事业单位兼职档案员队伍建设现状分析

孙 倩

（黑龙江省大庆市住房公积金管理中心，黑龙江 大庆 163000）

建立一支高水平的事业单位兼职档案员队伍可以提高档案管理效率，保证档案管理工作的质量，分担专职档案员工作压力，提高档案数据信息收集有效性，促进事业单位档案管理改革的深化进行。但是，事业单位长期以来对兼职档案队伍建设重视不足，兼职档案员的素质水平参差不齐，在档案管理信息化的大背景下，还要加大力度提高兼职档案管理队伍工作的整体水平。

1 强化兼职档案员队伍的意义

强化兼职档案员队伍建设工作有助于完善档案管理体系，明确档案工作分工，使有限的专职档案员负责统筹全局，进行技术革新，加快档案管理改革步伐，提高档案管理工作的整体质量。兼职档案员队伍是贯彻《档案法》的基础，提高兼职档案员素质有助于扎实做好档案管理基础工作，按时完成本部门档案归档工作，保证档案材料的完整性，辅助专职档案员完成档案的鉴定、立卷和销毁等工作。兼职档案员还可以配合专职档案员进行技术革新，加快推动档案管理工作改革，促进新型档案管理技术的普及。兼职档案员对于贯彻执行档案管理工作制度，优化档案管理工作氛围，提升档案建设的整体质量水平，促进档案事业的快速发展意义重大。

2 兼职档案员队伍的现状分析

1）专业素质偏低。兼职档案员的档案管理能力相对偏低，大部分从事兼职档案管理工作人员不具备档案专业知识，仅仅掌握基本的档案管理工作制度，熟悉一般的档案管理流程，可以从事事务性的档案管理工作。当前，事业单位兼职档案员的年龄普遍偏大，兼职档案员不具备较高的学历，大部分在部门工作中处于次要地位。现有从事兼职档案管理人员对复杂档案业务不熟悉，无法创新性的应用档案管理系统，不具备信息化的档案管理工作能力。现有档案员无法更充分的完成收集、整理和归档工作，因此极大的影响了事业单位档案管理质量。

2）队伍稳定性低。兼职档案员队伍的稳定性不高，常常存在工作岗位变动频繁的情况。一方面，部门内部会调整临时工作安排，导致从事档案管理工作人员经常变换。另一方面，事业单位深化改革处在关键阶段，机构并转情况较为普遍。技术人才流动的现象较为普遍，使得一般基层岗位人员变动较快。而且，越来越多的基层人员希望通过重新聘任走向更高层级专业岗位，这使得兼职档案员的变换频率较高，每年都会有部分兼职档案员调整到新岗位，给档案管理工作带来一定影响。通常处于各部门综合岗位的兼职档案员往往身兼数职，各项工作冲突时兼职档案员只得匆忙上阵。加上组织管理体系还不健全，对兼职档案员的关注不足，不利于发挥兼职档案员作用。

3）工作积极性低。档案管理是一项持续性的工作，需要完成大量基础性工作，工作量大，有时时间相对紧张，而且工作要求不断提高。一线各部门的业务工作普遍较为忙碌，兼职档案员花在档案管理上的时间有限。而且，事业单位对档案管理的重视程度有待加强，对兼职档案员工作的关注度不够，这在一定程度上造成了兼职档案员的消极懈怠心理。随着信息化档案管理体系的日渐形成，兼职档案员承担的工作压力不断增加，一些核心业务部门会产生大量的档案数据信息，无形中增加了兼职档案员的工作压力，这使得兼职档案员理在繁重的工作压力下更希望离开相关岗位。兼职档案员通常对档案管理思想认识不到位，往往把档案管理摆在次要的位置，不注重提高档案管理的质量，档案管理实践中有得过且过的思想，因此影响兼职档案管理水平。

4）业务培训较难。兼职档案员队伍的稳定性不高，现有档案员的水平参差不齐，因此使得兼职档案员培训的难度较大。首先，事业单位很少有时间抽调所有兼职档案员参与业务学习，兼职档案员培训占用时间多过会对其主业造成较大影响。其次，兼职档案员的水平参差不齐，工作能力有一定差异，传统的培训方式很难有效解决具体问题。第三，兼职档案员缺乏主动参与档案管理技能培训的意识，往往认为兼职档案管理是一项临时性工作，不会花费更多的精力研究档案管理方法，不注重进行相关技术手段的更新，因此严重的影响兼职档案员队伍成长的效率。

3 兼职档案员队伍的强化路径

1）完善日常管理机制。为了发挥兼职档案员的作用，还要优化选人用人机制，给予兼职档案员成长空间，提升其参与档案管理的主动性。首先，选择配置具有一定文化知识素养，有信息技术设备操作必要经验，热爱档案工作员担任兼职档案管理工作。事业单位应当根据兼职档案管理的需要出台兼职档案员上岗条件、岗位职责等内容，选择兼职档案员时优先考虑有上进心和较强工作能力的年轻干部。其次，加强兼职档案员的绩效考评，完善兼职档案员考核机制，提高各部门兼职档案员的责任意识，将保持兼职档案员队伍的稳定作为重要任务。第三，给予兼职档案员在职务晋升、专项考核、评优奖励方面优厚条件，促进兼职档案员提高从事相关专业工作的积极性。

2）开展有效技术培训。为了提高兼职档案管理队伍的整体素养，还要坚持开展专业技术的培训工作，在突破传统档案管理技能培训方式弊端的基础上，切实发挥兼职档案管理人员作用。首先，完善专职档案员与兼职档案员的业务交流机制，通过微信群的方式及时发布工作信息，针对性解答兼职档案员的问题，从而提高兼职档案管理工作效率。其次，建立研究性的档案管理团队，实现专兼职档案员结对子，共同研究档案管理领域的新课题，从而提高档案管理工作的整体素养，激发兼职档案员工作的主动意识。第三，还要发挥网课的重要作用，鼓励兼职档案员通过网络自学档案技术，基于强有力的信息供给提高档案人员水平，解决档案管理工作的现实问题。第四，通过绩效考评监督档案管理的实际情况，针对兼职档案员的表现指出其短板与改进之处。档案技术培训可以采用小规模培训的方法，能够结合典型的情境事例开展兼职档案管理实践。

3）降低档案管理强度。为了提高兼职档案管理的效能，还要降低兼职档案员工作强度，强调在合理的分工协作机制下提高兼职档案管理的整体水平。首先，明确档案管理责任分工，细化兼职档案员工作的具体职责，出台具体的档案管理考核标准，从而提高兼职档案管理效率。其次，了解兼职档案管理工作的现状，积极树立开展兼职档案管理的典型，依托榜样力量形成良好的兼职档案管理工作氛围。第三，充分发挥信息技术的作用，强调依托智能化的技术手段提高档案管理的运转效率，尤其重视进行技术设备的更新，从而提高兼职档案管理水平，解决兼职档案管理压力较大问题。降低兼职档案管理工作强度，明确兼职档案管理要点，针对性的提出优化改革的措施。

4 结论

事业单位兼职档案员是档案工作的重要力量，应当提高兼职档案员工作的科学性和有效性，合理进行档案管理工作分工，明确兼职档案员的具体工作职责，从兼职档案员的成长需要出发，加大档案管理技术培训的力度，鼓励基层兼职档案员通过各种渠道学习专业档案知识，从而更好地发挥档案的作用，达到全面提高兼职档案管理工作水平目标，提高档案管理效能。