建设工程档案管理中的问题及解决措施

张树琴

（窑街煤电集团有限公司技术创新中心，甘肃 兰州 730084）

工程建设项目档案在整个工程建设中发挥着巨大作用，是顺利实施工程项目的保障，有助于提升工程项目管理水平，其中涉及内容十分复杂，要想全面促进项目档案管理工作的创新发展，必须加大信息化建设力度，优化组织机构建设，完善档案管理制度，不断加强档案管理人员的专业技能和人才储备，积极转变创新管理方式，提升现代化管理水平。

1 工程档案管理的重要性

运用科学、有效的工程档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建设工程施工过程中，对建设工程档案必须严格管理，如果档案管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案管理在建设工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建设工程项目施工时，认识到工程档案管理的重要性与紧迫感。

2 工程建设项目档案管理存在的问题

2.1 档案的收集与归档缺乏标准性与规范性

在过去工程建设和发展的过程中，很多建设单位过于注重工程建设速度以及质量的提升，对于档案管理工作存在不同程度的忽视。这就导致在实际的档案文件材料搜集和归档的过程中标准化和规范性不足，进而导致档案管理存在文件不全、顺序混乱的问题。

2.2 档案管理队伍整体专业性不足

从现阶段工程档案管理工作开展的现状来看，很多档案管理人员都存在身兼数职或临时借调等问题。由于不是针对档案管理相关岗位的实际需求来进行人员的调配和招聘，很多档案管理人员一方面缺乏较强的档案管理经验，另一方面不具备专业的知识和技能，造成档案管理队伍的综合素质无法满足档案管理工作的需求。

2.3 档案管理制度不完善

特别是在中小型工程建设过程中，很多建设单位的档案管理制度都非常简陋，可实施性不强，只是一个形式，既不能有效地提升档案管理工作的规范性，也不能够将档案管理工作在工程项目建设中的作用充分发挥出来。在一些项目中，相关档案甚至没有指定的存放位置，档案文件资料的利用价值也不大。不但耗费了人力物力，也没有起到应有的档案管理效果。

2.4 基础建设不足

档案管理工作的基础建设主要包括档案室、信息化设备等，这些基础设施是档案管理工作开展的基础。但是现阶段很大一部分工程建设单位都没有实现档案管理基础设施的全面配备，导致档案管理工作的开展缺乏有效保障。

3 加强建设工程档案管理工作的有效措施

3.1 提高认识

自上而下高度重视，提高对档案管理的正确认识，把档案管理工作放在和工程施工及工程质量同等重要的位置，真正认识到档案管理的重要作用。重视工程建设中资料收集整理，为工程竣工时档案资料的验收移交奠定基础。完善收集资料的措施，定期检查抽查，发现问题及时修正，档案的归档管理由专人负责，并把档案管理工作纳入重点工作内容中。

3.2 加强档案管理人员队伍建设

档案管理人员是进行档案管理工作的主体，他们的专业素质和自身修养直接关系到档案管理工作的质量和效果。因此，首先要加强档案管理人员的学习和培训，通过集中学习、网上自学、专家讲座等多种形式，学习档案管理、施工设计、财务管理、成本控制等相关的理论知识和档案管理的实践经验，提高工作人员的自身素质和业务能力，并定期进行考核，考核结果和量化考核的绩效相关联，调动档案管理人员的积极性，促使他们不断提高专业水平。多为他们提供外出参观培训的机会，加强不同单位之间的沟通交流，取长补短，运用于自己企业的档案管理实践。实行奖励激励制度，对工作认真、贡献突出的档案管理人员给予鼓励和奖励，激发档案管理人员的工作热情。在可能的情况下，聘请业内知名人士开展咨询服务，促进档案管理人员队伍建设。

3.3 改进档案管理方法

建立健全工程档案管理制度随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法适应现代复杂的工程施工建设的需求，因此，要根据企业的实际情况和工程档案管理工作的需求，对传统的方法进行改革创新，吸取其精华，融入现代的档案管理方法中，运用管理软件，使档案管理更科学、更高效。建立完善档案管理制度，作为约束档案管理人员管理行为、规范档案管理的依据和准则，制度要符合企业的实际情况，切实可行。比如档案的分类要有科学性，案卷标签要规范，档案的摆放要随时可以查到任何案卷，归档的材料要符合标准。建立档案借还制度、档案归档制度、档案保管制度，制定档案管理人员工作职责，通过制度的制定和实施，加强档案管理。在实际工作中，对档案管理人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，发现问题及时纠正，把工程档案管理制度落到实处，使档案管理人员能够根据制度，规范档案资料的收集和整理工作，进而提高工程档案管理工作的质量。

3.4 提高档案的真实性

档案管理是一项严肃且责任重大的工作，档案管理人员必须端正态度，严肃认真，精益求精，工作中不能为了应付而造假。档案管理要伴随工程的全过程，要确保档案材料能够真实地反映工程建设过程和施工质量。在工程竣工验收时，建设单位的管理人员和工程项目的管理人员按照建筑工程管理的档案要求标准对全部档案进行检查、审核，修正存在的问题，补全缺失的材料，保证建设工程档案材料的真实、准确、完整。

4 结束语

总之，在工程建设与发展速度不断加快的同时，工程档案管理工作扮演着越来越重要的角色。在今后工程建设与发展过程中，必须要充分认识到工程档案管理的重要性，对档案管理工作中遇到的问题要深入研究，通过构建科学合理的档案管理制度、监督制度以及激励制度，调动档案管理人员的工作积极性，提升档案管理工作的规范性和标准性，为档案管理水平的提升以及工程的发展奠定坚实的基础。