公立医院干部人事档案“三龄二历”审核中的问题及对策

王欣斌

舟山市妇女儿童医院，浙江舟山 316000

干部人事档案管理是组织人事工作的基础所在，需要相关部门提起足够高的重视。人事档案整合所有人的工作、生活等基础、重要信息，其真实性关乎干部本人的切身利益；做好干部人事档案管理工作，就是响应中央“从严治党”口号的重要途径。唯有确保干部人事档案管理工作科学、严谨、高效、廉明地开展，才能有效维护人事管理工作的公信力和严肃性。 就目前看来，干部人事档案的造假问题依旧存在，部分属于有意为之，但绝大多数事件被爆出，追根溯源，仍旧是档案管理人员工作上的疏忽所致[1]。这一档案管理问题，在干部“三龄二历”的审核中十分常见，需要严肃重视。该文立足于“三龄二历”审核工作，旨在分析公立医院干部人事档案管理现状中存在的不足，并借此提出一些意见与建议，改善公立医院干部人事档案管理水平，提升“三龄二历”信息的真实性， 增强公立医院人事管理工作的严肃性与公信力。

1 重要性

1.1 “三龄二历”管理依旧是干部人事档案管理的基础与必要工作

虽然目前国内公立医院档案管理研究开展已较深入，一些新对策、新思想的提出，有效提升国内档案管理环境；但新“发力点”的出现，如加大医院档案管理信息化建设，不应与现有的档案管理核心工作“冲突”；新的改革内容需要积极落实，但既往一直被强调的其他管理要点同样需要被重视。 如公立医院干部人事档案“三龄二历”的管理，需要始终放在档案管理首位。只有紧抓干部人事档案“三龄二历”的管理，才能保障档案信息的真实性；否则，一切档案管理改革工作的开展，都将会是“无根浮萍”，无法提升档案的实用性，档案改革流于形式。

1.2 “三龄二历”管理是医院档案管理水平进步之必然

公立医院想要摆脱以往干部人事档案管理信息真实性欠佳、利用率不高等问题，就需要从根本出发，做好干部人事档案中的“三龄二历”管理。“三龄二历”信息真实性得到保障，则院方能够更精准地掌握干部的履历生涯，进行更加准确地进行干部人事任免活动，提升档案管理中情报信息的真实性，使干部人事档案真正具有高度的利用率， 最终推动公立医院内部整体管理效能，为公立医院未来发展夯实基础。

1.3 “三龄二历”管理是公立医院干部选拔与职称评定的有效依据

干部作为公立医院管理层，领导全院员工，保持步调一致，统一朝着一个战略发展目标不断前进。 医院方面为保障干部所在岗位与其自身业务能力的相互契合，需要采取一系列人事任免活动，秉持“能者居高位”的管理理念。如何准确地进行人才评估，从干部人事档案“三龄二历”方面入手，可为相关岗位工作人员提供良好参照。 若“三龄二历”内容真实性欠佳，那么关于档案所有人的业务能力、社会阅历等情况的评估，就显得不具备真实性，任免工作就会存在更多的不确定性。因此，对公立医院干部人事档案“三龄二历”管理的认识，不应仅局限于对档案所有人的年龄、党龄、工龄、学历学位与工作经历五类基本信息的简单登记与存档，而是要正确认识到“三龄二历”管理与公立医院未来人才资源调度二者的关系（前者为后者服务）。合理利用干部人事档案“三龄二历”信息，有利于组织更好地评价档案所有者的个人业务能力，全方位反映档案所有人的“德”与“才”。 同时，干部人事档案“三龄二历”管理，也可视为干部绩效考核的可靠材料，若“三龄二历”内容管理欠缺规范性与客观性，就会对上述各项工作的开展造成影响与误导。

1.4 “三龄二历”管理为领导决策提供指导

公立医院内部人事档案管理部门的具体工作，在于帮助公立医院更好地培养优秀人才。 日常工作中，医院档案管理部门会对人事档案信息进行周期性的梳理，统计医院目前的人才储备情况，进而为后续人才吸纳与培养战略计划的制定提供参照，响应医院运营发展需求。但若干部人事档案中的“三龄二历”信息登记不符合实际，将会对医院档案管理部门上述工作的开展造成一定程度的影响，对医院当前人才储备情况给出错误的判断，并影响后续一系列决策意见的提出，如人事任免欠合理、医院内部业务培训方向与周期设置不符合实际情况、对外人才聘用指标的设计与医院实际需求脱节等问题。

2 问题

人事档案中的“三龄二历”“三龄”是指年龄、党龄与工龄，分别指代出生日期、入党时间与参加工作时间；“二历”是指学历学位与工作经历。 这些基本信息是衡量干部工作阅历、办事能力、工作成绩的重要情报，故其真实性容不得半分失准。为更好地筛查、排除“三龄二历”信息失准问题，公立医院会定期开展审核工作，针对不实信息进行追溯化管理，剔去不实信息，保留、补充真实信息，提升医院干部人事档案信息的真实性与公信力。 下面，总结干部人事档案“三龄二历”审核工作中长期存在的主要问题。

