儿童福利院档案管理的现状及建议探析

姚 赟

（襄阳市儿童福利院，湖北 襄阳 441000）

儿童福利院有着自身的特点，所以相关工作人员要根据儿童福利院的特点进行档案管理的优化。儿童福利院的档案中通过相关的文字、影像记录了儿童的生长记录、身体状况、学习情况以及成长经历等等。所以儿童福利院又具有特殊性复杂性、现实性和周期长等特点。因此要立足于这些特点，开展儿童福利院的档案管理工作，使得儿童福利院的相关工作人员，能够根据档案开展相关的工作，保证儿童福利院各项工作的稳定有序开展。

1 儿童福利院档案管理的现状分析

要想进一步提高儿童福利院档案管理效率，以档案作为儿童福利院工作开展的重要依据，那么相关工作者就必须要了解当前儿童福利院档案管理存在的问题，只有找到问题才能够为进一步优化儿童福利院档案管理工作提供必要的依据，才能够针对性的解决问题。

1.1 档案管理人员不足

就目前而言，参与的儿童福利院档案管理工作的人员严重不足，不能够满足儿童福利院档案管理日常管理工作的需要。前面说过，儿童福利院的档案具有特殊性、复杂性、现实性以及记录周期较长的特点。正因为这些特点需要更多的工作人员参与到档案的管理中。比如儿童福利院档案的建档类型较多，包括行政管理、孤儿残障儿童、康复影像资料档案等等，一个儿童可能会涉及多种类型的答案。除此之外，建档之后的档案维护周期长[1]。儿童的档案往往伴随着儿童的整个生长周期，每一个阶段儿童从事的活动都需要参照儿童的档案，并且要跟随儿童的成长对其经历进行记录。就这一特点来说，导致儿童福利院的档案管理人员需要长期的跟踪，需要较多的人员进行管理。当前儿童福利院档案管理存在的重要问题就是档案管理人员严重不足，影响了档案管理的质量。

1.2 档案管理方式较为落后

即便在当前信息技术快速发展的大背景下，很多儿童福利院的档案管理设施都没有跟上时代的发展，仍旧沿用传统的纸质这种单一的儿童档案存放。尽管纸质档案记录和管理是硬性指标，但是在当前信息技术快速发展的大背景下，如果不采用现代化的档案管理就会导致儿童福利院的档案管理手段较为落后，不能够满足儿童档案调取的需要。比如不能够做到精准的数据采集以及儿童档案的存取，这就会给日常的福利院工作造成很大的麻烦。传统的档案管理方法即便是最娴熟的管理人员，也需要花一定的时间去调档和存档，使得档案管理的效率低，进而导致其他工作的效率也比较低。

2 儿童福利院档案管理工作的改进建议分析

2.1 扩充人才，打造专业的儿童档案管理队伍

儿童福利院档案管理是一项专业度较高的工作，必须要具备相应的档案管理能力的人才能够完成这项工作，而且基于儿童福利院档案管理的特点，必须要扩充儿童档案管理的队伍，选拔和培训更多的人才参与到儿童档案管理当中，并且根据儿童档案管理的多个类型培养相应的人才，让每一个人员都能够负责相对应的档案，进行精细化的管理。只有扩充队伍，提高档案管理队伍的职业素养，才能够让儿童福利院档案管理工作有条不紊，才能够提高管理效率。除此之外，还可以成立一个档案管理专项小组，制定档案管理的规章制度，要求档案管理人员按照规章制度开展档案管理工作，对档案进行定期的整理归档。督促档案管理人员提高自身的业务能力，同时寻求更多新颖的档案管理方法，满足儿童福利院档案管理工作的需要。

2.2 实现档案管理的现代化

随着信息技术的快速发展，现代化的手段在各行各业的应用都非常重要。基于儿童福利院档案管理面临的诸多问题，比如数量越来越多，庞大的数据造成档案的存取极为不便。为了能够提高效率，儿童福利院必须要引进现代化的档案管理设备[2]。将纸质的儿童档案管理实现数据化的存取，建立完善的信息档案系统，能够通过信息技术完成档案的建档删减、检索、登记、统计以及存取。同时利用信息技术与社会其他的部门进行有效连接实现信息的双向传输，一方面可以让有关部门尽可能多的了解儿童档案的内容，另一方面构建丰富的档案资源，能够为儿童福利院的工作开展提供相应的依据，提高档案管理的效率。

3 结语

总而言之，儿童福利院档案管理工作是儿童福利院相关工作开展的基本前提和重要保障，相关管理人员必须要扩充档案管理工作队伍，提高人才的专业素养和业务能力，实现档案管理的现代化。