之，随着时代的发展，人们开始向着信息化，科技的角度发展，在档案信息管理中，也应该与时俱进，不断创新，随着网络技术的普及，应该将物业档案信息科学运用，提升其工作效率，确保用户的隐私安全。