公立医院合同管理的新思维——以D公立医院为例

于沂含

中国中医科学院西苑医院财务处，北京 100091

D医院的合同管理具体情况：D医院为大型综合性三甲公立医院，医院业务量、经济量不断增长，所需要的设施和设备、基建工程、科研经费、外部合作等项目日益增多，每年签订的合同价值约占支出的75%。目前医院合同的流程是合同需要找科室主任或是处长、主管院长审批，再找审计处出具内审合同，对于金额较大的合同需要找审计处出具外审合同，财务处留一份纸质的原合同入账，各个科室留一份复印件进行留存。涉及多次付款的合同，在第二次或是分段付款的合同，报销时需提供合同的复印件，做账时将合同复印件作为记账凭证的附件。整理合同时，将合同从记账凭证中取出，进行对合同的登记，编写合同整理清册，清册的内容包括记账凭证号、合同内容、项目类别、对方单位、印花税税率、金额、经手人、负责人、签订日期、周期以及备注。合同清册编写完后，对合同的每一页进行拍照留存，作为合同的电子版。

1 目前D医院暴露合同管理的一些问题

1.1 医院未足够重视合同管理，风险防范意识不强

领导层通常将重点放在加强医疗服务和提高医院经济效益上，尚未从医院经营管理高度出发重视经济合同管理，致使在合同管理方面比较松散，不够严谨。而且，个别医院仍存在管理人员法律意识薄弱，在变更、中止、解除等情况发生时对合同的履行缺乏风险防范意识，容易诱发经营风险。

1.2 归口管理不明确，信息分散，监督不足

医院的业务科室根据需要组织采购、签订合同，对于合同履约采取谁签订合同谁负责执行的状态。由于信息传递不及时，导致职能部门、财务部门、法务部门无法整体把握合同执行，存在各部门对责任履行流于形式的情况。合同条款不全面、不完善、有缺陷、有漏洞，往往遗漏违约责任等相关条款。多数科室合同保管较分散，没有明确合同的归口，合同的存档不够科学、规范。

1.3 合同签订前审核不够

在签订合同前，有必要严格审查对方的资质和履约能力，通过查验对方营业执照等资质文件，可以充分了解该公司的性质、运营状况、履约能力等信息。特别是有些专业工程项目要求特殊的施工资质，施工单位需要符合相关专业资质等级条件，如果审核时发现签订的合同缺少施工单位的专业资质证明，或者资质证明已过期，就会严重影响到工程的质量和安全。

1.4 没有完善的合同管理系统，合同审核和决策流程不规范

合同一般以纸质形式签订，人工处理工作量大。纸质合同的修订、审查往往需要人工逐级递签，时间成本和人力成本比较高，同时由于医院合同繁多，提取合同数据和查阅起来非常困难，合同进度难以跟进。

1.5 验收环节薄弱，无法保证采购目的很好实现，引发质量问题

医院对验收环节管理薄弱，采购人或者由其委托的采购代理机构应当组织验收供应商履约情况。该医院在验收大型或者复杂的政府采购项目时未邀请国家认可的质量检测机构参加。实际工作中，存在供应商为了能够中标，以低价投标，而在履行环节中依靠偷工减料，以次充好等欺诈手段谋取利益。

1.6 合同执行过程控制不足

医院各个归口部门比较重视合同的签订环节，但对合同的分析不够，造成具体操作人员不了解合同条款，一方面导致医院遭受损失，另一方面可能引发合同纠纷。在具体工作中，有些管理制度存在执行难的问题，制度定好后，因为缺乏严格的考核过程，造成规章制度未有效执行。

2 D医院的处理办法

2.1 加强合同管理，防范经营风险，保障医院的权益

2.1.1 规范合同模板，降低风险隐患 通常合同由对方单位提供，这样非常不利于维护医院的权益，很容易被对方单位的想法所左右，涉及经济利益的条款都是倾向于保护对方，导致签署合同的双方权利义务不平等，医院可以将合同的模板规范化，根据不同的合同类别提供统一规范化的范本。医院可以组织责任部门、审计部门及医院聘请的专业律师，多方共同参与，对于业务性质基本相同的合同制定统一的合同模板。合同的内容应该包含对方单位的名称、地址，标的，数量，质量，价款及酬金标准，履行期限、地点和方式，双方违约责任，解决争议方式等。注意审查经济合同的完整性、正确性。

医院可根据不同经济类型设计不同模板，例如医院可以设置统一的医疗采购合同、科研合作合同、货物购销合同、计算机网络合同、工程合同等。注意审查合同的一些模糊条款，尽量将条款写完整。例如购货发生的运费，如果仅写明包含运费，不如修改为因产品质量发生的退货或换货所发生的一切费用 （包括但不限于运输、装卸、保险等费用）均由供方承担。如果一些设备需要安装，合同应标明设备免费安装，并进行免费的设备操作培训。尽量制定对维护医院权益有利的条款，例如某些医疗设备，为了防止厂家虚高配件定价，可以提出医疗设备配件供应价格为市场最低，只收成本费之类的要求。在制定合同时，尽量将需要制定合同的补充条款想的周全一些，例如如果在执行一个项目中需要增加条件测试，那么在定合同时需要想到都会增加哪些条件测试，把尽可能出现的情况总结出来，并针对这些可能出现的情况制定具体的补充合同，补充条款中应该包括条件测试的具体金额。在制定合同时，应该避免出现不利于维护医院权益的条款，例如甲方将故障设备交给乙方维修完全出于自愿，并不得要求乙方做出超出设备出厂时功能指标的操作。合同中应注明签订方不得转包给第三方。

