做好档案保密与利用工作的新思考

杨 阳

（珠海投资控股有限公司，广东 珠海 519000）

信息经过记录、整理便转变为档案，档案中记录了一个人或一个组织的发展历程，可以为日后的工作提供决策依据[1]，现阶段，社会也越来越重视档案信息，在新的形势下，做好档案保密与利用工作是时代发展的要求，也是促进我国档案事业发展的必然选择，因此，本文将就档案保密与利用工作的新思考做有关的研究与阐述[2]。

1 做好档案保密与利用工作的重要意义

1）做好档案保密工作的意义。有些档案资源具有涉密性，在管理与利用档案资源的时候必须坚持保密的原则，这从一定程度上是对档案真实性的维护，同时，也是档案管理工作的基本要求。从国家层面上讲，涉及的档案信息关乎于整个国家的核心利益，一些重要的政治、经济战略性规划如果被泄露，将可能引起一些国际冲突，导致我国核心利益受损，造成不可估量的经济损失，甚至对国家安全造成威胁。从企业方面讲，企业的有些档案信息中涉及了一个企业的专利技术，这些专利技术是一个企业的发展核心武器，一旦这些专利技术档案泄密，将直接造成一个企业失去核心竞争力，这对于一个企业来说打击可能是致命的[3]。

2）做好档案利用工作的意义。在传统理念下认为，档案信息只要妥善保存好就行了，这其实是忽略了档案信息的利用价值，档案信息只有被合理地利用才能体现出其社会价值，推动社会的发展。我国著名的档案管理专家吴宝康教授在《当代我国档案工作的重要文献》中指出：“不同的档案资源具有不同的社会价值，应当将档案资源与社会经济、文化、教育、科学等多方面联系起来，并进行开发和利用，才能充分发挥档案的社会价值。”在新的时代背景下，只有将档案资源加以利用，才能突出档案资源的价值，促进档案事业的发展[4]。

2 当前档案保密与利用工作存在的不足

现阶段，我们身处一个信息化的时代，每时每刻这个世界都有可能发生变化，我们看到在大数据来临的现在，传统的档案工作受到了新的挑战，之前的档案保密与利用方案可能已经不能适应现在的时代，也无法满足当下人们的需求，与此同时，以往档案保密与利用工作中存在的不足之处也慢慢表现出来。

1）相关的制度设计不合理，管理落实不到位。具体来说，在国家层面上，有关的政府部门也设计有关的法律条文，一些政府部门也对档案保密与利用工作进行了较为严格的管理。但是法律条文的落地却不乐观，在实际执行的时候，档案的保密与利用工作比较随意，其中很多的细节并不完善，有些档案的保密级别与保存期限以及利用流程都不规范。从企业层面上将讲，每个企业的档案的保密与利用工作差异性也较大，有的企业较为重视，并投入了大量的资金与人力资源去管理档案，有的企业则较为忽视，对档案资源的保密与利用持较为随意的态度，实际工作中有很多不规范的行为，具体工作也缺乏相关的制度约束，这种不严肃的工作态度，毕竟在日后能够影响单位档案资源的保密与利用。

2）专业技术人才缺乏，档案管理水平有待提高。档案保密与利用工作的质量，与有关档案人员的专业素养有着密切的关系，现阶段，档案专业人才匮乏，是阻碍我国档案管理工作进步的一大重要原因。在以往，记录纸质档案的时候，工作内容较为简单，有关的档案工作比较程式化。但是随着时代的发展，在网络信息时代，想要做好档案资源的保密与利用，我们则需要更多综合素质的档案管理人才。

3）档案信息保密利用技术水平有待提高。在以往的时代背景下，档案主要是采取纸质记录，在这一时代，档案信息的保密利用工作相对简单，只需要建造好相关的库房，并做好防盗措施，保管好钥匙即可，基本上档案信息的泄露渠道较为单一，如果出现了档案信息机密泄露事件，也比较好查。但是，我们现阶段处于信息化的时代，现阶段档案信息的保密利用工作更加地复杂，信息泄露与被非法利用的途径更多，在网络环境下，企业在传输、保存、查询、利用的各个环节都可能存在安全风险。但是我国有关的部门以及单位又不具备防止信息泄露的专业技术，其技术水平还有待提高。

3 做好档案保密与利用工作的有效措施

1）做好档案保密与利用工作的顶层设计。档案保密与利用工作缺乏统一的顶层设计是导致档案管理工作不规范的重要因素之一，基于此，在国家层面上，有关的政府部门应该设计统一的法律规定，用严格的制度规范各部门的档案保密利用工作，引导我国档案保密利用工作的正规化，确定具体的法律细则，对实际工作中的责任主体进行详细的划分，并推动法律条文的实际落地工作，让实际的档案管理工作可以有法可循。

2）加强档案专业人才队伍的建设。在数字化时代，加快档案信息化建设是趋势和必然，因此，有关部门与企业应当优化当前档案部门的人才结构，在档案部门增加具有计算机信息技术背景的相关人才。其次，基于新时代的管理需求，有关的部门与企业还应当对原有的档案人员进行技术培训，在培训中增加信息技术内容，以及档案保密利用的相关内容，积极地开展职业化的教育，促进原有档案人员的职业素养提高，才能使本单位在具有专业素养的档案管理人才的带动下，做好本单位的档案保密与利用工作。

3）增强保密利用的技术水平。在信息时代背景下，想要做好档案信息的保密利用，相关的政府部门与企业就要积极提高自身的信息技术水平，做好“技防”工作，利用现代化信息技术为档案信息保驾护航。基于此，首先，有关的部门与企业应当做到“同步”，即档案信息建设要与涉密防护系统的建设要同步规划、同步设计、同步使用。其次，档案信息在储存、传输、利用的各个环节都要规划化进行，符合有关的制度规定。最后，应当对重点部分的保密工作做好涉密保护。有关部门以及企业的重要部门的技术信息、财务信息以及专利信息应当做好进一步的防护，采取反窃密机制等技术措施。

4 结语

总而言之，随着时代的发展，我国进入了信息化时代，这是一个全新的时代，对传统的档案信息保密与利用提出了新的要求，基于此，我们应该顺应时代发展的步伐，完善相关的法律法规，做好档案管理工作的顶层设计，明确法律的有关细则，并在实际工作中落实到位。其次，我们还应该提高对档案保密利用的重视程度，积极投入资金并人力，建设一支高水平，能够适应新时代档案事业发展的人才队伍，精进有关的信息技术，做好重点部门的信息保密工作，才能全面做好新时代背景下，档案信息资源的保密与利用工作。