新形势下机关档案管理工作的优化措施

王 锋

（绥滨县机构编制数据管理中心，黑龙江 鹤岗 156200）

档案管理是机关单位较为关键的一项工作，通过做好机关档案管理工作，可以避免出现信息资料泄露或是损毁等问题。由于机关单位档案内容十分繁杂，档案数量庞大，这也增加了档案管理工作的难度。在实际机关档案管理工作中仍存在一些问题，因此需要积极采取有效的措施，全面提升机关档案管理工作的现代化和信息化水平，使档案管理工作能够更好地服务于机关单位的各项工作，为机关单位工作效率的提升打下良好的基础。

1 机关档案管理工作中存在的问题

1.1 机关档案管理意识不强

在机关单位实际工作中，无论是领导还是档案管理人员对于档案管理工作都存在重视不足的问题，档案管理意识欠缺，对于档案管理工作的重要性缺乏深入认识。而且在实际档案管理工作中，机关单位投入的资源较少，这也对档案管理水平的提升带来了较大的影响。

1.2 软硬件设施不配套

在当前信息化时代背景下，机关档案管理工作加快了信息化的发展进程，这就对档案管理的软硬件设施提出了更高的要求。但在各机关单位，由于对档案管理重视度不足，这也导致档案信息化建设的软硬件设施配备不足，这对档案信息的数字化转化带来了较大的影响，严重制约了机关档案管理的信息化水平。

1.3 机关档案管理缺乏规范性

机关单位档案多以重要文件为主，这就要求在实际管理工作中，需要针对档案进行分类，从而为后续查阅和使用提供更多的便利。但当前机关档案管理工作存在较强的随意性，档案管理工作缺乏严谨性，档案信息存放过于分散，没有严格按照档案管理要求开展工作。再加之档案管理制度不完善，在缺乏完善制度保障下，档案管理人员工作行为缺乏约束，管理相对混乱。

1.4 档案管理信息化水平不高

信息化已成为档案发展的必然趋势，机关档案也加快了信息化发展的步伐，以此来助力于档案管理工作效率的提升。但当前受传统思想理念影响较深，机关单位对于档案信息化管理工作缺乏重视，这对档案信息化建设带来了较大的阻碍，影响了档案管理信息化水平的提升。

2 新形势下机关档案管理工作的优化措施

2.1 树立科学的档案管理理念

在当前社会和科学技术快速发展的新形势下，机关档案管理工作也需要与时俱进，重视先进档案管理理念的应用，从而紧跟时代发展步伐。目前很多机关单位对于档案管理工作的重要性认识不足，在实际档案管理工作中存在敷衍和拖沓的情况，档案管理人员缺乏责任感，对于档案信息利用率不高。基于这种情况下，机关档案管理工作中需要树立科学的档案管理理念，并加强对电子档案的推广，规范电子档案的采集、存储和管理等工作。在实际工作中，还需要建立健全电子档案管理制度，积极优化电子档案管理方式方法，全面提高电子档案管理工作的水平，实现机关文件和档案的一体化管理。

2.2 重视软硬件设施建设

为了提高机关档案管理工作的水平，机关单位需要重视档案软硬件设施建设，为档案信息化管理提供完善的设施，实现档案信息的高效存储、随时调阅。同时还要针对档案软硬件设施的建设标准进行调整，加大投入力度，积极对相关硬件设施进行更新换代，并购置各种先进的档案管理软件，更好地满足机关档案管理工作的需求。另外，电子档案管理工作中，还需要强化安全建设，重视各种先进技术手段的应用，排除各种安全隐患，进一步保障机关档案信息的安全性。

2.3 加快推进机关档案制度的完善

在机关档案管理工作中，需要基于制度层面入手，加快构建完善的档案管理制度体系，并结合机关档案管理工作的实际情况和具体要求，制定切实可行的制度，确保制度的统一性和规范性。在档案管理制度制定过程中，还要重视设置相应奖励和激励措施，激发档案管理人员工作的积极性，通过考核制度来提升档案管理整体质量和水平，为档案管理工作的创新发展打下坚实的基础。

2.4 加强机关档案信息化建设

机关档案管理工作紧跟时代发展步伐，加快信息化建设的进程。通过完成档案数字化转化，实现档案电子式存储，这样不仅档案丢失和破损发生 的概率下降，而且有利于实现档案信息的查找和利用。引进与单位自身情况相适应的档案管理系统，并通过建立档案数据库，实现对机关档案信息的集中和统一管理。同时还要通过构建一个档案信息共享平台，机关部门之间可以对机关档案信息进行有效共享。另外，还可以借助于网络，将各机关单位档案云系统有效的连接起来，实现档案信息的实时备份、存储和共享。在档案信息化水平提升过程中，还要做好档案信息安全防护工作，通过设置防火墙，设立专门的密钥，合理应用各种安全技术，全面保证档案信息的安全。

2.5 建立机关电子档案的开发查询系统

机关单位通过建立电子档案后，为了实现对电子档案的有效利用，宜构建一个更具开放性的档案查询系统，使相关人员能够快速和便捷的查询到所需要的档案信息，进一步提升机关档案社会服务水平。对于机关档案管理工作而言，其最终目的即是服务社会，因此在实际档案管理系统构建过程中，档案管理人员需要积极转变思想观念，加强对非涉密档案的开放度，使档案信息能够最大化地被公众所使用，进一步提升档案自身的使用价值。对于各部门的档案信息，还要强化彼此之间的联系，加快推动档案信息的共享，为档案信息查询提供更便利的条件。在用户针对具体档案信息查询过程中，保证档案信息安全的状态下，制定具体的服务措施，全面提高档案信息的服务效率和水平。另外，机关单位还要优化设计档案智能化检索系统，进一步缩短档案检索时间，使用户能够快速检索到所需要的档案信息，实现档案信息的高效利用，更好地发挥出机关档案信息资源的重要价值和作用。

3 结束语

对于机关单位而言，档案都具有极为重要的作用。档案中涉及了机关业务开展和人事等多方面的信息，通过做好机关档案管理工作，可以使其更好的服务于机关单位各项工作的有序开展。特别是在当前信息化时代背景下，机关档案管理工作更需要与时俱进，加快推进档案信息化建设的步伐，积极应用现代化的先进技术手段，促进档案管理工作的转型升级，使机关档案能够更好地服务于机关单位的发展。