城建档案信息资源开发利用探析

刘洁，邹如萱

（1重庆市城市建设档案馆，重庆 400015；2重庆市市政设计研究院有限公司，重庆 400020）

0 引言

城建档案是工程施工过程的历史记录，也是城市建设的真实和全面反映，因此它往往被作为工程质量终身负责制的依据，建（构）筑物维修、改建、扩建的依据，城市防灾减灾、战争破坏后恢复重建和突发事件处理的依据，以及土地征用、房地产产权、产籍的法律依据[1]。近年来，随着我国城市建设步伐的加快，城市建设体量不断增加，城乡规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等城建档案资料，数量不断增加，重要性也越发凸显，管理难度不断增大。更重要的是，城建档案对于城市规划、建设和管理以及完善城市建设技术信息的巨大作用还没有完全发挥出来，城建档案的开发利用还处于较低水平上，因此，亟须加强这一课题的研究。本文首先分析了当前城建档案开发利用中存在的问题，然后结合笔者的调研和工作经验，提出了具体应对措施，可供相关从业人员参考。

1 城建档案开发利用存在的问题

城建档案由大量基础数据构成，其蕴含着极大的潜力，只不过因为受开发利用手段的制约，没有进一步发挥其作用。加强城建档案开发利用既是新时代高质量发展的客观需要，也是城建档案工作者的职责所在[2]。目前，城建档案的开发利用之所以处于较低水平，主要原因是主管部门及从业人员重视程度不够，导致城建档案开发还存在利用率较低、利用不方便等问题，主要表现在以下四个方面。

1.1 被动式服务

被动式服务表现在两个方面：一是接收档案，城建档案信息资源的归笼因信息量巨大，及长期的行政权力运作模式，工作人员习惯于被动接收城市建设中各项目的各类别信息资料，止于照单全收，原样封存；二是提供查询，如图书馆工作人员，坐等查阅人上门，机械地根据需求提供查询服务[3]。

1.2 浅层次开发

当前，对城建档案的编研仍以馆藏档案为主，缺少基于大数据的城建档案信息资源深层次开发，如缺乏对数据的规律性整理和总结。同时，城建档案管理部门缺乏与其他部门的互动，缺乏外部循环，导致编研工作的选材不够宽泛，缺乏广度[4]。

1.3 信息化滞后

部分发达地区城建档案信息化建设已经取得比较好的成绩，城建档案信息数据共享在数据内容、共享工具、共享方式、共享场景等方面已经形成了较为成熟的共享机制，并取得了一些成果，但同时，部分地区暴露出数据共享目录体系融合度不高、数据共享缺乏系统支撑、数据共享参与力度不大、数据共享质量不佳等问题。这些问题如不能得到有效解决，将直接影响城建档案数据价值的发挥，不仅无法适应政务数据治理创新发展的需要，还有可能成为政务服务改革的“绊脚石”[5]。

1.4 共享程度低

在城建档案管理部门内部，还没有解决工程档案与建筑实体之间和建设工程管理过程与建设工程档案之间的对应关系问题，以及建设行业数据名词的标准化等问题，导致城建档案信息资源无法实现共享或共享程度低[6]；在平行部门之间，一些政府部门、业务机构不愿意将资源共享或共享程度十分低，在信息化时代，这其实是一种严重的资源浪费，这样的政务服务会降低与社会单位的协同作用，也无法为相关政府单位提高决策支持，导致城建档案信息不完善、归类不清晰、不合理且信息服务有效性不高，因此产生了信息孤岛[7]。

2 城市档案开发的几条路径

2.1 建设集中的城建档案保管体系

要想城建档案得到有效的开发利用，则应坚持一个城市由一个城建档案馆（室）进行高度统一管理的原则，禁止出现分散保存的现象。这样做主要是为了防止重复建设馆库，减少管理人员，节约开支。另外，也更有利于群众和企事业单位查阅（他们要查阅的档案只要在这个城市，到一个地方即可查到，不需要跑来跑去）。如重庆市城市建设档案馆在2010年前只保管市级建设部门监督管理项目的档案和主城各区建设部门监督管理的大项目档案，而很多体量不大的区管项目档案就由各区城建档案管理部门自行保管。由于区馆保管条件有限，达不到档案消毒、库房温湿度等要求，不能对档案进行很好的保管。另外，由于有的建设项目档案在市馆，有的建设项目档案在区馆，导致服务对象要查阅档案时，不知道去哪里。《重庆市城乡建设档管理办法》颁布实施后，要求市城乡建设档案管理机构接收保管市级以上（含市级）重点建设工程、主城区（含北部新区）以及跨区县（自治县）建设工程档案。现在，重庆主城各区所有建设工程档案一律移交市城建档案馆。截至2020年底，重庆市城市建设档案馆馆藏量为217万余卷，是全国所有城市建设档案馆（室）馆藏量最大的馆。现在服务对象要查阅重庆主城区档案，只需到重庆市城市建设档案馆即可。由此可见，集中保管档案为服务对象查阅利用档案提供了极大方便，是提高城建档案开发利用质量的前提保障。

