浅析档案数字化管理与信息安全要点

岳秀山

（北京八九数码科技有限公司泰安分公司，山东 泰安 271000）

计算机网络与信息技术改变了人们的学习生活习惯，同时也促进了各行业的转型发展，但是在推动时代进步的同时，网络系统与网络信息同样也存在严重的安全问题。单位网络系统涉及客户的个人信息与单位的内部财务信息，一旦出现恶性攻击导致信息泄露就会对客户以及单位的利益造成影响，有时甚至会导致严重的后果，造成不良的社会影响。因此，单位网络技术人员应该重视信息安全管理，通过多种安全管理技术的应用实现对网络管理信息的保护，防止出现信息泄露、信息攻击的情况，创建一个健康的网络管理环境，保障单位的日常经营。

1 企业概况

北京八九科技有限公司是一家专业从事档案数字化应用软件开发、系统集成、电子政务资料建设、档案数字化系统建设的新兴技术型高新技术企业，公司具有双软及30余项自主知识产权，连续六年承建国家级科研项目，连续五年获得国家级科技进步奖。该公司独立研发的“数字化档案管理系统”，涉及了10多项最前沿的计算机软件技术，如图像扫描、图像编辑、图像彩色处理技术、消兰去污（复印件、传真件）、图像拼接、数字水印技术、大图像文件处理技术、通过网页扫描档案技术等。通过几年的数字档案馆建设实践，成功地将这些领先的计算机软件技术无缝的整合到“数字化档案管理系统”中。公司开发的“数字化档案管理系统”目前已在全国被多家用户所采用，并且公司的系统已经在全国处于领先地位，并被国家档案局推举在第一位上。

2 档案数字化管理的意义

1）提升档案管理安全性。我国传统的档案管理方法一般依赖于人工以及纸质档案资料的整理保存，针对这样的管理方式，人们可以通过加强安保的方法保障纸质档案的安全。但是从另一方面来看，纸质档案资料本身就具有较高的安全风险，尤其容易受到储存环境的影响，一旦周围环境出现异常温度或者湿度的情况，纸质档案就会出现损坏，管理人员很难保障档案信息的安全。随着信息技术的发展，人们在档案管理工作中融入了现代化信息技术，该档案管理方法的效率较高，能够准确开发档案的价值。面对档案管理工作中存在的风险问题，信息化技术能够设置一定的保护机制，对档案信息进行有效地保护。另外，档案部门的有效监管还能够降低人力成本，提高资源利用率，同时提升档案服务的质量。

2）形成社会化档案意识。城市以及单位的档案管理工作在过去很长的时间内都没有得到应有的重视和发展，这对于企业以及城市的发展都是不利的。随着信息时代的到来，档案管理人员应该意识到档案管理工作的重要性，并且引导大众形成社会档案观念，在管理的过程中增加大数据技术的应用，推动档案管理工作的开展。大数据技术在档案管理中的应用能够快速实现方案数据资源的搜索、分析、整理与保存，提高了管理工作的效率。信息 已经成为当前时代发展的重要因素，档案资源的增加导致传统的档案管理方式不再适用，无法满足当前时代发展的需求。因此，档案管理人员应该增加大数据技术的应用，提高档案管理的水平与效率，促进企业以及城市的未来发展。

3 影响档案数字化管理与信息安全的因素

1）技术因素。信息技术与大数据处理技术在单位档案管理工作中的应用能够发挥出较好的管理效果，协助单位构建完善的信息智能化管理平台，并代替传统的纸质档案存储形式，有效保护单位的原始档案资料。然而随着单位经营规模的扩大，产生了越来越多的档案资料，当前很多单位的档案信息管理系统已经无法满足巨量档案信息管理的需求。当前很多单位一年的资料量就能够达到100TB，如果再加上原始资料则能够达到120TB，当前系统的存储空间已经达到了饱和，需要技术人员不断改善信息系统性能才能够满足档案管理的需求。

2）安全因素。随着网络信息技术的普及，人们已经生活在了信息时代中，在享受着信息技术带来的生活便利的同时，人们也无时无刻不在承担着信息泄露的威胁。信息时代中，单位的档案信息都以信息的方式存放在网络环境中，除了个人信息，还有单位的财务信息、技术信息等都通过互联网进行存储和传递，因此，有的不法分子会通过信息技术将这些信息盗取出来以达到非法的目的。这样的行为会严重影响网络环境的安全，甚至可能导致机构的网络瘫痪，对个人、单位甚至国家造成巨大的伤害和损失。网络安全问题已经成为当前时代人们面临的共同问题，一旦档案管理系统遭遇黑客的攻击出现档案系统瘫痪的现象，就会对单位经营造成极大的影响，甚至会导致严重的经济损失。因此，单位应该重视网络安全防范工作，不断加强档案管理系统的安全防护，提高单位的档案管理水平[1]。

4 档案数字化管理与信息安全管理要点

1）健全数字化管理机制。要想落实档案数字化管理，工作人员应当健全数字化管理机制，不断优化管理系统的功能，这样才能够提高档案信息管理的可靠性，进一步提升档案管理的水平。经过数字化改良之后，档案材料的搜索变得非常快捷，能够为单位提供方便的信息搜寻服务。与此同时，工作人员还应该重视档案信息的安全管理工作，将信息安全审查、备份恢复以及应急处理等工作纳入数字化管理机制中，保障信息管理的有效性。另外，对于比较珍贵的文物材料，工作人员应该优先进行数字化处理，提高档案管理工作的效率[2]。

2）引进信息安全管理技术。要想保护网络中信息的安全，就应该加强网络监测与监控技术的应用。其中最主要的就是网络信息入侵检测技术，首先是词法分析检测技术。该技术的作用原理就是将整段的程序进行切分，再对切分之后的小段进行安全检测，防止每个小段中出现安全漏洞，而这样的检测形式类似于文章中的词法检测，因此采取这样的命名方法。该技术的检测正确率比较高，但是其工作效率较低，因此可行性比较有限，应用范围并不广泛。其次就是类型推导分析技术，该技术的作用原理就在于使用函数对软件进行自动推动，利用函数变量的基本规则对软件中存在的漏洞进行有效的检测，这样的检测方法效率更高，尤其是对于大型程序，该检测技术能够取得较好的效果。最后就是模拟检测技术，该技术的作用原理就是使用不动点隐形计算以及线性搜索的方法利用模型对软件特征进行有效的验证，这样的检测技术过程更加直观，但同时也更加复杂。除此之外，单位还应该提高信息技术人员的专业水平，提升其信息安全管理的意识，培养其信息安全管理的操作习惯。比如定期进行电脑病毒的查杀、及时备份关键文件等[3]。

5 结束语

综上所述，数字化档案管理系统的有效应用为人们提供了方便，但同时也带来了信息安全风险。对此，单位技术人员应该完善安全防护框架设计，完善接入管理制度，加强网络安全检测，提升信息处理和传递的效率以及安全性，促进单位的现代化发展。