2.1.2 建立合同管理内部制度 医院层面，通过制定《医院合同管理办法》并下发给全院各部门，明确合同的授权审批和签署权限，规定了合同归口管理部门和各相关部门职责，在合同的起草、审核、签订、履行、变更与解除、纠纷处理、监管等方面都做出较为详细的规定。部门层面，在医院管理办法下制定了各自的管理细则，如审计部门的《医院合同审计实施办法》、工程管理部门的《医院工程处合同管理办法》等。

2.1.3 加强合同履约的验收环节，加强合同的执行力度对于货物、设备类及工程类合同，注意货物、设备和工程的验收环节，努力形成闭环管理，验收应该是实质上的验收，而不只是简单清点货物，避免形式化。以货物采购为例：验收需成立采购人验收小组，必要时应聘请专业人员。验收前要按照合同编制验收程序和验收表格，将外观完好、规格型号是否一致，参数配置是否一致等条款列入表格。验收时双方要按照规定的条件逐项验收。验收结束后验收双方签署验收书。对于一些复杂的设备，需要同时验收出厂检验、到货检验、安装和调试、培训等伴随服务。并将采购合同约定的资金支付及履约保证金返还等条件与验收结果挂钩，做好验收过程资料存档工作。对于采购的设备，设备入库出库单和验收单分别需要不同人管理。双方签署《货物验收单》后，可以规定：若需方经进一步检验或在使用中发现货物存在内在的、非显而易见的损坏或缺陷，有权要求供方立即以合格产品予以更换。如果验收不合格的，可要求供方尽快更换，因此超过供货期限的按违约处理，确保医院的权益不受损失。

2.1.4 审查资信程度，保证合同顺利履行 对于金额较大的合同，首先要调查对方的资信程度、注册资本、服务质量、履约能力、法人的登记证书、授权委托书以及营业许可证等。对于购买物资类合同，要注明交货时间。对于工程建设合同方面应对施工范围、建设周期、施工质量、施工造价、技术资料交付时间、供应责任、拨款和结算、竣工验收、保修范围和质量保证期进行标注。购销合同签订后几日内，按本合同总价的20%~30%支付预付款；货到验收合格后支付除5%质保金外的合同款；保修期满后几日内若无质量问题，支付5%质保金。

2.1.5 重视违约责任的约定 ①要明确违约金或违约赔偿的计算方法。合同中既可以约定发生违约时需要支付确定数额的违约金，也可以约定根据违约造成的损失计算赔偿额的方法。例如在医疗设备合同中可以规定，乙方逾期交付货物的，每逾期1 d，乙方向甲方偿付逾期交货部分货款总额的5%。如乙方逾期交货达30 d，甲方有权解除合同之类的条款。注意条款的明确完整性。

②对方支付违约金后，还应该继续保留履行义务的权利。在约定违约金时，需要注意即使写明对方应支付违约金后，还需具有继续履约的义务。例如在合同中，可以约定对方工期延误时，须赔偿违约金的数额，且保留要求对方继续履行合同的权利，有效维护自身利益，防止损失扩大。

2.2 提高医院的精细化管理，加强医院的合同内部控制机制

要规范合同管理的流程，建立健全风险管理机制，通过在评估客户资信、审计合同、合同项目责任制和控制合同过程等方面建立相关的风险管理制度，在防范风险、保证质量的前提下，使医院获得的利益最大化。

①丰富风险管理方法。建立供方风险评估标准，根据各个分包方或供方的履约情况、资信状况、产品质量认证，综合评估供方履约能力，为决策层等管理人员提供参考。对于医院内部设备管理、基建、药品采购等签订合同较多的职能管理部门，可以建立供应商电子档案，对供应商的产品质量、售后服务等方面进行全面评估和分级排队，以此作为是否签订合同的重要依据。

经济合同的洽谈不能由一个人单独进行，建立各职能科室的会签审核机制，例如科研类合同，先由科研处审核合同的可执行性，并由财务部门审核合同价款，支付方式和期限合理性，确定经济项目是预算内还是预算外，审计处出具内部审计报告或是外审报告，各职能部门在合同审批表上签署意见，最后递交到主管科研院长进行把关，重要的科研项目需要遵循“三重一大”集体讨论决定，并且由医院的法律部门提出明确意见。

②建立健全监督机制。为了提高合同的执行力度，医院每年年末需要对合同的履行情况出具分析报告，追究违规责任,对于合同履行中存在的一些问题，提出改进意见，加强监督。合同履行监督可分为阶段性定期评估和履约完毕后的总结评估，两者贯穿于合同执行全过程。通过采取如实施合同签约前审计等措施，实现事前防范和化解合同履约风险。

