事业单位档案管理模式改革的路径分析

蒲春华

（黑龙江省海林市人力资源和社会保障局就业创业服务指导中心，黑龙江 海林 157100）

档案在事业单位管理中占据重要的地位，档案管理效果直接影响事业单位活动效果。在信息化的背景下还要加强档案管理创新，基于新信息化的技术特征创新事业单位档案管理工作模式，进一步发挥专业技术人才的作用，消除传统档案管理工作阻碍，提升事业单位档案管理的水平。

1 事业单位档案管理现行模式

事业单位档案管理目前均采用两套制模式，一方面，仍然延续了纸质档案管理方式，强调运用纸质档案记录各种数据信息，基于传统方式存储档案。另一方面，不断采用和过关信息化档案管理方式，增加了电子档案的比例，强调依托信息技术提高档案的有效性。两套制背景下的档案管理使得事业单位档案管理工作量较大，档案管理运转方式复杂，有必要加快事业单位档案管理改革的进度。

2 当前档案管理模式主要问题

2.1 制约档案管理改革的理念

两套制模式下的档案管理强调统筹兼顾，不仅重视引进信息技术，还要做好基础的纸质档案管理工作，这使得事业单位档案管理人员的改革意识不强，档案管理理念更新速度相对较慢，未能全力推进信息化档案管理改革。事业单位档案管理人员对档案管理改革的重要性认识不足，在实践工作中仍把大量时间放在传统的纸质档案管理上，信息化档案管理仍属于附属地位。管理层与工作人员的档案管理思维相对陈旧，没能认清信息化环境下档案共享与广泛需要改革的形势。很多单位档案管理创新不足，档案管理标准相对弱化，档案管理无法得到有效提升。一些单位未能拟定和高效执行档案管理改革计划，影响了档案管理工作改革的进程。

2.2 缺乏专业的档案管理人才

事业单位编制有限，档案管理岗位编制较少，不少事业单位对档案管理重视不足，现有岗位人员的专业技术水平、信息化档案管理从业经验，以及学历水平均与大数据、云存储时代的档案管理要求不符。一些政府职能部门与基层事业单位档案员对接不足，基层档案员局限于传统的工作方式，不注重自我提高，不能经常性学习先进档案管理技术，导致档案管理工作方式方法落后。加上不具备较强的服务意识，无法规模化的挖掘与利用档案。档案管理岗位流动性不高，档案管理人员的晋升空间不大，这在很大程度制约了档案管理人员的工作积极性。现有档案管理人才缺乏专业工作经验，不具备正确的档案管理理念，因此影响了档案管理模式的革新速度。一些基层人员受到学历、知识、技能因素限制，未能很好执行档案管理改革要求。

2.3 硬件设施水平还有待提高

目前情况下，事业单位档案的硬件设施水平不高，现有硬件不满足信息化档案管理方式的工作需要。一些事业单位缺乏必要的信息技术设备，对档案管理工作的重视不足，分配给档案管理部门的经费有限。大部分用于档案电子化的设备陈旧，在传统的档案管理建设思路影响下，一次性购置的设备到达一定年限后淘汰率较高，这在很大程度上影响了事业单位档案管理设备更新，造成了严重的资源浪费问题。目前，可用于档案管理软件系统还有待于更新，需要开发专业的数据库系统，能够根据信息化档案管理的需要分享档案，满足档案管理工作现实需要。

3 事业单位档案管理模式改革

3.1 法治化建设路径

事业单位档案管理改革还要走法治化的道路，强调把依法治档与全面管理联系起来，进一步从《档案法》的基本要求出发，完善档案管理工作的基本制度，修订档案管理工作的运转流程，细化具体的责任岗位。建立档案管理的调研机制、监督机制和决策机制，设置档案管理的专职部门，建立良好的分工协作机制，依法促进相关人员履行职责，全面提高事业单位档案管理效能。重点修订档案管理工作制度，基于信息化档案管理方式制定具体的档案管理作业标准，依托有效标准进行工作考核，不断梳理档案管理的弊端，提高档案管理的整体质量水平。

3.2 信息化建设路径

档案管理信息化是提高档案管理质量，提升档案服务作用，发挥事业单位档案作用的重要手段。新时代还要突破传统纸质档案管理的弊端，大力推动档案管理走向信息化，能够开发智能化的档案管理平台，融合大数据、云存储与智能化管理技术，更新档案管理工作的方式方法，依托技术进步发挥档案的服务效能，展示档案的应用价值，形成良好的推动档案管理改革的氛围。档案管理应当挖掘以往历史信息，总结档案反映的成果，推动档案管理提质增效。信息化档案管理建设依托强有力的设备支持，强调引进专业档案管理设备，并且获得专业机构的扶持，开发专门的档案管理软件，在高质量软件的支持下全面提高档案管理的总体质量。

3.3 专业化建设路径

事业单位档案管理模式改革的关键在于提高专业技术能力，激发档案管理人员的工作活力，突破传统档案管理惯性思维的限制。因此，还要完善人才引进机制，拓展档案人才的引进渠道，能够运用特殊人才引进、委托培养、辅导培训的方式提高人才档次，满足新时代开展档案管理工作的人才需要。加大力度对现有档案人员进行培训，强调在绩效评估的基础上分析档案管理人员的工作短板，明确档案管理人员的发展方向，基于档案管理人员的职业理想与个人意愿进行培养，从而提高人才建设专业化水平。还要发挥激励机制作用，促进档案人员扎根本职岗位。

4 结论

事业单位档案管理应当具有开放化、信息化、个性化服务的特征，强调基于社会的需要创新档案服务模式，更新档案管理工作的方式方法，建立健全档案管理体系，提高档案管理的整体质量，满足新时代档案资源的应用需要，达到全面提高档案管理工作有效性与科学性目标。