2.1 出生日期

出生日期是“三龄二历”审核工作的重点要素，也是最常见的质量不过关环节。随着公立医院新老一代干部的交替，公立医院管理班子逐渐“年轻化”，基本不会出现档案与户籍登记不规范的情况。但对于即将临近退休的干部而言，仍旧存在出生日期与实际不符的情况。 分析原因，有些是为顺利报考院校或参加工作而谎报年龄；有些是因失误登记年龄，一直未予纠正等。总而言之，出生日期失准，将为干部的职称评聘、人事任免、退休办理等带去诸多不良影响，档案管理与审核人员要重视并学会鉴别这一问题[2]。

2.2 参加工作时间

参加工作时间直接与干部的工资分配相关联，因此偶有因个人利益随意修改参加工作时间的现象发生，性质十分恶劣。 当然，参加工作佐证材料（下乡登记表、招工登记表、应征入伍登记表等）缺失，是造成参加工作时间失准的主要原因，这与相关岗位管理人员工作认识不清晰有关，需要引起重视[3]。

2.3 入党时间

关于入党时间，出现失准的原因各异，但主要可分为以下几点： ①档案所有人对准确入党时间无从记忆，为尽快补全档案，未经多方查证，随意填写日期。这一原因多见于老干部人群。 ②不同时期下，入党时间的计算方法存在差异，有的干部登记入党时间时，以正式入党时间为准；而有的干部登记入党时间时，则以成为预备党员时间为准。③组织人事部门关于档案所有人的入党时间采集有误，导致入党时间失准；此类错误入党时间一般与实际入党时间的差值较小[4]。

2.4 受教育情况

我党第十一届三中全会召开以来，高度重视高水平、年轻化的干部队伍建设。现有干部群体为响应党的号召，纷纷投身继续求学深造中，这一现象在公立医院这类高知型事业单位更加突出。公立医院方面为人才提供了大量的继续医学或管理培训机会，这就导致学历学位升级的情况更为普遍。而部分干部在拿到学历学位证书后，并未第一时间提交人事档案管理部门，档案信息更新不及时，造成信息失准的问题。 也有极少部分干部为晋升机会，在学历学位证书方面造假，导致学历学位信息失准，造成不良风气[5]。

3 对策

3.1 建立健全审核制度

公立医院追求干部人事档案“三龄二历”审核工作的规范化开展，建立健全相应审核制度尤为必要。 制度内容的基调在于，确保能够组织到位、人员分工明确、后续责任到人。加强“三龄二历”审核制度的建设，须明确规定：所有从事干部人事档案“三龄二历”审核工作的人员，必须对其所做工作负责，严格、认真地核查档案信息；针对工作中查出的缺少材料等问题，第一时间登记并上报有关职能部门，要求档案当事人择期补全缺少材料，保障干部人事档案完整，避免缺项少项问题；明确检出“三龄二历”信息前后登记不一致的干部人事档案，进行备案，并由主管部门基于相关政策制度规定，给出相应整改意见，依照干部管理权限审批后，将最终确认的“三龄二历”信息归入干部人事档案。制度建设修订到位，保证责任到人，将极大程度提升管理核查岗位人员的工作态度与认识，把好核查工作的每一道关卡[6-7]。

3.2 规范信息填写标准

干部人事档案信息的填写需要进一步规范，要求档案管理人员做好相应宣教工作：①学历填写：若自身符合学习期间采取全脱产的方式、参加全国统一升学考试、毕业时获得学历、学位证书等要求，界定学历一栏应为全日制学历；接受成人教育等形式高等教育者，界定学历一栏为在职学历。 ②入党时间填写：均以预备党员之日为准。但预备党员的时间界定略有变动。1977 年8 月12 日—1982 年9 月5 日，入党时间为上级党委批准为预备党员之日；1982 年9 月6 日起至今，入党时间为党员支部大会接收为预备党员之日。 ③参加工作时间填写：以人事管理部门认定的时间为准，特别是工作经历有中断情况的干部，要扣减中断时间计算参加工作时间。

3.3 严控归档质量

干部人事档案审核管理工作中，审核人员需要保持足够的耐心与细心，针对档案信息做到逐字逐句检查。开展审核工作的过程中，做好对干部人事档案相关信息的核查，重点关注接受继续教育、人事任免变动、政治面貌改变者，一旦个人状态发生改变，第一时间进行档案信息更新，保障干部人事档案信息全新、无误。另外，审核人员需加强干部人事档案材料的搜集工作，年初督促医院各部门提交年度工资变动表、干部任免审批表、考核登记表等，并将这些信息纳入干部人事档案中，进一步提升档案的健全性。 最后，审核人员需重视档案缺件的补充与过程监督，针对干部人事档案中身份、任免审批、入党审批等重要情报缺失者，予以相应宣教，并给出补充途径的意见与建议，始终将严控归档质量作为干部人事档案“三龄二历”审核工作开展的首要前提[8]。