③建立合同管理追责制。医院应详细规定各业务部门的工作责任、业务范围和签约权限，各业务部门内部应明确每个工作岗位的职责，健全不相容职务分离制度、授权审批制度和责任追究制度。对合同管理过程中发现的问题，业务部门应该指派相关责任人负责解决，并规定解决问题的期限；在期限内无法解决的问题，应向医院分管领导报告，由分管领导协调有关部门共同配合解决。严肃查处因相关责任人的不切实履行职责造成的损失，按内部责任追究制度执行。

④进行事前控制。审计人应参与项目招投标、商务谈判阶段，针对重大项目可以从招标文书的起草阶段开始参与。通过了解金额以及各个条款的来源过程，可以为合同审计打下基础，最大限度地规避失误，减少损失。

⑤加强合同的印章管理和归口管理，对合同进行档案管理。合同的印章应由专人负责保管，经过审批部门和院领导同意后方可盖章，合同为多张的，需要在合同上盖骑缝章。归口管理，对所有签订的合同按照执行部门、签订年度、合同项目进行分类、统一编码并且逐笔进行登记，建立合同档案。按照执行部门、合同事项执行完成年度存档。规范合同存档资料的范围，包括合同立项批准文件、合同审计意见书、合同文本和合同执行记录等。

2.3 重视经济合同签订阶段审计，做好事前控制，发挥好审计的内控职责

医院经济合同签订阶段审计广义上是指对合同的立项、资金预算、对方资质、谈判、招标、合同起草及签订等过程的审核。狭义上是指对合同文本及提供的资料进行初步审查和对合同实质内容进行审查直至合同签字盖章为止。做好经济合同签订的审计工作，一方面可以确保合同条款的完整性、真实性，一个周密条款是合同双方履行合同的重要前提，有利于合同履行。另一方面规避了潜在的经济风险，比如在经济合同签订审计中，监督对方单位缴纳和补交履约保证金和质量保证金，既可以维护医院合法权益，又可以防范医院经济利益不必要的流出。因此，开展经济合同签订前的审计是医院内部审计工作的重要事项，可以有效规避风险，控制资金流向。

2.4 引进合同管理系统，实行合同管理现代化

引进合同管理系统，把合同分类模板化，在线编辑，过程留痕。合同在审批时，会有各种各样的修改，内容编排随意性大，而且审核、修改、等待时间过长，存在潜在的法律风险，易造成经营风险。通过引进合同管理系统，在合同登记时，通过模板生成合同正文，在线起草、编辑、流转审批，审批和修订记录全程留痕，最终输出、打印合同，省去合同业务人员手工处理纸质合同的环节，有效提升工作效率。同时，合同在审批业务时涉及多个科室，流程长，沟通成本高，审批流程与合同的流转不能同步，周期延长，人为影响因素较大，存在运营风险。现在传统的“坐着办公”已经无法满足“便捷、高效”的用户需求。智能合同系统一方面能够满足PC端完成各种合同审批的需求，另一方面提供移动APP，实现移动化办公，随时随地办理合同审批、变更业务，并能够实时追踪合同动态。在传统的模式下，合同到期无人及时跟踪，导致医院利益受损。在合同即将到期时，医院就要考虑如何处理，如果想要续签的合同没有及时续签，可能会给合同双方带来一系列经济损失。对于周期跨度范围大的合同，例如一些维护保养合同，可以有效使合同具有连贯性，更方便地让使用部门进行查询。为了保障合同相关业务正常推进，避免因为合同相关人员疏忽而给医院造成经济损失的情况，在合同系统中提供多种业务提醒，包括“合同履行截止日期提醒”“近期应付款提醒”“临近保修期提醒”等，为经济合同的正常执行提供有力保障。

为了控制经济合同的资金现金流，可以采取合同管理系统与预算、报账、会计等相关业务系统全面联动。在合同审核前，先对合同进行可行性评估，将合同系统与预算系统联合，看是否超过预算。对于采购的固定资产，可以让固定资产系统与合同管理系统对接，对于固定资产的安装、验收、入库业务，合同管理系统对资产采购过程进行实时追踪。同时合同管理系统与财务软件进行对接，对于合同的收付款业务进行后续延展，生成相关凭证。

2.5 加强队伍建设，提高内审人员的综合素质

经济合同审计具有很强的法规性和专业性，所以医院需要一支具有高素质的审计队伍。要提高专业胜任能力，加强政策法规和专业知识的学习，有计划地加快内审人员的业务培训，内审人员不仅要了解医院的各项业务，同时需要掌握容易引起法律纠纷的关键点。提高沟通协调能力，内审人员增强各个职能处室之间的沟通合作，避免部门之间互相推诿扯皮。

3 结论

通过有效地进行合同管理，构建合同管理系统，加强医院的合同内部控制机制，控制了资金的流向，避免了资金的浪费，资金的使用效率有了显著提升。医院要重视合同管理，加强对合同的风险控制，促进医院的全面建设。