基于人才流动的高校人事档案管理应对措施

张观林

（江苏食品药品职业技术学院，江苏 淮安 223003）

在高等教育事业不断发展和招生规模日渐扩大背景下，高校对优秀人才十分渴求，而人才短缺也加剧了高校之间人才流动，虽然科学合理的人才流动可以发挥改善知识结构、优化教师队伍、提高教研水平等积极作用，但是频繁的人才流动会带给高校人事档案管理许多负面影响，无形中对人事档案管理也提出更高要求。因此，需要对“人才流动带给高校人事档案管理的影响”，加大研究力度；并且，为了更好适应高校人力资源工作需要，应采用多样化措施提高人事档案管理现代化水平[1]。鉴于此，对人才流动下的高校人事档案管理应对措施展开分析和探讨。

1 人才流动对高校人事档案管理产生的影响分析

频繁的人才流动，对高校人事档案管理带来许多问题，具体表现为：

1）档案管理不规范。当今时代，高校发展对人才愈发注重，并在人才争夺过程中引发新的档案管理问题。如：人走档未动。新单位只能根据人才提供的一些基本资料重新构建一个档案，这么做，不仅是档案材料不全，还会引发档案管理不规范问题，甚至对人才管理带来极大影响。

2）信息数据失真。在人才频繁流动过程中，人才档案交接次数也非常多，在受到档案移交制度不够完善、有些高校因多种原因归档不及时的影响下，档案移交过程出现资料流失情况也屡见不鲜；再加上人才抢夺激烈影响，一些高校放宽了人才入职条件，在一定程度上也引发人事档案资料失真情况，即便是重新建立新的档案，往往也存在较多水分。

3）信息化水平不够。随着科学技术不断发展，各种先进技术在人事档案管理中也得到广泛应用。高校在人事档案管理上虽然也积极引进了先进技术及设备，在一定程度上加快了人事档案管理信息化进程；但是由于高校的档案管理项目及内容等，与机关、其他事业单位不尽相同，没有专门的高校人事档案管理系统；所以，目前高校人事档案部门用的软件系统，在工作流程、档案功能、利用服务等方面还存在诸多不足，严重降低了高校人事档案管理效率与质量，还需要采取有效措施对其进行优化完善[2]。

2 基于人才流动的高校人事档案管理应对措施探讨

1）构建现代化档案管理制度。在实现人事档案管理制度的现代化之前，必须先实现人事管理制度的“现代化”，人才能够有序、畅通流动。首先需要政府有关部门的给予政策上的大力支持。因为人才流动是社会活动的一种体现，面对人才流动不应用“制度、办法”等措施进行制约，而是用开放、包容的态度。只有创新人才流动机制，才能打通人才流动渠道，从而升级档案管理制度。其次，用人单位与人才之间是一种平等、协商的契约关系，而签订的聘用合同就是实施人才人事管理、档案管理的重要基础，因此要在维护双方合法权益基础上，制定科学合理人事管理制度，促进人才合理流动，并推动现有人事档案管理模式优化创新。

2）严格审核人才人事档案。如果高校频繁出现人才流失、走穴等现象，则从侧面反映了人事管理、档案管理存在着不规范、不合理等问题，并对人事档案审核工作敲响警钟。在实际的档案工作中，要深刻意识到加强人才人事档案审核必要性和紧迫性，并依托相应审核制度，对新引进的、已在校工作的人才档案，应统一参照干部人事档案专项审核工作的要求进行严格审查，对人才教育背景、任职资格、政治立场、工作经历等进行全面系统核准核实，并在这过程中进一步完善和优化人事档案资料收集、整理、归档和保管工作，在妥善解决人事档案资料缺失、信息失真等问题的同时，也推动了人事档案管理科学化、规范化和标准化进程[3]。

3）加强人事档案信息化建设。信息网络技术的出现，为解决人才频繁流动引发的人事档案管理问题提供有力技术支撑。注意人事档案信息安全的同时，信息网络技术在加快人事档案管理信息化建设步伐中，进一步提高高校人事档案管理科学化、规范化和信息化水平，档案管理工作效率与质量也得到显著提升。具体措施包含：（1）逐步开展档案信息化建设工作。首先人事档案管理部门的领导要理解并大力支持档案信息化工作，并在深化人事档案信息化管理以后，结合实际工作的需要，对相关基础设施设备进行完善，并依托互联网、数据库等技术，对人事档案涉及数据信息进行信息化管理，并构建与之相对应数据库，真正实现人事档案网络化、数字化管理；（2）加强档案资料收集和拓展信息来源。人事档案信息收集和整理工作，直接关系到人事档案信息化资源的完整性和真实性，操作中也要对人才人事档案资料进行科学筛选，并保证收集到的资料与档案里原有的资料相互衔接并一致；针对出现的可疑信息，也要加强识别与审查，确保收集的人才档案原始信息准确和科学，进而为形成全面准确的人才信息数据库提供有力支撑；（3）流动人才档案与流动人才信息管理同步，尽管高校人事办公系统已经趋于成熟状态，但是受到各种因素影响，实际工作依然显露出人才档案与人才信息相分离情况，因为是由不同的部门分管，这样不利于人才档案和人才信息共享与转换，这时候通过信息技术有效运用，就可以将人才档案与人才信息有效结合起来，实现档案管理和信息开发利用工作同步[4]。

4）打造专业化档案管理队伍。人才频繁流动增加了人事档案管理人员工作量，并对档案管理人员综合素质提出更高要求，需要采取有效措施，确保档案管理人员能够满足当前人事档案管理工作需求。首先，应想办法保持档案工作人员队伍的稳定，其次，组织档案人员参加有关的业务培训，在扎实自身专业知识和业务能力的同时，对人事档案信息化管理方法和手段进行学习实践，并将竞争、考核、奖惩等机制融入其中，既能够提高档案人员工作积极性，又能够促进高校人事档案管理水平得到进一步提升[5]。

3 结语

本文是对人才流动下高校人事档案管理应对措施的分析，随着高等教育事业不断发展，各大高校对优秀人才十分渴求，在促进人才频繁流动的同时，也对人事档案管理带来极大影响，需要深化高校人事档案管理认识，并对人才流动引发的档案管理不规范、数据信息失真等问题进行深入分析，进而采取建立现代化档案管理制度、严格人才人事档案审查、加快档案管理信息化建设等措施，提高高校人才流动管理水平，并促进高校人事档案管理科学化、规范化和信息化进程。