3.4 做好答疑工作

审核势必会发现一些档案问题，而检出问题的干部主体，对审核结果一般会存在疑问或异议。 如何解答此类干部人群的疑惑，避免异议上升为争议与暴力事件，就需要审核人员做好相应的答疑工作。对因“三龄二历”问题审核结果有异议的上访对象，首先需要向其解释“三龄二历”五大指标的审核标准，并出示错误依据。若依旧存在质疑者，立即将人事档案移交责任鉴定小组，进行最终的权威评估，避免审核人员随意滥用职权，侵犯档案所有人切身权益的问题出现。 针对审核结果无误者，按照规定予以即刻更改、材料补充等后续档案管理工作，并通知、进一步权威解释问题原因。 针对审核结果有误者，依照相关法律制度追究审核人员责任，予以相应惩处，并根据二次权威审核结果，执行新的档案纠错管理决定[9]。

3.5 规范档案使用

公立医院在着手干部任免、职称评聘、人员交流调动等人事管理工作时，首先需要对干部人事档案进行审核，尤其关注“三龄二历”信息是否准确，无误则执行相关手续办理，有误则中止办理，并将情况及时与有关部门汇报。考虑到干部人事档案信息并非是一成不变的，在干部的个人状态发生改变时，需及时提交档案管理部门相关材料，人事档案管理部门需对更新材料进行仔细的真伪鉴定，预防如假冒证书、假冒文凭、假冒职称等事件的发生，建立一道“难”墙，杜绝那些想要通过更改人事档案信息谋取私利者的不端念头，净化公立医院干部人事档案的使用环境[10]。

4 展望

公立医院干部人事档案“三龄二历”的管理，目前部分单位仍旧依托于纯人工的管理模式，管理效能低下，且不利于档案的高效利用。除上文所提及的“三龄二历”专项管理对策外，档案管理工作人员也需要以发展的眼光看待本职工作。基于公立医院干部人事档案“三龄二历”的管理现状，提出以下3 条未来行业发展方向。

4.1 构筑信息化平台

公立医院干部人事档案的管理，需要积极朝信息化的方向发展，构筑良好的信息化平台，以利于档案的高效化管理[11]：①将纸质档案向电子档案的方向过渡，有利于信息的保存，存储于云端的档案信息将汇总为大数据，只要运维得当、备份合理，档案信息基本不会出现丢失问题，有利于干部人事档案信息的永久储存[12]。 ②信息化管理将提升基层办事人员的工作效能，使得档案的存储与调用更加快捷高效，优化办事人员的工作效能，让信息多运转，让人员少跑腿[13]。 ③由于干部人事档案信息化管理平台的智能性，将使档案的调取与利用更加方便，有效深度挖掘干部人事档案的应用价值，提升档案利用率[14]。

4.2 转变档案管理人员工作形态

干部的人事档案管理要朝着信息化的方向发展，管理要朝着便捷化的方向发展，简化平台使用流程就变得极为重要。 不论是在纯人工管理模式的过渡期，还是在半人工半自动化的管理模式过渡期，关于干部人事档案的调取与存档，均应该形成系统的指导体系，方便人员依照体系标准进行档案的存储与调用。期间通过整合人工智能模块，对相关人员的档案使用行为进行审核，逐渐将档案管理人员由以往的高强度档案审核工作需求中剥离，释放档案管理人员的职业压力，并合理支配档案管理人员的时间成本，将其分散至信息化平台的运维、信息平台使用宣教及人事档案的服务窗口中去，提升大数据时代下，医院档案管理工作的多元化服务性，将以往的“为档案服务”责任转交给平台，自身肩负起“为群众服务”的责任，提升各科室部门对档案管理部门的服务满意度[15-16]。

4.3 关注信息安全

信息安全一直是大数据时代下，档案管理的核心工作之一。医院方面需要与外界权威信息安全管理团队合作，构筑与信息化平台相配套的信息安全防火墙，并将侵入性操作实时预防与监控优先级设为最高，避免干部人事档案重要信息，尤其“三龄二历”信息被篡改、窃取，造成信息安全隐患。对内部档案调用环节的信息安全管理，平台内部可生成档案操作历史记录，档案的改动将留下历史痕迹，有助于档案管理人员在归档审核时进行全程追溯化管理，避免“三龄二历”等基本信息被违规篡改[17-18]。

5 小结

公立医院干部人事档案管理现状仍旧不明朗，档案信息失准现象仍旧无法彻底根治。一方面是受利益的驱策，造假主体铤而走险；另一方面，也反映出公立医院在干部人事档案的审核方面还存在缺陷，“三龄二历”方面尤为突出，故意造假与无意造假现象并存。 要解决公立医院这一干部人事档案审核现状中暴露出的不足，还需要档案管理部门主导，建立健全审核制度，并规范档案信息的填写标准，严格管控干部人事档案的归档质量；针对审核结果有争议者做好答疑工作， 规范档案的使用。未来还需不断探索档案管理的信息化建设。只有不断在管理中回顾不足，探讨经验，提出应对之策并付诸实践，公立医院干部人事档案的整体管理水平才会得到长足进步。