“5W”模式下档案网站档案信息传播研究

仲晓莹

（苏州大学 江苏 苏州 215000）

1 引言

档案信息化建设是我国档案事业发展中的重要内容，档案信息的开发与传播工作是档案信息化建设的重要内容，而异于传统实体档案馆建设的档案网站是档案信息传播的重要媒介。档案网站通过网络的形式对相关业务信息、工作动态以及馆藏资源等信息进行整合，在统一的服务平台进行展示，使得档案宣传的阵地和方法有了新的突破。“互联网+”时代下，随着微媒体等新兴的传播媒介兴起，档案网站需不断完善其传播方法与策略以迎合新的发展需求。

拉斯韦尔的“5W”模式是研究档案信息传播活动的重要理论，该理论指出信息传播者（Who）、传播内容（Say What）、传播媒介（In Which）、传播受众（To Whom）、传播效果（With what Effect）是信息传播过程中的要素[1]。本文拟以“5W”模式为理论支点，以我国省级综合档案馆网站为研究对象，分析其档案信息传播现状及发展对策。

2 档案网站档案信息传播现状

我国共有31个省级综合档案馆网站，可将其一级栏目划分为业务工作类（如“档案业务”“档案查询”）、宣传展示类（如“新闻动态”“馆藏介绍”）以及休闲附加类（如“档案故事”“公众参与”）。基于档案网站的栏目设置，传播的档案信息主要有如下类型：一为档案局（馆）业务工作类档案信息，这部分常传播最具实用性的信息，最能满足档案工作人员的需求；二为档案局（馆）宣传展示类档案信息，对外宣传各地档案及档案工作，传播档案信息与文化；三为公众休闲附加类档案信息，此类信息趣味性与互动性相对较强，其中“档案故事”“学生课堂”等栏目信息最具特色，对用户的吸引力强，“公众参与”“网上参与”等栏目信息能够实现档案信息传播中的交流与反馈。

档案网站作为档案信息传播的传统媒介，具有其优势。首先，档案信息来自档案本体，多为原创，真实性较强、精准度高。其次，网站信息来源多为省级档案机构或相关政府部门，对网站实行规范管理，档案信息权威性较强，更易获得公众信任；第三，档案信息文化性较强，能够突出地方特色，发挥档案网站的文化宣传作用。但当下我国档案网站在档案信息传播方面也存在若干问题，一为部分档案网站信息质量有待提高，部分档案信息内容生涩、专业程度高，难以使用户产生共鸣等问题；二为不善于运用多媒体技术，大部分信息仅以文字或图片形式展现；三为服务功能薄弱，缺乏个性化与定制服务。

3 “5W”模式下档案网站档案信息传播要素分析

档案信息传播是在多要素影响下动态发展的过程，各要素随着社会的进步而呈现出新的需求与特点，要素间彼此连接、相互影响，最终表现为档案信息传播效果。下文将结合我国省级档案网站案例，分别从5个传播要素展开分析，为档案网站的建设提供建议。

3.1 传播主体——档案信息传播的开端

传播主体是档案信息的产生者，处于整个档案信息传播过程的开端。档案网站是以档案局（馆）为主办单位，通过网络实现档案局（馆）档案行政服务与信息共享的途径。档案局（馆）是档案网站信息传播的主体，其权威性在一定程度上保证了传播信息的可靠性，极大地避免了有害信息及虚假信息的传播，在维护信息安全方面更有保障力。在“互联网+”信息时代，档案网站由传播者传统的工作方式，向网络化与数字化转变，更多网站逐步推进信息公开与档案业务线上办理，传播主体需要增强主动服务的意识，使线上服务功能真正为用户所用，进而提高受众对档案网站的忠诚度。

如今，传播主体呈多元化趋势，政务服务机构、地方主办的档案杂志、档案教育中心等机构借助档案网站来传播信息，如在四川档案网站能够直接获取四川省档案科研所、四川档案杂志、四川省档案学校的信息，但传播主体需要控制档案信息资源质量，对相关信息进行筛选与监控。此外，档案网站还可以积极实现跨界协作，如与博物馆、图书馆等文化机构合作，丰富档案信息传播的主体，进一步开发档案信息资源。

3.2 传播内容——档案信息传播的中心内容

传播内容是档案信息传播的前提，传播内容的优劣决定了传播的质量与效果。档案网站需扩大开放档案目录，及时上传政务信息、综合信息等，加大信息共享力度。此外，还应深入挖掘档案资源，找准新媒体时代用户的兴趣点，结合重大时政热点、社会重要事件等进行信息传播活动。如江苏档案信息网设置了“兰台战‘疫’”“为英雄建档、让英雄留名”专栏，以档案的形式记录全中国共同经历的战“疫”岁月，帮助群众了解战“疫”背后的故事，传播社会正能量。安徽省档案馆网站设置了“我在安徽用档案”微视频展播，展示了民众利用档案、发挥档案作用的故事，使档案信息更加贴近民众生活。

