高校收费信息化建设对财务管理的影响

庞坚

收费管理工作是财务管理工作的一个重要内容，高校收费管理工作进行信息化建设，满足了学校工作和师生生活的实际需求，提高了收费工作的效率，保障了资金的安全，高校财务管理水平也得到一定的提高。本文通过高校收费信息化建设前后对财务管理的影响，提出收费信息化建设有了一定的成效但同时还是存在着一些问题，应继续大力推进收费信息化建设，希望对提高高等学校财务管理水平有一定的帮助。

一、前言

近年来，随着学院知名度的提升，生源人数的增加，新生报到率也逐年增加，2018年我院报到人数4794人，2019年我院报到人数7133人，2020年报到人数6551人。生源人数的增加导致收费工作量也急剧增加，迫切需要收费管理信息化建设，来改变传统的收费管理模式不能满足财务管理的需求。

二、收费信息化建设对财务管理的影响

2017年—2018年我院启动了收费管理信息化的建设，对原有的学生收费管理系统进行了升级改造，2019年针对学院代收费及经营性收费建立起收费统一平台。在收费管理信息化建设，取得了一定的成效。

（一）缴款方式多样化，收费效率大大提高。

传统的缴费方式主要用两种方式，一是到银行缴费，二是到学院财务处缴费。在传统缴费方式下，每到开学时，学生主要缴费就是到财务处刷卡或者是交现金，导致有很多学生到会导致学生交费排队时间长，财务处也需要安排人手去处理收费这一工作，工作量大，效率也不高。特别是新生报到的缴费现场，我们不但是财务处全体工作人员全安排上岗收费，还需要招聘10名左右学生志愿者协助收费工作，涉及到现金收费，还需要银行工作人员协助，收费压力大，工作量大，现金收取也不安全。随着经济的快速发展，电子信息技术会更广泛的应用在各行各业，高校大学生这一群体，对于网上支付等新兴支付方式接受能力快，使用频率高。我院2017-2018年对原有学生收费系统进行升级改造，经过和银行、软件开发商的合作，推出了手机银行APP、支付宝、微信缴费方式。学生只要通过手机就可以登录学院收费系统自主缴费，快速知道应收数据，通过选择手机银行APP、支付宝、微信三种方式中任意一种都可以缴费，缴费后数据可以实时到达学院学费账户，操作简单便捷。缴款方式多样化使得2019年、2020年新生收费现场工作量比往年降低了60%以上，效率大大提高了。

（二）学生欠费率不断下降

以前没有实现收费系统自动化之前，银行代收的数据需要人工下载并且导入系统，耗时较长，数据无法达到实时到达。还有各职能部门、各系部都是需要等财务处从系统人工导出学生欠费数据，才能催交学杂费，催缴学费不够及时且欠费率高。现在收费系统升级改造后，实现了高校便捷的收费查询，职能部门、各教学系部，学生及家长都可以登录自行登录收费查询系统查询收费情况。这两年在各职能部门和各系部的协同下，做到了学杂费的及时催缴，欠费率逐年下降。据统计，2018年学生欠费率为3.54%，比2017年欠费率下降了1.06%。2019年学生欠费率为1%，比2018年欠费率下降了2%。

（三） 拓宽了经营性收费渠道

学院日常经营性的收费，如：网络使用费，职工水电费、车辆停车费等，传统做法有两个途径：一是从工资代扣，二是自行到财务处缴费。从工资代扣出现弊端有政府会计改革后，会计核算变得复杂;到財务处缴费弊端有需工作琐碎及服务不够及时，如遇到负责的收费老师出去银行办事等外出的工作，交款人总是反复来回都无法完成缴费。顺应信息化发展趋势，面对着新形势收款方式多样化，为方便学院师生的日常消费，推进学院收费信息化发展，财务处积极应对，多次与业务部门探讨收费管理的情况，在原有一卡通的基础上，涵盖食堂、医务所、超市、门禁等领域，推行具有微信、支付宝和银联支付功能收费统一平台。师生不需要到财务处缴费，轻轻松松利用手机在业务部门就可以完成缴费，为师生提供了便利。除此之外，各业务部门也可以通过收费统一平台查询费用收取情况;财务处通过这个收费统一平台实现经营性收入的资金整合管理，也可以该平台轻松完成对账工作。

（四）完成了财政电子票据的改革

根据《财政部关于全面推开财政电子票据管理改革的通知》（财综〔2018〕50号）的有关精神，在自治区财政厅的培训下，我们在2019年9月前积极稳妥推进我院的财政电子票据管理改革，目前财政票据的申领、使用、核销和销毁全部通过网络版系统来实现，开具的财政票据也顺利通过开票系统推送到交款人手机上。每年9月收取学生费用，我们需要安排比较多的时间来打印和整理票据，2020年我院在校生有1万8千人左右，每个学生有非税收入和资金往来共两张票据，共计3万6千张票据，如果是打印和整理纸质发票，在学生志愿者的协助下至今也需要花费一个多月的时间。财政电子票据管理改革完成使得打印和整理票据这块的工作量瞬间锐减，票据开票信息也非常及时推送到学生手机上，大大给财务收费工作减负。

