PDCA循环在医院人事档案管理中的应用

傅鸿飞

（鄂东医疗集团黄石市妇幼保健院，湖北 黄石 435000）

在医院的管理工作当中，人事档案管理是非常重要的内容之一。人事档案要对医院职工的工作作风、政治品质、思想认识、道德品行、学习工作经历等个人的资料进行归纳整理并如实记录下来但是以目前的情况来说，医院的人事档案管理水平并不算太高，因此就要引进PDCA方法对现有的人事档案管理水平进行改进，从而使医院档案的综合管理水平不断上升。

1 PDCA理论及其应用意义

在很多医疗机构中，其管理的重心主要在医疗事业发展与进步之上。而这些医疗机构也比较注重临床方面，因此人事档案工作相比于临床方面要显得滞后很多。PDCA的理论意义就是将管理划分为计划、执行、检查和处理四个阶段。PTCA理论的特点是具有循环性和发展性。在展开人事档案工作前，要先找准定位，这样才能制定出合理的管理计划，做好工作的规划。根据制定的计划开展工作，还要统筹各个方面，以保证计划能够有效地实施。在对计划实施情况进行检查之后，对以往工作中存在的问题进行改进能够为后面的工作提供一个很好的借鉴。在工作问题的排查工作中，要对不足的地方加以改进，制定出严密的计划，提高计划的质量，可以有效地是工作进展得到突破。把PDCA的方法应用到医院的人事档案，管理工作中，可以明确越人事档案的管理责任，把PDCA工具应用到医院人事档案管理中，可以提高管理的质量以及水平，解决质量低、效率低等问题，这些都给各大医疗机构的人事档案管理提供一个很好的支撑。

2 PDCA在医院人事档案管理中的应用

在制定医院人事档案管理计划的时候，需要遵循的原则是5W1H原则，这个原则就是要明确为何制定这样的管理措施，管理措施的目标要达到何种程度，这个管理措施应用在何处，具体的管理措施由谁来负责，需要在什么时间段完成，完成的过程又是如何，这就是5W1H原则。在进行具体编制的计划之中，其中包含了多方面，比如原因、目的、地点、时间、负责人和方法措施。不过在解决具体问题之前，可以根据情况来进行细致的展开，我想要查找到问题发生的主要原因，可以绘制鱼骨图。找出问题发生的原因可以根据这个原因。找出相应的解决办法。如果想要解决重视程度不足这个问题可以成立一个清理问题的小组来对这个问题进行解决，组长可以由书记来担任，副组长担任分管领导。在解决管理层面的问题时，可以由领导负责，对管理层面进行监督，确保这些问题能够尽快的解决。档案管理人员也要经过专业的培训，加强他们的业务能力，增强他们在档案知识方面的积累。有条件的还可以增加计算机或者档案信息等先进设备的投入。规划好措施以及需要达到的目标之后。还可以选定专门的负责人员对此进行时间和程序的设计，以保证工作有序地进行。

制定完计划之后，就要开始执行计划。因此就必须要根据计划成立一个专门的组织机构来对这个计划进行负责。在明确制度的流程之后，就可以基本保证工作的有序展开。在人事档案管理问题当中，档案管理部门主要的责任是对人事档案管理问题进行改进，做到每一步都分工明确，安排专门的人对这个工作进行统筹。同时也要对职工人员进行专业技能的培训，以保证他们拥有足够的知识量去胜任他们的工作。职工人员需要具备的素质不仅仅是个人的责任。一时还要拥有较高的政治素质的，而且都必须是中共党员。职工人员还需要具备熟练的操作技能，以保证录入的人员信息高效，准确。除了要提高职工人员的个人素质以及专业素养等方面的工作还要完成制度顶层设计。职工人员要根据流程来展开工作，把人员的信息能够及时的录入到系统之中，建立完善的归档制度。但是人事档案信息比较复杂，需要对个人和组织提交上来的信息进行核对和检查，学籍材料、进修材料都是个人需要提交的，而组织提交的材料一般都是考核材料、任免材料和工资材料等。根据制度，如果提交的材料在进行检查核对之后发现材料缺少以及格式不规范的问题都要进行责任的追究，所以每一项都要严格地按照制度的要求来进行工作。各项档案管理制度要进行完善，这样才能使档案材料的形成、收集和整理的每一步都按照工作规范来进行。同时要建立相应的奖惩机制，这样才能提高员工的工作积极性。为了使员工的质量得到提高，就要定期的展开考核工作，将考核的结果与职工人员的绩效挂钩，有效的奖惩机制可以提高员工的工作积极性。

除了制定计划，还要对计划的展开进行实时的调查，可以通过随机对计划的效果进行抽查等方式，来确认工作的情况，及时找出工作中存在格式不规范，信息不一致等问题，并针对这些问题做好记录，找到问题的成因并展开分析。根据以往的人事档案管理工作可以得出，在检查过程当中，许多问题的产生都是因为职工人员工作不认真，或者对档案知识的掌握程度不够造成的。在工作的过程当中，要对工作进行检查和监督，不仅是从硬件上还是人工的培训上都要进行一个多方面的审核，考察计划落实的实际情况，对它相关的问题进行信息的汇总，并写成一份材料，并展开相应的工作，督促人员端正对工作的态度。

3 结语

把PDCA应用到医院人事档案管理之中，你深入的分析人物档案的管理机制存在的问题，根据存在的问题可以制定相关的管理计划，在建立相应的组织机构后，可以提高和完善医院人事档案管理制度。PDCA可以有效地提高是医院人事档案管理制度能够保证计划顺利进行。审查计划的落实情况，可以从中对医院人事档案管理开展一个科学的评测，利用现有的条件结合吸收到的经验，对人事档案管理进行提高和改进，可以为下一阶段的工作提供一个很好的借鉴。