除了把关传播内容的质量，也需要选择先进的展现形式来讲好内容。天津档案方志网设有“三维展厅”“网上展厅”栏目，综合运用VR技术、音视频技术等，能够让用户收获真切的线上参观体验，增加了传播信息的生动性与趣味性。这启示档案网站能够通过引入超媒体技术等现代互联网展示技术，以更加生动的展现形式让档案内容“活”起来，提高用户对档案网站的喜爱程度。

3.3 传播媒介——档案信息传播的媒介支撑

媒介是档案信息传播的渠道，在整个传播过程中起到了支撑作用。当下，传统媒介与新型媒介并存，且有融合发展的趋势。档案网站作为传统信息媒介，具有可信度高的优势，并不会立即被取代，可与其他传统媒介及新型媒介（如“两微一端”）协作进行信息传播，拓宽传播途径以增强信息传播的效果。一方面，档案网站可以与电视台、报纸等传统媒介合作。档案网站借助受众庞大的主流媒体，能够加强档案的社会话语权。另一方面，可以加大开发“两微一端”的力度。在我国31个省级网站中，除6省档案网站无法访问外，有21个省级档案网站在网页首页展示了微信公众号、微博等二维码及相关信息，以主动的姿态拓展传播媒介。此外，各省级档案机构还可以通过各类社交媒体，开展档案信息的收集工作，为档案信息传播提供内容支撑。

通过构建一网通办平台，与其他政府机关共享信息资源，将档案公共服务与政务服务相结合，也是传播档案信息的有效方式之一。上海档案信息网首页设置有醒目的“一网通办”栏目，点击后即进入了全球一体化在线政务服务平台，能够直接在该页面办理档案政务。这种方式顺应了“互联网+”背景下互联互通的趋势，扩大了档案信息传播的范围，推动了信息资源的共建共享。

3.4 受众——档案信息传播核心要素

受众是接收档案信息的对象，是传播的终点[2]。在传统的档案信息传播的过程中，受众处于被动接受的一方，但当今时代，受众对档案信息的需求呈现多元化等特征。为提高信息传播效果，档案网站需准确定位、预测并满足受众需求。美国国家档案局（NARA）网站依据公民档案管理员、联邦雇员、新闻记者等不同类型的用户，提供了针对性的信息服务，提高了档案信息传播的效率。我国档案网站可以利用档案用户需求感知引擎对受众需求做出预测[3]，学习借鉴NARA网站的分众传播模式，让档案信息传播走向智能化与个性化。此外，我国大部分档案网站仅提供站内一框式检索，为满足部分用户的高级检索需求，应提供多元化的检索工具，并在网站上设置检索及使用指南。

加强与用户的互动交流也是提高受众满意度的关键，档案网站与受众可以通过“公众留言”“我要咨询”等栏目保持有效沟通。我国档案网站已逐渐加强互动交流栏目的建设。浙江档案网在公众服务的建设方面别具特色，它设有专家答疑栏目，用户能够根据专家列表选择专家咨询，网站内的专家及时且高质量地解决用户的各类信息服务需求，且将答复列表公开，方便所有用户浏览。但还需要重点解决部分网站互动交流栏目用户使用率低、回复速度慢等问题。

3.5 传播效果——档案信息价值的实现

档案信息传播效果能够帮助档案管理者了解档案信息传播的实际情况，依据传播效果调整网站建设。实证研究是评价档案网站的信息传播效果的途径之一。卞昭玲等学者以8个省级档案网站为样本，构建评价指标体系，对传播效果进行实证研究，指出了信息传播中存在的问题。国家档案局技术部与中国人民大学信息资源管理学院曾多次合作开展全国副省级市以上档案网站绩效评估工作，这也为档案网站完善档案信息传播提供了建设方向。

此外，建立反馈机制能够构建网站与用户双向互动的桥梁。为此，档案网站需注重“人本”，主动向用户收集反馈信息。但不能仅停留在收集信息这一环节，如辽宁省档案馆网站设置了接受用户反馈的问卷调查专业，但只有39名用户参与且网站未对不满意的用户进行进一步的了解或回访。档案网站需鼓励用户积极提交反馈信息，并在信息收集完成后，具体了解用户的使用问题，以便及时实施实质性举措，优化相关信息内容及传播手段，最终实现传播过程的良性循环。

4 结语

我国档案网站建设逐步推进，档案网站档案信息传播也处在不断发展完善的过程中。本文对档案网站档案信息传播的分析，对于其他类型的档案信息传播活动也有一定的借鉴作用。档案信息传播活动需结合时代背景，把控好档案信息传播的开端，充分开发档案资源，保证传播内容的质量，选择适合的媒介，以满足受众需求为出发点，不断寻求新突破，传播有益于社会及人民的档案信息，最终实现档案信息价值，实现更大的社会效益。