新形势下城建档案开发利用工作研究

陈桂玲

（青岛市城市建设档案馆，山东 青岛 266003）

1 做好城建档案的开发工作，提高档案利用价值

城建档案是城市规划、建设、管理活动必不可少的重要参考依据，原生性、凭证性使其具有图书、资料所不具备的特点。因此，要加大城建档案开发力度，充分发挥其自身价值，为社会提供优质服务。

1.1 编辑馆藏重点工程及标准性建筑档案简介

每个城市在不同历史时期均有一些重点工程及标志性建筑，这些重点工程及标志性建筑大都是关系国计民生的大工程，社会影响较大，群众较关心。可以月刊或季刊的形式，按不同年代或不同类别，分批逐一介绍，着重介绍工程背景、工程概况、设计及施工单位、进馆案卷情况等。通过重点工程及标志性建筑专刊的形式，让人们关心城市、热爱城市、建设城市，从而达到宣传城建档案，发展城建档案的目的。

1.2 编辑历史档案专刊

每个城市有不同的历史背景。如青岛市，19世纪末和20世纪初，1次被德国占领，2次被日本占领，由于这特殊的历史背景，使青岛城建档案馆收藏了大量的带有殖民色彩的档案，包括德国占领时期1901年的青岛市规划图及德军当时的医疗情况等，这些都是非常珍贵的历史资料，是一个城市的历史积淀和文化的凝结。因此，要积极开发利用，不定期编辑历史档案专刊，重点介绍这些历史档案，让人们了解城市的过去，勿忘国耻，建设更美好的新城市。

1.3 编辑利用率高、社会和经济效益较好的城建档案宣传册

青岛城建档案馆馆藏中有大量档案利用率比较高，所产生的经济和社会效益都比较好，例如地下管线档案和征地档案等。可编发一些宣传册，简要介绍这些档案的概况。如青岛市某工程施工中，由于缺乏档案意识，未到城建档案馆查阅地下管线资料，盲目施工造成挖断煤气管道的恶性事故，由公安人员及时疏导，才避免一起煤气中毒及爆炸的恶性事故发生。通过这些带有实例的宣传册，一方面可向人们宣传档案意识，另一方面也可宣传查档的重要性，使查档成为人们的自觉行为。

2 丰富城建档案馆藏种类以满足不同的利用需求

要想做好城建档案利用工作，馆藏是基础，只有丰富馆藏档案，才能更好地服务于社会。因此，在做好档案利用的同时，还要做好档案接收工作。不但要接收现在形成的档案，还要积极接收历史档案，不光要接收建筑档案，还要努力接收城市规划、建设和管理方面所形成的各类档案。同时要不断丰富档案的表现形式，提高档案利用效果。

1）声像档案 由于声像档案的图像、文字、声音等信息共载，具有信息量大、真实感强等特点，因此，应把一些城市重点工程如棚户区改造等，从开始规划到最后建成并实施物业管理的全过程拍摄成声像档案，使相应的传统抽象档案变成形象生动的“活档案”。这些形象生动的城建档案，记录了城市的宏观和微观变化，可将其作为城市发展的见证。同时，还应将每个单体工程的隐蔽工程等施工过程进行跟踪拍摄，使纸质档案中的隐蔽工程直观化，更便于今后工程的改扩建及质量责任追究。

2）电子档案 随着计算机技术的迅猛发展和普及，电子档案也得到迅速发展。所以在档案接收工作中，应把电子档案接收作为一项重要的工作。目前青岛市城建档案接收纸质档案的同时，也接收纸张档案数字化后的电子档案，但这种档案存在检索利用的局限性，下步将以原生电子档案接收为主，必将发挥档案的更大价值。