2.2 规范查阅城建档案行为

城建档案的利用存在以下几种形式：一是对城建档案进行查阅利用，可以是对原件提供利用，也可以是对复印件提供利用；二是对城建档案进行展览利用，可以在馆内展览，也可以在馆外特定场所展览；三是对城建档案进行编研利用，如形成城建史料、法规文件汇编、基础数据汇集、史志年鉴等。

本文着重对城建档案的查阅利用进行研究。查阅利用是城建档案最常规、最基本的利用形式，也是最重要的形式。“十三五”期间，重庆市城市建设档案馆接待查阅12000余人次，利用档案38000余卷次，可见，随着人们法律意识、维权意识的提高，个人或企业在购买房产后，不管是对所购房屋进行装修改造，还是对房屋建筑质量存疑，都会进行查阅。这时，他们所购房屋档案资料哪些能查，哪些不能查，能查的可以查到哪一步，都是一个值得探讨的问题。查得过多，侵犯了其它住户的隐私；查得不够，房屋所有人知晓权未得到维护。针对这些城建档案利用过程中的细节问题，为了规范查阅档案行为，重庆市城市建设档案馆在2019年1月16日制定颁布了《重庆市城乡建设档案利用暂行规定》，所有想查阅利用档案的单位、个人，通过这一规定，都可以清楚知道自己可不可以查阅相关档案，若可以查，需提供什么样的手续证明。这样，就大大方便了人民群众办事。

2.3 提高城建档案管理人员综合素质

城建档案的开发利用，说到底是人在开发利用，所以城建档案管理人员综合素质的高低，直接影响城建档案的利用。现在相当一部分城建档案管理人员很重视档案的收集、保管，但对利用却一无所知，或不知从何做起，只简单查阅，对编研知识一片空白。因此，提高城建档案管理人员的综合素质，就显得尤为重要。应根据城建档案管理人员的工作现状开展相适应的教育培训活动，一是使他们都能够对城建档案信息资源的开发利用有足够的了解，注重培养他们城建档案信息资源开发利用的意识；二是鼓励档案专业、文学专业、声像专业、建筑专业等人员学习彼此的专业知识，掌握档案利用规律。同时，城建档案管理部门每年应适当申请相关科研、编研课题，利用手中档案信息多产出编研成果，让城建档案管理人员在实践中融会贯通各专业知识；三是加强城建档案管理人员间的业务交流，通过组织各种形式的活动，加强城建档案管理人员之间的交流，学习其他城市的管理经验，实现业务能力与水平的提升；最后，还要培养城建档案管理人员的创新意识，不断对城建档案管理工作进行创新，使城建档案管理工作能够更好地适应新时期城市建设的需求，为城市建设提供更加可靠的支持。

2.4 探索城建档案自助查阅方式

目前，在全国各地城建档案馆（室），主要还是通过传统方式查阅档案，即根据服务对象的诉求和提供的手续，由城建档案馆（室）工作人员进行查阅并提供档案，而较少自助查阅系统。这主要是由于城建档案包含建（构）筑物的地质勘察、设计、基础结构等涉及建筑安全的数据信息，特别是桥梁、隧道、大型公共建筑等的信息，按相关规定，它们的建筑数据必须保密，一般的房屋建筑结构安全数据也不允许公开。如要查阅，需提供相关手续，才能有选择性地查，所以大部分城建档案信息绝对不能以自助公开查阅的形式随意查阅。但这并不是说城建档案信息完全不能开放自助查阅，比如城建档案目录或一些不需要保密的建筑图、基本数据，还是可以公开供人们自助查阅的。可以把所有馆藏建设项目的名称、地址、开竣工时间、建筑面积等基本项目信息，以及项目案卷级目录在信息网上公布，服务对象先在网上找到自己想要查询项目的建筑信息数据和技术资料的目录，然后再到城建档案馆（室）有的放矢地查阅，这样就会缩短查阅时间，提高效率。因此，笔者认为，在遵守国家有关保密规定的前提下，所有城市的城建档案馆（室）可以利用已经建立起来的基础数据库，在自助查阅上作一些尝试。

一个建（构）筑物竣工后，我们可以看到它宏伟的外观、精致的内部装饰，但它在修建过程中发生了什么，它的隐蔽建筑结构又是什么样的，则无法用肉眼看到，只能通过利用城建档案信息数据进行还原与分析，才能重现。在现代城市建设管理中，要想利用好城建档案信息资源，只有不断对城建档案管理工作进行改革，对城建档案信息资源利用方式进行大胆创新，才能提高城建档案信息资源开发利用的质量和效率，才能更好地满足新时期城市发展的需要，为实现城市可持续发展提供充足的动力。

3 结语

随着国家建设的持续进行以及建筑业由增量转向存量，城市更新工作如火如荼地开展起来，城建档案信息资源的深层次开发利用，变得更加迫切和重要。从业人员面对被动式服务、浅层次利用、信息化滞后、共享程度低等现实问题，应加强思维转变，提高自身综合素质，改进工作方法，努力实现城建档案事业的高质量发展。本文针对城建档案信息资源的高质量开发利用进行了探讨，以供参考。