中学档案现代化管理的对策研究

罗霞英

（永安市第三中学，福建 永安 366000）

中学档案的现代化管理是教育教学管理的重要组成部分，档案中不但保存了学校各类实践活动及教学工作的视频、音频及文字资料，还保留了学生及教师的具体学习以及工作情况。可以说，中学档案的现代化管理工作既能通过对过往教育教学经验的总结来为学校的未来发展保驾护航，又能够据实的反映学校目前的教育及教研水平，以促进教育工作者对教育工作的改革与创新。

1 中学档案现代化管理的现状

随着我国教育体制改革的不断深化，在中学教育管理系统中，所形成的音频、文字以及视频资料也在不断增多。而在中学教育任务日渐繁重的大背景下，学校内部对档案管理现代化的呼声要求也越来越高，因档案管理制度的不完善而造成的诸多问题也经常出现。

一是重视程度不一。虽然大多中学都有配置档案管理员，但仍有个别中学未设置专职档案员，有的是兼职，有的甚至是临时聘用人员，因而对该项工作职责的不明晰，是导致档案现代化管理工作受阻的主要原因之一。

二是档案管理制度不够完善。在档案整理归档的过程中，工作标准不统一，且缺乏系统性，致使档案信息归集杂乱，也不利于后续的编研工作开展。另外，管理人员专业性不强，在传统的档案管理工作中，人为造成档案丢失或受损的现象仍然存在。

三是信息化水平不高。由于中学档案现代化管理重视程度的影响，因此在个别学校中教育工作者们并没有切实认识到档案信息化管理的重要性。有的学校仍未将档案管理与校内计算机运行系统联系起来，有的只是“形式上”联接，过低的信息化水平严重影响了教师的工作效率，同时也对中学内部档案信息系统的建立完善形成了障碍。

2 中学档案现代化管理中存在的问题

一是档案利用条件受限。个别中学管理工作中，忽视了档案对教育教学的重要作用，有的农村和乡镇初级中学丰富的档案资料被束之高阁，使得不能在日常的教学管理活动中发挥应有的作用。究其根本，一方面是缺少专业档案管理员，另一方面是管理人员对自身职能的认识并不到位，因缺乏专业素养，故而并不能够根据学校实际将有用的档案资料进行针对性分类“提纯”，所以档案资料的价值也被大大降低。

二是现代化管理意识不强。由于学习领导和相关工作人员对管理现代化观念理解得不全面，对档案在教育教学活动开展过程中的重要意义认识不充分，因此导致具体落实档案现代化管理的部门认识不到位，既影响学校管理层对档案重要性的认识，更影响中学档案工作者对档案现代化管理知识接纳的主动性。

三是档案编研工作不到位。现阶段，中学档案管理在推进档案编研工作时阻力重重，主要原因可归结为以下三点：其一，传统的教育教学和档案管理观念影响，按部就班的习惯性工作容易，在总结提升和主动参与改革的不容易面前，档案难以被二次开发利用；其二，档案工作人员的收集、归纳、整理能力有限，导致其工作的效率水平偏低；其三，学校内部没有浓厚现代化管理发展的氛围，档案管理缺乏先进技术的扶持，所以编研工作难于开展。

3 中学档案现代化管理的相关对策

1）健全完善档案管理制度和信息管理系统。在中学档案管理工作中健全相关制度，构建完善的档案信息管理系统，有助于提升教育教学的工作效率和教学水平，这就要求相关管理人员在工作时，一要建立统一的档案收集及整理标准，对工作过程中所遇到的问题进行集中解决，保证档案管理工作的有据可依、有参可考；二要构建完善的安全的实用的档案信息管理系统。要想提高对中学档案的现代化管理水平，就要求相关工作人员在档案信息整合的过程中，用先进的技术武装自己，在学校内部建立起较为全面的流转系统和档案信息管理系统，在不断加强自身对先进设备及先进技术学习的同时，教育和档案行政管理部门也要大力宣传构建档案信息管理系统的重要性和安全性，以提高整个社会对中学档案现代化管理的认知；三要明确档案工作的要点和宗旨，相关工作人员在归档材料进行妥善的保管与收录基础上，在进行档案编研的同时优中选优，将有益的档案资源做好备份，方便服务全体师生进行使用。

2）转变传统的管理理念。现阶段，中学的档案管理工作中，由于起步较晚、发展较慢等原因导致现代化管理工作的开展并不顺利。针对这一问题，需从三个方面入手。一是教育管理部门特别是学校要转变观念重视起档案管理现代化工作。明确学校教务部门作为档案现代化管理系统的管理机构，为了能够对相关教学资源及信息数据进行合理配置，学校需主动将档案的现代化管理工作纳入校园的基本建设工作中来，在保证中学档案信息能够得到充分利用的条件下，建立有关档案管理的专门协调机构。通过不断加强对中学档案信息化建设的重视，从根本上适应并落实中学档案的现代化管理工作。二是要下大力气营造建立现代化档案管理理念的氛围。目前的教育教学体系中，档案现代化管理成功典型经验相对来说推广的还不够，这就要求社会、学校要采用多种宣传形式大力宣传档案现代化管理的重要性，从思想根源入手，改变传统的管理理念，以便在推动学校发展的同时更好地适应社会管理的要求。三要积极挖掘中学档案的教学育人价值。众所周知，中学档案中内容既多且杂，因此档案管理人员要立足于学校、立足于师生、立足于教学育人的宗旨，分门别类进行相关内容的收集与编研，不但要取精华，还要善于挖掘精华，以促进学生德智体美劳的全方面发展为重点，以充分展现校园文化为延伸，在满足师生们的共同学习需求的同时，转变中学档案工作“孤芳自赏”的观念，将档案资源中的教学育人成果进行广泛传播。

3）加强中学档案信息规范化建设。上文中提到过，现阶段由于中学档案现代化管理存在的多方面问题，导致学校内部的档案信息收集过程不够规范，平台的建设也不够科学，这也造成了相关工作人员对档案资源开发的整合及利用水平较低。如此，本人认为应该从三个方面加强中学档案信息规范化建设：一是在学校内部形成统一的管理标准，其中包括档案信息整理的设备及软件必须统一，进行资源整合的相关工作流程也应该统一。这样做的好处是，保证所收集到的资源在后期进行归档时能够保证系统性和科学性，避免因标准不统一而引起的麻烦。同时，还需对归档涉及的各部门、各环节工作人员明确分工，让每一位参与其中的人员都能够根据自身的岗位职责明确工作的要求和目标。二是档案管理人员应及时对档案分类整理，避免因工作的延误或失误而造成管理系统更新不到位。另外，档案管理人员需深刻了解自身的工作需求，除了建档工作之外，还需对档案中信息数据合理分类，科学整合档案资源，为学校教学工作质量水平提升提供保障。三是相关工作人员还需主动改变传统的档案管理观念和方式。这就要求在工作中善于思考、及时总结，既有档案人的耐心和执着，又敢于利用信息化的归档方式及检索方法进行档案信息整合。这样，不但有利于提高学校相关部门的工作衔接的效率，而且能够将对档案信息的整合水平提升到一个新高度。

综上所述，要想更好地完善中学档案的现代化管理机制，在保证档案信息收集规范化的同时，更要提高教育系统乃至整个社会对档案现代化管理工作的重视程度，只有构建起现代化档案管理的统一标准，才能够切实 有效的将档案信息在教育教学工作中的作用发挥到最大。