三、收费管理目前存在的问题

近两年通过收费信息化的建设，初步取得一定的成效，但也还存在着一些问题。

（一）学生住宿费收退费繁杂及不够精准

不同学生宿舍由于住宿条件不一样，收费标准也有所区别。近年来，由于学生人数的增加，我院学生宿舍都是处在刚刚饱和状态。由于每年新生报到率都不一致，学生公寓科没有办法提前精准安排每位学生的床位，都是采取预安排，等到新生报到缴费后才精准安排宿舍。为了不出现漏收少收现象，住宿费的标准都是财务处按照学院宿舍收费的最高标准来设置，等到入学后，再由学生公寓科给财务处报送最准确的住宿安排，才根据安排的实际情况批量修改住宿标准，这样就出现应收数减少，出现有退费现象。除了新生入学住宿费有退费外，有时候学生的管理需求出现调整学生宿舍，这样就也会导致学生会出现住宿费有退费的现象。目前住宿费退费都是靠公寓科的工作人员人工统计数据并报送财务处审核发放，数据时有发生与实际还是有误差，不够准确，来来回回的报送审核，导致工作量增加，退费也不及时。

（二）学杂费出现漏收少收现象

学生收费工作直接收取部门为财务处，但与其他部门联系也非常大，比如学工工作处、教务处、招生就业处等部门。学费收费数据与学工处数据、教务处数据形成不了共享，就会形成信息孤岛，容易导致财务学费收费数据不够准备，会出现漏收现象。在实际工作中，从学生报到入学后，有可能就会涉及到专业、休学、复学、退学等信息的变更，学生办理信息变更时，如果出现各部门出现信息沟通不及时，工作对接不顺畅的情况下，就会出现财务收费系统学生收费信息没有及时变更，很容易出现学杂费漏收和少收的现象。

（三）发放学生费用不够顺畅及时

在目前退学生费用这块工作中，首先由业务部门列发电子表格，其次财务处审核后数据并整理通过电子表格发给银行，最后由银行把应退费退到学生的银行卡，等到银行处理完毕后，就把发放明细返回学院。这个发放流程顺畅的话，需要的时间不长，也很容易处理。但在实际开展工作中，经常出现学生费用发放不成功，主要原因是学生丢卡、换卡频率高及业务部门报送的信息有误，有时候进行多次补发还是不成功，最后变成一次退费，需要重复出来发放，不断重复同一个流程，最后这块工作变成了财务处最繁琐业务之一，跨度时间长，工作效率比较低，造成财务管理难。

四、高校收费信息化建设未来继续改进的方向

（一）学生收费系统与业务部门系统对接

1.收费系统与迎新系统对接

在新生报到前，在家就可以通过网络登录学院迎新系统注册报到，如果收费系统与迎新系统对接起来，学生只需要在迎新系统缴费平台完成缴费，数据即可实时进入财务处学生收费系统，即可完成注册报到。

2.收费系统与学生公寓管理系统对接

收费系统跟学生公寓管理系统对接，学生公寓管理科在学生公寓管理系统上创建和维护学生床位信息，收费系统根据公寓科创建和维护的学生床位信息，自动匹配所在床位信息的住宿费标准，即可生产应收数和应退数，做到了住宿费标准实时更新，实时反馈。改变了人工电子表格收集数据并报送财务处，通过职能数据对接，多退少补工作量减少，失误率減少，数据准确性得到提高。

3.收费系统与教务系统对接

收费系统与教务系统实现实时对接，也就是实现与教务处数据信息交互与资源共享，学生在休学、复学，变更专业等，学费数据同步到教务管理系统，控制欠费学生进行选课，注册等，不再因为信息达不到共享而出现漏收少收的现象，学费催费工作也变得简单，欠费率也将会得到很大的降低，

（二）建立费用发放系统

通过费用发放系统，发放系统并于银行系统直连。师生填报的卡号在提交时就可以进行卡号验证，保证提交成功的卡号是有效卡号。费用发放系统与银行系统直连，财务人员就可以直接在学校的发放系统上实时提交相关表到银行，银行费用发放后，成功发放数据实时返回并且发放不成功表自动生成。除此之外，师生还可以在可以网上查询费用发放明细，数据可以实时更新并及时反馈给师生。

（三）继续推广运用电子票据

纸质发票印制成本高，且开票工作量大，电子票据是一票一号，又在系统记录，对于防范假票和克隆票有很大的帮助，且交易便捷。通过电子票据管理系统除了降低工作量外，还易于监督检查。我院已经实现与财政非税系统的对接，为师生提供财政电子票据，下一步我们可以建立起税务系统对接，全面在学院启用电子票据。

五、结语

总而言之，本文通过查询资料，进行调研并结合在广西农业职业技术学院财务处在收费信息化建设带来财务管理的影响，针对现在收费管理工作尚存在的问题，提出了相应的对策，希望对高等学校收费信息化建设有一定的帮助，进一步提高财务处工作效率及管理水平。

（作者单位：广西农业职业技术学院财务处）