事业单位档案管理及服务效率提升对策

张 静

（山东省济宁市任城区档案馆，山东 济宁 272100）

档案管理工作对于事业单位而言是非常重要的，档案管理工作能够帮助企业单位实现对信息的收集和管理，更好地进行项目的决策，是企事业单位发展过程的重要保证。但是当前我国部分企业事业单位的档案管理工作还存在着一些问题，因此，有必要对我国事业单位档案管理及服务效率的优化措施进行详细的分析，从而提升事业单位档案管理工作的质量，更好地完成事业单位的档案管理工作。

1 事业单位档案管理工作现状

1.1 事业单位档案管理工作的重要性

事业单位是国家设置的带有社会公益目的的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。档案管理是事业单位管理中的重要组成部分，事业单位档案管理工作是一项专业、复杂和机密性的工作，事业单位的档案中包含了事业单位发展过往的历史资料、文件和重要决策等内容，事业单位的档案管理工作在一定程度上能够指导相关管理人员的决策，为事业单位的发展指引方向[1]。另外事业单位本身隶属于国家单位，因此事业单位的档案管理工作同样也是国家档案的重要组成部分，档案管理中收录了完整的事业单位发展资料和项目信息数据，保证信息资料的真实性和客观性，这些文件资料和信息数据是具有法律效益的，为事业单位的安全性做出了保障。

1.2 事业单位档案管理工作中存在的问题

1）管理制度不够完善。事业单位的档案文件大多存放在事业单位的档案室中，档案管理工作普遍比较落后。在具体工作中单位管理人员对档案管理工作的重视程度不够，很少会设置专门的工作人员对文件的存放进行管理，这就导致了档案管理相关工作缺乏完整的管理制度，各工作部门人员进行档案存放缺少记录，在接下来的文件档案查找上造成了很大的困难，影响了整体的档案管理工作效率。档案管理制度不够完善，从而降低了事业单位的整体工作效率。虽然在社会发展过程中，相关部门逐渐完善了相关的企事业单位档案管理的工作形式，但是在具体应用中部分事业单位并没有充分结合单位的实际情况针对档案管理工作制定适合单位的档案管理制度，没有形成完整的事业单位档案管理工作体系，从而降低了事业单位档案管理工作的效率。

2）工作人员综合素质低。当前我国的大部分事业单位普遍存在着对档案管理工作重视程度不够的现象，导致事业单位的档案管理工作缺少相关的规章制度。在实际工作中存在着工作人员的能力水平参差不齐，在工作过程中缺少责任意识，对档案管理工作不够重视，工作态度散漫，使得档案文件的管理工作混乱，缺少精准的存放记录，或者工作内容流于表面，不够细致，导致文件档案的破坏或丢失，对事业单位造成一定程度上的损失。资料和档案对于事业单位的发展是非常重要的，无论是合同资料还是档案文件，任何一部分受到损坏都会为事业单位带来不小的损失。所以在事业单位档案管理工作中，工作人员对档案文件要足够的重视，深刻了解工作对事业单位发展运行的重要程度。

3）档案管理工作模式缺乏创新，档案管理工作方式落后。档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，对事业单位的长远发展有着重要的决策作用，但是当前我国大部分事业单位在发展过程中，还存在着档案管理工作缺乏创新，工作方式落后的问题。随着社会经济的进步，科技水平的提升，信息技术逐渐应用到了社会各个行业中，事业单位要想切实地提升内部档案管理的工作水平和服务效率就需要不断提升单位的相关工作人员的技术水平，优化工作模式。但是当前我国事业单位的档案管理工作中，相关工作人员存在着年龄较高，思维方式比较落后的问题，固守传统的档案管理工作方式，缺乏对工作的创新意识，相关管理部门缺少对档案管理工作人员的培训，导致现代化工作模式无法应用到事业单位的档案管理工作中。另外事业单位对先进档案管理工作设备的投入力度不够，导致档案管理工作的开展困难，不能够更好地为事业单位提供良好的档案管理服务工作。

2 事业单位档案管理及服务效率的优化政策

2.1 加强对事业单位档案管理工作的规范化建设

要想切实地提升事业单位的档案管理水平，首先要加强对事业单位档案管理工作的规范化建设。档案管理工作规章制度的设立能够从根本上提升事业单位档案管理工作的整体水平。在事业单位的档案管理工作中，事业单位相关管理人员要充分结合单位发展的实际情况制定系统健全的档案管理工作条例和制度，保证档案管理工作人员在档案管理工作中明确自身的工作内容，将责任落实到工作人员个人身上，设立档案管理的相关奖惩措施，调动事业单位档案管理工作人员的工作积极性，确保事业单位档案管理工作人员能够严格遵照相关的规章制度来进行事业单位档案管理的工作，从而保证档案管理的工作规范性。

2.2 提高事业单位档案管理工作人员的综合素质

在事业单位档案管理工作中，不仅要加强对事业单位档案管理工作的制度建设，还要全面提升事业单位管理人员的综合素质水平。事业单位应当不断引进档案管理相关的专业技术型人才，加强相关工作人员的技术培训，提升工作人员的综合素质。管理部门要加强对事业单位中档案管理工作的重视程度，增强档案管理工作人员的责任意识，管理部门要定期对事业单位中档案管理部门进行专业技能抽查，保证档案管理工作人员在实际工作中的操作规范性，实现事业单位档案管理工作整体水平的全面提升。

2.3 建立健全的事业单位档案管理和服务体系

事业单位的档案管理工作对于事业单位的健康发展有着重要的意义，档案服务工作包含了对事业单位档案文件的收集归档、信息查询、文件检索和档案使用等多个内容，这些内容是非常复杂且繁琐的，但是这些工作内容能够大大提升档案管理工作的整体质量，但是同时也对事业单位的档案管理人员提出了全新的要求[2]。为了更好地提升事业单位档案管理工作的整体水平和服务效率，相关单位应当结合实际发展情况建立一套健全的事业单位档案管理和服务体系，从而保证事业单位的档案管理和服务工作的顺利开展。另外还要在事业单位中引进先进的档案管理相关工作设备和技术，利用先进的计算机设备对事业单位中的文件档案进行统一的管理，对档案文件进行统一编号，并录入到计算机系统中，建立合理的计算机检索模式，实现事业单位档案管理的信息化，全面提升事业单位档案管理及服务的效率。

3 结论

总之，信息化技术已经逐渐应用到我国各行业中，我国的事业单位档案管理工作应当充分利用先进的信息技术，加强对事业单位档案管理工作模式的创新，建立健全的事业单位档案管理和服务体系，不断提高事业单位档案管理工作人员的综合素质，保证工作的规范性，从而提升我国事业单位档案管理及服务的整体工作水平，为人民群众提供更优质的社会服务。