新形势下基层单位如何加强档案管理

孙芳梅

（山东省无棣县海丰街道办事处便民服务中心，山东 滨州 251900）

档案管理对于国家建设和党建工作都有着重要意义，小到个人，大到国家和单位，各行各业各个组织单位都离不开档案管理工作。档案管理工作也需要适应新时代的发展要求，顺应新形势、提出新任务成为当前开展的新工作目标。

1 当前档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作人员问题

在一些组织单位中，存在人员对档案管理工作认识不到位的问题。这表现在领导以及档案管理部门对档案管理工作重要程度的认识不足，使得档案管理工作无法系统地开展，在资料的收集、整合、管理与应用等方面效率低下。有些单位只保留一些财务人事相关的档案，忽略日常工作中产生的一些档案资料，还有一些单位则让非专业人员从事档案管理部门的工作。

其次，档案管理工作人员的专业素养不够高。对于档案管理工作这一综合性任务来说，工作人员需要具备综合业务知识。除了要具备文字知识之外，档案管理工作者还需要具备本单位相关的专业知识以及硬件设备的操作技术等能力。不仅如此，一些档案管理工作者没有获得较为充分的专业培训，使得在实际工作中无法在档案管理任务上得心应手。在单位组织中，相比于党务、人事以及财务这类职能部门而言，档案部门的工作者很少有机会接触到专业的培训，因此很难系统有效地学习相关的知识。这就使得部分档案管理工作者无法适应高速发展的信息化时代。

1.2 档案管理制度存在不足

档案管理工作在制度体系上仍存在一些不足，这主要表现在以下三个方面。

第一，在档案管理工作上，资料的收集、整理、筛选以及保管上没有形成高效的工作流程。而在资料的统计、分析以及利用上，则没能够充分发所蕴含的信息价值。此外，在档案的保存、加密以及借阅上，没能建立出一套有效安全的保密机制。

第二，制度的制定有一定的时代滞后性。有些组织单位的档案管理制度大多是针对传统的档案收集、整理、保管与借阅而言来设置的。这就使得该制度在面对高速化信息时代中的问题上，无法做出有效及时的处理。

第三，在档案管理制度的执行上存在执行力不足的问题。在档案管理工作流程上，工作人有时候无法严格按照规章制度进行操作，这就使得在时间、流程以及规范上存在欠缺。最常见的表现就是工作拖延问题，进而导致档案管理工作无法及时进行。

1.3 档案管理设备使用不到位

档案管理设备是档案工作能够顺利开展的基础。而当下一些组织单位的档案管理部门存在设备落后，没有独立保管室等问题。

其中，档案室的无法建立受到组织单位的资金制约和场地面积的限制。很多基层组织单位出于对实际工作需求和工作性质的考虑而没有设置专门独立的档案保管室，此外一些企业也会将档案资料存放在办公室，这都会存在信息安全隐患。

而硬件设备的不达标则使得在保护档案资料上存在安全漏洞。例如存在防盗门窗的不配备、火灾应对设备的缺少与老化、专用档案资料存放柜的缺少等问题。此外，基层单位在档案保存工作上还存在监控、报警不到位等问题。

最后，档案管理的数字化程度不高，缺少系统化的数字档案管理机制使得单位只能依赖传统的纸质档案管理。这就造成了信息的处理低效、资料管理安全等问题。

2 档案管理工作有效开展方法

2.1 加强宣传教育

通过对组织机构、基层单位以及对应的工作人员进行宣传教育和教授知识技能，可以有效地提升人员对于档案管理工作的重视程度。档案管理对于国家单位而言是关乎到组织发展、政策制定以及纲领调整的重要基础工作，而对于个人而言则是其社会工作能够顺利展开的基础保障。此外，一个组织单位只有顺利开展档案管理工作，才能够保障人事、资金等信息资料的安全与完整。此外，大力加强相关法律法规的学习，将《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等作为档案工作人员日常的学习资料，也是一种行之有效地的宣传教育手段。最后，从基层单位领导到每一个工作人员，要建立起牢固的资料安全与保护意识，通过树立正确的大局观来切实地保证档案工作的顺利开展是宣传教育的最终目标。

2.2 提升管理制度

管理制度是保证基层档案工作顺利展开的政策基础，除了要大力提升档案管理制度的规范化、系统化的水平之外，将管理机制、部门规章、管理办法和机构设置落实到位且有机统合在一起也是整体提升管理制度的有效手段。档案工作本身具有很高的制度性和组织性，加强规范档案管理工作的各个环节是能够切实有效地提升信息收集、资料整理、以及档案保管的手段。因此可以从现有的管理机制上进行梳理分析，针对其中各个环节的不足进行整改完善，将规章制度细化并建立完备的操作守则，提升工作的规划性和可行性。

2.3 强化管理设备

硬件设备是档案管理工作的物质基础条件。良好的硬件基础应该包含能够顺利工作的硬件基础、安全可靠的操作环境以及综合的设备管理制度。首先，硬件基础保证了档案管理工作的顺利展开，而安全可靠的操作环境则能够保证资料不被损坏和窃取。因此，作为档案管理工作的负责人应该积极支持档案管理部门的信息化建设，将良好的硬件设备和管理制度引入到实际的工作中。

3 结束语

在新时代背景下，随着国家建设的飞速发展，基层档案管理工作迎来了新的机遇与挑战。在面对各种新要求时，把握机遇迎接挑战成为档案管理工作者的工作重点。只有充分认识到档案管理工作对于基层建设的重要意义，在思想上、行动上都落实到位，将统筹协调与个人能力结合在一起，才能够将档案管理工作真正地做好。