科技档案保管外包若干问题的思考

赵 杰

（云南省电力投资有限公司，云南 昆明 650228）

0 引言

科技档案保管外包，也称为科技档案寄存或科技档案托管，是伴随着科技档案形成单位业务开展活动规范化而来的科技档案数量剧增，一些机关、企事业单位（科技档案外包方）的库房无法保管所有科技档案，经过成本核算及安全评估等分析，将科技档案实体或信息委托给另外的社会组织（科技档案保管服务商）保管的活动。在科技档案保管外包过程中，由于外包双方多种原因，致使科技档案保管外包存在若干困境与问题，甚至有科技档案失控、遗失、损毁等情况发生。

1 当前科技档案保管外包存在的主要问题

1.1 合同无法继续履行

档案外包方认为保管服务商工作不到位，对保管服务商工作严格要求，甚至推迟付款或拒付保管费用或在档案保管服务商存在过失等情况下，将档案运离保管场所终止合同；档案保管服务商认为已履行科技档案保管服务，但档案外包方未及时支付保管费用或临时增加保管内容不支付保管费用，停止档案保管服务。

1.2 科技档案外包方对科技档案失控

科技档案外包方对已外包的科技档案，要利用、补充、替换时，需取得保管服务商同意并在保管服务商配合下才能开展相关工作，甚至科技档案外包方对属于自己的、已保管外包的科技档案，不能进入科技档案保管库房实地查看，对科技档案密封程度以及是否有潮湿、损毁、遗失等情况不能实地查看实物，甚至在保管服务商以各种理由不配合或拒绝配合时，无法对托管科技档案进行有效监管。

1.3 对保管的科技档案存在争议

科技档案外包方及保管服务商，对科技档案外包方所保管的科技档案具体数量、科技档案完好程度、科技档案笔迹、科技档案密封情况、科技档案是否拆封及是否按科技档案外包方要求保管、存放地点等情况有争议，特别是对以卷为单位移交的会计凭证，当出现发票数量不足时，互相推诿，均认为对方保管期间发票遗失，在发现科技档案遗失、损毁时对保管科技档案存在争议。

1.4 科技档案外包方不知悉科技档案保管条件变化

科技档案外包方在科技档案保管外包后，与保管服务商联系减少，单方面认为保管服务商会妥善保管科技档案，对保管服务商办公地点变更、库房位置变更、服务方公司主要人员、财务、公司治理、合规经营等方面发生变化均不知悉，甚至由于长时间未使用科技档案，遗忘保管外包的科技档案。

1.5 科技档案利用效率低

保管服务商在接到科技档案利用需求时，需统筹所有外包单位科技档案查询需求，按顺序提供科技档案利用服务。在科技档案外包方需要纸质科技档案时，保管服务商不能及时提供科技档案利用服务，存在科技档案数量巨大时，对科技档案情况不熟悉而对保管的科技档案查找耗时几天的情况发生，甚至由于公司规模小，查档人员未在库房，需从其他地方到库房再提供科技档案利用。

1.6 科技档案保管条件缺失

科技档案库房采用厂房改造，消防设施不足，缺少库房物防、技防措施，库房墙体薄，不能满足防盗与防火需求，有的为节约成本，未加装防盗栏杆及窗帘，在人员紧张时未及时上架，将科技档案堆放在库房地面上，阳光暴晒，甚至未每天巡查，雨水从窗子流入库房，使科技档案受潮。

1.7 科技档案安全存在问题

科技档案实体与信息传输安全存在隐患，科技档案实体安全存放完全依赖于服务方日常管理与责任心，科技档案外包方不直接参与科技档案安全管理把控。在提供科技档案利用时，服务方通过普通车辆运送科技档案，不利于科技档案实体安全，通过网络传输电子科技档案时，未从专线传输，采用互联网传输，数据安全得不到保障。

2 当前科技档案保管外包问题的原因分析

2.1 双方没有标准或不明确具体标准

科技档案外包方与保管服务商仅就保管内容、保管场所、保管数量、科技档案利用协同等工作做简要沟通，仅提出保管外包需求与计价方式，未对付款方式、违约责任等更多内容明确在合同中，甚至未签订合同。

2.2 对服务商了解不足

科技档案外包方有外包需求时，通过别人推荐、查看科技档案局网站、使用引擎搜索等方式，查找保管服务商信息，在取得联系方式后简单沟通，未对供应商履约能力、人员素质、保管场所、服务方式未进行考察。

2.3 保管服务商重视不够，管理力度不足

保管服务商重视市场开拓，争取更多客户以保管更多科技档案，忽视库房改造等硬件提升与软件提升工作，内部管理混乱，相关制度制定不足，有些制度从网络上下载后汇编，直接印刷或印发应对检查，对制度执行不严格。

2.4 服务方客户众多，不能及时处理

为维护客户公平，或对VIP客户优先处理，将众多客户进行排序，按顺序处理接到的众多客户科技档案利用需求，当遇到较难查找科技档案时，对正在处理科技档案后的科技档案不能立即进行查找，影响科技档案保管服务商利用。

2.5 交通不便，提供实体科技档案利用不及时

为节约科技档案存放库房场地占用资金，将库房选在远离市区的郊区，甚至为确保安全，将科技档案库房选择在山区。当须利用实体科技档案时，由保管服务商将科技档案从寄存地点运到保管科技档案外包方，耗费大量时间。

