机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策

吕海涛

（烟台市环境监控中心，山东 烟台 264003）

1 机关事业单位数字化档案管理现状

1.1 办公设备陈旧

长期的研究结果显示，大部分机关事业单位办公室档案管理办公设备已经老化，有些办公设备已经不能完全正常工作。机关事业单位通常缺乏新型的档案硬件管理设备，因此机关事业单位的档案管理工作容易出现一些偏差，对档案资源整合工作的进行会产生很大的不利影响。同时，有些机关事业单位档案堆积如山，没有人及时分类归纳，甚至一些基本安全指标和安全措施也不完善。这种情况直接导致现代化的数字档案管理和现代国家档案信息资源综合管理工作的严重脱节。由于内部档案检查工作手段陈旧，现代化的档案设备不足，机关事业单位内部档案管理工作效率大幅下降，档案数据库中的信息也无法及时的得到安全保护。因此，对于办公设备老化问题，有必要对相关机关事业单位进行科学管理，改善设备陈旧问题，提高办公效率。

1.2 档案信息缺乏共享

现阶段，机关事业单位和机关事业单位之间以及机关事业单位和社会组织之间没有建立较好的信息资源共享平台，许多需要频繁及时使用的档案信息资源被分散保存，在一定程度上导致对档案信息可能存在很大的误差，影响工作质量，增加了档案使用者的工作难度。例如，在相关个人信息处理过程中，如果不同机关事业单位之间不能及时交流和沟通，不同机关事业单位保存的个人信息可能会有一些差异，给大众带来很大的困扰，这样下去必然会影响政府本身的形象，不利于机关事业单位自身的长期发展。

1.3 档案管理工作人员的综合管理素质不够高

随着信息网络时代的迅速到来，信息管理技术已经迅速渗透并发展到各行各业。因此，机关事业单位也在这个大背景下开始了诸多改革。数字化信息管理对机关事业单位的档案管理工作人员的技术提出了更高的要求，机关事业单位数字化档案管理的组织实施，信息化管理方面的相关专业知识和技能等都是档案管理者需要充分了解的。同时，具备多种数字化档案管理相关专业知识，才能熟练地使用数字化档案管理设备，数字化档案管理工作才能顺利进行。但是，在目前的开发阶段，由于档案管理人员年龄较大，对各种网络档案信息没有充分的了解，学习过程中也存在很大的困难。近几年，我国现代化的数字档案管理设备有了长足发展，这无疑为我国数字化档案管理技术发展提供了良好发展契机。但是，随着硬件设备的发展，机关事业单位档案管理人员的专业水平尚未达到标准，人员专业技术提升方面仍然存在问题，导致机关事业单位的数字化档案管理相关工作可能仍无法顺利进行。因此，机关事业单位档案管理工作人员的综合素质要及时进行提升。

2 机关事业单位数字化档案管理优化对策

2.1 引进各种现代化数字档案管理设备

引进现代化档案管理设备对数字档案进行管理，符合当前社会的发展，也得到了群众的广泛认可。这不仅为人们的日常生活提供了很多便利，还为我国数字档案管理的普及和发展提供了新的契机。机关事业单位档案管理与其他管理工作不同，是一项综合性较强的档案管理工作，意味着需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效地应对海量的业务信息挑战，引入高效的大型数字管理设备信息系统是解决当前这个问题的有效途径。为了更有效地提高机关事业单位的工作效率，保障档案信息存储的安全，机关事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，建立现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案信息管理存储点的质量和安全。这种管理办法不仅能为推进数字档案管理创造有利的工作环境，还能更有效地推进国家机关和事业单位所有档案工作的顺利开展。

2.2 强调安全重要性及档案数据资源共享

网络时代为人们的工作和生活提供了很大的便利和机会，但发展过程中也必然存在相关的网络安全漏洞等消极因素。如果档案数据管理出现漏洞，必然会有变更或丢失档案数据信息的危险。因此，在构建相关的档案管理数据平台时，首先要与平台构建技术人员充分沟通，采用信息安全技术，防止机关事业单位内部信息交流过程中可能出现的安全风险。为了使信息化技术在档案管理中发挥更大的作用，在构建各部门档案管理的数据平台时，各部门负责人要提前沟通，做好相互理解工作，建立密切的合作关系，同时利用网络优势，开放资源共享功能，建立便于平台单位之间信息交换的数据共享平台。各部门领导要重视档案管理部门的工作，强调网络技术与管理科学相结合的重要性。当然，建立档案数据共享平台不能忽视安全意识，要考虑知识产权的保密性和特别重要的信息内容的安全性。

2.3 提升事业单位档案管理工作人员素质

提高档案管理工作人员的综合素质是机关事业单位档案管理中非常重要的工作。作为数字时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质决定了整个档案工作的开展进程。目前，许多机关事业单位档案管理工作人员仍然存在各种需要改进的问题。为了有效推进机关事业单位的管理运转，机关事业单位要不断提高档案管理工作人员的综合素质。主要可以从以下几个角度进行：首先，机关事业单位要定期组织对所有档案管理人员进行现代化档案管理方面和技术设备方面的学习培训。为了有效提高人员技能水平，每当定期培训工作完成时，需要对工作人员进行培训考核。同时也要注重在平时工作中开展技能考核、技术比赛等，不断提高工作人员对现代化档案管理设备的技术操作管理水平。另外，建立机关事业单位档案管理奖惩机制，与档案管理人员职务晋升、职称聘任、评功评奖等挂钩。如果在考核执行过程中出现不积极配合及考核结果不合格等问题，机关事业单位也应及时实施相应的处罚和组织处理。通过推进奖惩激励措施，鼓励档案管理人员努力学习提升自身专业素质，从而实现档案管理人员专业技术素质的较快提高。最后，要从初次入职前的资格审查工作开始，不断提高入职人员的资格门槛，提高对机关事业单位数字化档案工作人员资格选拔的要求，提高工作难度，进行严格的审查，确保初次入职的所有档案工作人员都符合标准。

3 结束语

随着信息技术的持续发展，社会各方面发生了巨大的变化，在机关事业单位档案管理中，信息技术也起到了重要作用。机关事业单位档案管理工作要科学有效地进行，适应时代发展，充分利用网络思维，加快创新速度，提高档案管理的准确性。合理利用信息技术，优化档案管理，才能进一步提高档案处理效率和利用效率。只有这样才能实现数据和档案管理的深度融合，才能够催生出档案管理的社会效益以及经济效益，最终扩大机关事业单位的生存和发展空间。