文书档案整理工作存在的问题及解决方法

曹 磊

（冶金档案馆，河北 三河 065201）

1 引言

在档案管理工作中，文书档案管理是其重要组成部分，该工作质量不仅关乎档案管理总体工作成效，而且还对档案管理具有重要影响。在文书档案管理工作中添加办公自动化技术，使该工作在原有基础上将工作质量与效率做进一步强化，对办公自动化环境下的文书档案管理实施研究，促进档案管理事业的发展。

2 现代文书档案管理工作的问题

2.1 领导重视不足，管理意识薄弱

就目前来看，有大量企事业企业的领导人员认为，如果想要使企业朝向更好的方向发展，需要从教学、科研、改革等多方面着手，只有切实有效地完成对上述内容的关联，才能够收获更为可观的经济收益和社会效益。虽然此类想法具备充足的可行性，但是却严重忽视了文书档案管理所具备的重要作用，甚至有部分管理者认为在档案收集和档案管理方面需要投入过多的人力资源和物力资源，但是却并不能迅速收获良好成效，这样做会导致因小失大，与此同时由于领导层级的忽视，会导致文书档案管理技术缺乏的问题。

2.2 文书档案电子化建设的基础设施不完善

文书档案电子化建设是以先进的科学技术和基础设施为前提的，只有具备上述条件才能高效、准确实现档案资料的电子化录入。从现实情况来看，很多事业企业的文书档案管理室建设落后，缺乏规范合理的区域划分，更缺乏单独的电子化文书档案管理空间，不利于后续电子化信息建设工作的开展。此外，很多档案管理室只有计算机、打印机等简单设备，缺乏功能强大的电子扫描仪、数据处理设备和刻录设备。即使一些事业企业具有电子化文书档案管理系统，也是多年前开发的系统，其功能和电子兼容性无法满足大数据时代的发展要求。

2.3 涉密档案数字化存在安全风险

涉密档案是企业内部档案资料管理的重点，近年来我国的诸多企业都在不断改革自身的文书档案管理模式，但是涉密档案的管理却始终存在隐患。电子档案不同于纸质档案，并无原始性的体征。因为电子档案的建立与管理都需要以计算机网络平台为基础，以信息形式存在，所以如果重要的机密文件数据信息被破解、篡改或是恶意删除，后果将是无法预估的。但是当前部分企业并未意识到这一问题的重要性，如尚未意识到定时炸弹的存在。

3 文书档案整理工作问题的解决方法

3.1 加大资金和技术投入，完善电子化基础设施

完善基础设施是推动文书档案电子化建设的前提条件，也是基本物质保障。因此，事业企业部门应加大对管理工作的重视程度，增强对其经费支援。首先，应设立独立的电子档案管理室，更新打印机、复印机、扫描仪等设备，并大力开发电子文书档案数据库，为后续电子化建设提供设备支撑。其次，还应引进先进的算法技术、云计算技术、数据挖掘技术等技术，构建高效的信息处理系统，实现档案数据录入、查询、传送的准确和便捷。相关基础设施的完备是事业企业积极顺应时代发展潮流的体现，也是优化档案管理工作的不二法门。

3.2 创新队伍建设，优化工作形态

现代科学信息技术正在迅猛发展，档案管理的模式将会伴随信息技术的发展变化而产生变动，整体科学性、合理性正在不断增强，但即便如此，档案管理也需要人员的操作支撑。所以，档案管理工作者有必要坚持学习培训，不断提高自身的从业能力，通过科学合理的技术工具，增强档案管理工作的投入，促使档案管理工作实现创新发展。相关企事业企业需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。此外，还需要健全完善人员进出管理制度，以促进文书档案工作的稳定发展。

3.3 转换工作方式明确文书档案管理重点

面对办公自动化环境，一部分档案工作内容发生了变化，档案管理工作和文化处理工作产生融合，虽然提高了工作效率，但也会对后续工作产生一定的影响，这就需要转移档案工作的重点。传统的档案管理工作中主要集中在整理收集这一环节，现如今应该转到档案的价值鉴定和文件保护方面。尤其是文件保护要从文件形成后就开始跟踪监督指导，确保归档的文件每一个环节都符合档案管理需求。办公自动化系统能够实现档案的自动分类，文件归档后档案分类号和主题标引都可以交给系统自动完成，人员的工作量减少，工作质量提高，更应该将重点放在其他环节，尤其是档案价值界定，需要依靠人工完成，是非常重要的环节，要确保文件真实、完整、准确。档案工作人员要积极和各部门文书人员进行沟通，打造出开放式的档案工作，档案工作人员的工作能力要实现多元化发展。

4 结束语

综上所述，在企业文书档案管理当中有效融入办公自动化技术，是现代化文书档案管理的必由之路和发展要求，保障了企业资料、数据的完整性和保密性，还为企业文书档案管理工作提供了时效性、便捷性和可操作性。另外，在企业档案管理当中有效融入办公自动化，不仅提高了企业档案管理的效率和管理水平，也提高了企业档案管理工作人员的专业水平和职业素养，为企业档案管理的可持续发展提供了源源不断的动力。