2.6 人员素质差，不能满足岗位需求

科技档案保管服务公司从业人员未掌握科技档案基础知识，对科技档案保管外包商的科技档案利用内容不能准确理解，从而影响科技档案利用效率。此外科技档案安全常识缺失，随意进入库房危害科技档案实体或对科技档案内容随意扩散影响科技档案信息安全。

2.7 安全检查培训不足

保管服务商公司高管及员工对科技档案安全要求不熟悉，未掌握基本安全管理常识与要求，在工作中不能按要求完成工作，尤其在安全检查方面欠缺下，未开展科技档案安全针对性培训，甚至科技档案库房日常管理人员从未接受过安全检查培训。

2.8 保管条件不满足要求

科技档案库房不能满足“十防”要求，仅提供一个存放科技档案的场所，有的保管服务商无自营公司经营场所，为降低房租，租用多层楼仓库中的一层或几层作为库房，上下层楼可能存放危化品或易燃易爆物品，有的库房楼下为经营场所，人员杂乱流动性大，安全隐患突出。

2.9 双方人员变动大且未及时互相报备

科技档案外包方与保管服务商平时联系人均为普通员工，外包商指定从事科技档案管理的人员为指定联系人，外包服务商指定商务人员为指定联系人。此类人员均为变动较大人员，在人员发生变动时，未及时向对方单位报备变动情况，沟通不足，不知悉人员变动情况。

3 科技档案保管外包管理提升措施

3.1 明确保管标准并写入合同

对保管外包的科技档案内容、科技档案数量、科技档案保管场所要求、科技档案实体保管具体要求、双方科技档案移交标准、科技档案利用的时限与利用方式、计价方式、服务费结算与支付时间、违约责任、保密要求、合同续签、合同终止等明确标准并写入合同。

3.2 加强对服务商的了解

科技档案外包方通过向科技档案行业协会问询、意向服务商已服务客户访谈、科技档案行政主管部门咨询及到意向服务商办公、库房等场所实地调查和查询企业信息公司及裁判文书等方式，在选定服务商前多方位进行了解。在签订合同后科技档案保管期间经常开展工作联系并开展科技档案保管工作检查，加深对服务商了解。

3.3 加强合同履约考核与管理

在选定保管服务商签订合同前，双方对合同内容进行逐条核对与研究，对合同具体内容进行明确，避免无法执行情况发生。签订合同后，双方加强履约，当一方履约有问题时另一方积极主动沟通并提出改进意见。合同到期后做好科技档案保管服务评价，对科技档案保管进行全过程管理，实行评估闭环管理。

3.4 对科技档案利用提出明确要求

对科技档案外包方提出科技档案利用的人员、科技档案利用提出的时间、提出利用需求的方式以及科技档案保管服务商提供科技档案利用的时限、科技档案载体、实体科技档案是否以专车接送、电子科技档案是否实行备份等方面提出具体要求，便于合同履约。

3.5 加强人员培训，增强意识与技能

以参加当地科技档案局组织的培训等，加强对双方人员科技档案基础知识培训，实行持证上岗。对保管服务商工作人员，加强科技档案保密、科技档案利用等方面培训，强化思想认识，时刻绷紧科技档案安全的弦，维护科技档案实体与信息安全。

3.6 加强整改，改善保管条件

对原有库房的门窗、柜架、监控、消防设施等进行逐项检查，能立即整改的立即整改，不能立即整改的限期整改，尤其是涉及火灾、水灾等较重大隐患，须立即进行整改以消除安全隐患，在库房增加物防、技防措施，必要时将视频监控与外包单位联通，便于外包单位检查并实时了解保管情况。

3.7 必要时更换服务商

对不符合科技档案外包方要求及保管服务商主要人员、场所、保管地址变更等因素变化会对科技档案安全带来隐患或不便于科技档案利用的服务商进行更换，做好新服务商在科技档案保管服务商面的开展程度，加强与原服务商交接，逐卷逐件核对科技档案并办理未完款项支付。

3.8 发生变动时及时报备

双方明确对接人员与对接领导，当涉及主要事项变更，如对接工作人员与领导变动，尤其是经营地址变更、科技档案保管位置变更时，需提前向对方报备变动情况，避免科技档案失控或失察情况发生，双方长期保持联系，共同维护科技档案实体与信息安全。

3.9 加强自律，促进长期合作

双方均应加强合作自律，科技档案外包方不随意增加合同以外工作内容或保管事务给保管服务商，保管服务商提高认识与站位，以为国家保管好科技档案的高度，切实履行职责，加强管理杜绝科技档案保管与利用安全隐患。保管服务商可建立行业协会，加强合作与联合，提高科技档案外包水平。

3.10 采取合作方式开展联合保管

加强合作与交流，科技档案外包单位，尤其是同级别行政管理机关、同一机构管理下事业单位、同一企业集团开展联合合作，结合联合管理各自单位特点采取出库房、出人员、出资金、出技术等方式，共同开展协同化科技档案联合保管，在确保安全的同时提高科技档案利用效率。

4 结语

通过加强科技档案保管服务调研、明确科技档案保管外包双方权责并强化合同执行、加强各方交流与合作，科技档案保管外包业务必将更好地高质量发展，进一步缓解各单位科技档案保管库房紧张、人员不足等困局，促进国家科技档案事业取得长足发展。