3 利用现代化管理手段提高利用水平

3.1 加大投入，引起社会广泛重视

影响城建档案现代化管理原因很多，如社会关注度、人才、资金等，通过加大宣传，引起社会各界更加关心和支持这一事业。资金不足，应想方设法创造条件争取资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；人才缺乏，应积极培养、争取政策支持，引进高素质的专业人才；随着新《档案法》的颁布实施，也应把档案现代化管理纳入本行业发展规划。

3.2 加快推进城建档案信息化建设步伐

随着互联网普及运用和大数据等技术快速发展，信息已是国家治理的重要依据。国家治理正逐步从线下向线下线上相结合转变，从掌握少量“样本数据”向掌握海量“全体数据”转变，这种治理模式变革对城建档案信息化建设提出更高要求。城建档案数字化、报送网络化、数据中心化必将使城建档案中丰富信息在城市管理的各领域中发挥不可替代的作用。

1）建立内部计算机管理网络 计算机网络的发展为各自独立的计算机相互沟通提供了条件，计算机的效能也得到最大限度发挥。因此，必须建立馆内内部计算机管理网络，对馆藏的电子档案如建筑设计、地下管线、规划档案等，利用电子传阅的方式实现档案信息的全息检索及资源共享，方便快捷地为用户提供全息服务。

2）逐步推广建设工程档案在线接收系统 建设工程档案在线接收系统采用“互联网+”形式，分阶提交、审核建设工程电子档案，实现建设工程档案资料碎片化归集，不见面审核。

3）建立全市城建档案一体化管理平台，方便档案信息资源的利用 目前，各地方基本存在由于行业管理、区域管理等原因，城建档案除城建档案馆保管外，还有部分分别存放在市档案馆、市房产档案馆等其他行业主管部门及区、市城建档案管理部门，由于未建立统一的管理平台，有的百姓需要来往奔波好几个档案管理部门才能查到档案，给档案利用者带来不便。鉴于此种情况，应整合全部的城建档案资源，开发建立城建档案一体化管理平台，把全市各单位的馆藏城建档案数据集中起来，统一管理，逐步实现“异地查档、跨馆服务”档案一体化工作模式，实现“互联网+档案利用”，让数据多跑路，提高群众满意度。

3.3 逐步建成数字化档案馆

随着5G时代的到来，数字中国、数字城市等正在构建或实施当中。城建档案馆作为保管和利用城市在规划、建设、管理中所形成的档案的专门机构，其城建档案信息是城市建设发展的数据中心，是数字城市的重要信息源。因此，顺应时代发展潮流，充分利用计算机网络技术、数据库技术及多媒体技术，把分散在不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式存储，以网络化方式互相连接，实现资源共享的数字化档案馆建设就显得尤为重要。

档案数字化是建设数字化档案馆的先决条件。建设数字化档案馆面临的首要任务是现有库存档案的数字化问题，其次是数字化档案的接收、管理、利用问题。众所周知，档案馆现存的档案绝大多数是以纸质为载体，还有一些录音、录像磁带、照片档案等。因此说建设数字化档案馆，档案数字化是关键，是先决条件，这是一项十分艰巨而长期的工作。面对计算机技术的不断进步和设备的不断更新，各馆要根据自身实际情况，分期分批稳步实施。做好档案数字化首先要解决以下问题：①资金问题 现代化管理依赖于高科技，高科技就要有高投入，因此资金问题成为建设数字化档案馆的瓶颈；②格式问题 并档案数字化的实现在技术上没有问题，要考虑的是数字化的格式问题，主要表现在对现有馆藏档案的数字化格式以及对接收的电子档案格式的规定，即计算机档案著录的执行格式。

从今后发展方向上看，应加大档案“互联网+”应用水平，将馆藏档案目录，馆藏重点工程及标志性建筑档案简介，历史档案专刊，利用率高、社会和经济效益比较高的征地档案宣传册等档案信息通过互联网，向人们宣传档案知识，树立人们的档案意识，扩大知名度，充分体现档案馆存在的价值，方能得到社会的尊重和认可。