浅析如何加强职业院校档案管理工作

池彩虹

（焦作技师学院，河南 焦作 454003）

1 职业院校档案管理的重要性

职业院校档案管理工作的主要对象是学生档案、教师档案、教学档案、科学研究的档案、会计档案、行政档案等一系列的内容，也是在各个学院开展相关工作过程中的重要依据之一，保留和进行高效的档案管理工作对于职业院校的长期办学有着积极的意义。然而在个别院校的档案管理过程中依然不够重视，存在着敷衍了事的行为，也存在着很大的漏洞等，许多要素都成为长期发展的制约因素之一。做好档案管理的相关工作等，可以更好地为学校的发展服务。

2 职业院校档案管理存在的问题

1）档案管理信息化程度较低。职业院校档案管理工作中配备了专门的档案室、计算机等办公设备，但是就目前的工作状态而言基础性的工作仪器已经不能满足实际的需要，案卷非接触扫描仪、高速文档扫描仪、电子装订机等高端设备目前而言还是十分紧缺的。传统的纸质化档案存在着不易保存、容易损坏、修改困难等一系列问题，而且随着时代的发展和进步等传统纸质档案已经被淘汰，采取信息化的职业院校档案管理模式是十分重要的。然而，在大多数的职业院校档案管理中因为缺少人力、物力等方面的资源等，本身信息化的水平比较低，也就无法保证数字化的保存工作。并且，职业院校档案管理中还存在着学校的合并、重组、搬迁、年代久远等一系列问题，档案信息化的管理依然面临着较大的难度。

2）档案管理重要性认识不足。职业院校档案管理并不是学院的核心业务，也就在长期的工作过程中存在着不够重视的现象，而且许多职业院校中并没有独立的档案馆，许多档案室仅仅在学院的办公室内。并且档案管理的专职工作人员长期不足，经常出现兼职的档案管理工作人员，而且在归档立卷的过程中经常出现工作失误，而造成了大量的资料积压，而无法顺利开展职业院校档案管理。例如，在实际的职业院校档案管理中涉及了两所学校合并的问题，新校区还在建设，没有专门的档案室，而且面临着两校合并之后的大量档案管理工作，也就随之出现了无法及时整理和无法归档的问题，许多系统性的资料缺失。

3）缺乏完善的档案管理制度。职业院校档案包括学生档案、教师档案、教学档案、学术科研档案、基建档案、会计档案、行政档案、党务档案等，职业院校档案管理中涉及了较广的服务范围，也就与各个学院的管理紧密联系，也是需要建立起完善的管理制度。而当前许多职业院校档案管理制度缺失，无法更好地指导相关工作的开展和进行，需要建立起信息化的制度等，从而保证职业院校档案管理工作高效进行。

4）档案管理工作人员业务水平较低。职业院校档案管理工作需要专门的工作人员负责此项工作，而当前大多数的管理人员都是非专业人员，只是兼职开展相应的工作，在理论知识、档案管理技术等多方面都存在着不足，也就在职业院校档案管理中无法高效地完成各项工作任务等。一些学院只有一到两名工作人员，仅仅能够完成日常的档案管理的相关工作，后续在检查整改中都面临着较大的问题，无法满足快速发展的职业院校档案管理工作的需要。

3 提升职业院校档案管理效果的措施

1）强化档案管理队伍建设工作。在职业院校档案管理的过程中，工作效果和工作人员的个人素质等有着紧密地联系，特别是在当前网络化和信息化的建设过程中，更为专业的档案管理工作人员是显得尤其重要的，对于高素质的人才提出了要求。当前，大多数的职业院校档案管理工作人员都缺乏系统性的学习工作，也无法开展高质量和创新性的工作。所以职业院校档案管理具有必要性和迫切性等，学校可以针对此方面的职业院校档案管理工作内容进行定期和不定期的技能培训等一系列工作，从而使得职业院校档案管理工作人员的自身技术水平等有效提升，也具备高度的责任心和创新意识等，打造高素质的工作队伍，起到更好地促进效果。

2）加强档案标准化建设。在职业院校档案管理的标准化建设过程中，需要从软件和硬件等多方面的内容上进行分析和处理等，在职业院校档案管理的思路、方法等一系列工作上进行创新，从进行标准化的建设工作，也就严格按照各项规定等进行落实和延伸等。在职业院校档案管理过程中加强信息数据资源库的建设工作，也利用好信息技术加快智能化、网络化的建设工作，实现了信息资源的共享等。其次，在职业院校档案管理过程中，基础设施建设必不可少，做好人员配备的工作，也做好安全防护，推动档案信息化的建设等。

3）实行文档一体化管理。在职业院校档案管理中还需要与文书管理工作紧密结合起来，从而使得文件生成到归档的全过程都进行精细化管理工作，保证自身文件内容等多方面具有较强的一致性。在文档一体的管理中，充分利用了计算机技术快速处理的优势等，对于文书处理和形成有效数据信息的过程进行了分析和利用等，保证其形成有机体，也在网络化建设的过程中建立起数据信息库等，方便进行档案的查询和分析等，确保档案部门工作的有效性。

4）加快档案信息网络化的实现。网络技术正在经历着飞速的发展，具有速度快、影响力大的工作特点，也就使得其作为信息资源对象的过程中保证了信息资源的数字化、网络化的工作进程，也保证了高效的档案信息的建设工作。通过档案网络化工作的建设力度逐渐增强，也就在档案的收集、管理等工作效率得到了有效地改善。在实现档案网络化的过程中，积极向其他有经验的档案馆借鉴经验，有计划、有步骤的开展相关的工作。

5）加强编研工作，提高档案信息开发利用效率。档案编研是档案管理部门根据档案馆藏档案和社会需求等，在相关档案研究内容的基础上开展的相关工作，也就是在参考资料、文件汇编、撰写论文专著等一系列工作过程中发挥了重要的作用。为了使得档案得到更进一步的利用等，就需要利用编研工作的成果等服务于社会的各项事业。在编研工作开展的过程中，可以根据职业院校档案管理的需要以及档案信息利用的前提条件为重要的依据等，进行各种各样材料的有效甄别工作，确定合理的编研内容，最终形成可行性强、学生性强的档案信息，也就真正使得职业院校档案管理工作的价值被开发出来。除了做好收集、立卷等一系列的工作之外，还可以开放档案馆，从而让师生更多的接受此方面的信息；另一方面，还可以举办展览、讲座、开展校园广播宣讲等，更好的提升职业院校档案利用的意识。

4 结束语

综上所述，职业院校档案管理是职业院校最为基础性的工作之一，也在具体的管理工作过程中需要利用先进的技术和工作手段等进行开发和资源的高效利用等，努力提升职业院校档案管理的质量和工作效率等，为职业院校的长期稳定发展作出重要的贡献。